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AUTOHAUS SteuerLuchs: Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

13.01.2016 10:43 Uhr
Barbara Lux-Krönig
AUTOHAUS-Steuerexpertin Barbara Lux-Krönig
© Foto: Martina Klein

Nicht nur das tägliche Geschäft steht aktuell auf der Tagesordnung, sondern auch Jahresabschlussarbeiten. Dabei ist die Beschäftigung mit dem Thema Rückstellungen extrem wichtig.

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Die Steuerluchs Redaktion hofft, dass Sie gut ins neue Jahr gerutscht sind und dass wir Sie auch im Jahr 2016 mit interessanten Artikeln rund um das Steuerrecht begeistern können. Kaum sind die paar besinnlichen Tage vorbei, geht es sofort mit vollem Tempo wieder wei­ter. Nicht nur das tägliche Geschäft steht auf der Tagesordnung, sondern auch die jedes Jahr wiederkehrenden Jahresabschlussarbeiten. Dabei ist gerade auch die Beschäftigung mit dem Thema Rückstellungen extrem wichtig.

Das Handelsgesetzbuch regelt in § 249 HGB abschließend, für welche Sachverhalte Rück­stellungen zu bilden sind. Dabei haben die Unternehmen kein Wahlrecht, vielmehr sind Auf­wendungen als Rückstellungen in die Bilanz einzustellen, die im abgelaufenen Geschäftsjahr wirtschaftlich verursacht wurden. Diese Aufwendungen waren notwendig, um die im abge­laufe­nen Jahr ausgewiesenen Erträge zu erzielen, haben aber noch nicht zu einer konkreten Ver­bindlichkeit oder einem Zahlungsabfluss geführt.

Eine klassische Rückstellung ist die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsun­terlagen. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes muss das Unternehmen für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung eine Rückstellung bilden. Ende des Jahres 2015 hat sich die Oberfinanzdirektion Niedersachsen mit der Rückstellung für die Aufbewah­rung von Geschäftsunterlagen näher beschäftigt und eine Verfügung erlassen.

Grundsätzlich sind insbesondere Jahresabschlüsse mit allen dazugehörigen Unterlagen, Buchungsbelegen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen über 10 Jahre aufzubewahren. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind 6 Jahre aufzubewahren.

Folgende Kosten sind berücksichtigungspflichtig.

  • Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der noch nicht archivier­ten Unterlagen
  • Raumkosten für das Archiv (Miete oder AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, In­standhaltung, Heizung, Strom, Reinigung)
  • Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale, Schränke)
  • Anteilige Finanzierungskosten für Server, PC oder Archivräume
  • Zinsanteil aus Leasingraten

Nicht rückstellungsfähig sind:

  • Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
  • Kosten für die Einlagerung künftiger zu archivierender Unterlagen
  • Kosten für die zukünftige Anschaffung von z.B. Regalen

Bei der Berechnung der Rückstellung gibt es dabei zwei Möglichkeiten.

Nach der Möglichkeit 1, werden die Kosten für die Unterlagen eines jeden aufzubewahren­den Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann mit der Anzahl der Jahre bis zum Ab­lauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren. Diese Möglichkeit ist jedoch aufwendig.

Daher bietet sich Möglichkeit 2 an. Nach dieser sind die jährlich anfallenden Kosten mit der durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer (Faktor 5,5, arithmetisches Mittel der Jahre eins bis zehn) zu multiplizieren. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsun­terlagen nicht abzuzinsen ist.

Hinweis:

Insbesondere sind auch folgende Rückstellungen für ein Autohaus von hoher Relevanz: Rückstellung für Gewährleistung und Kulanz, Rückstellung für Rücknahmeverpflichtungen, Personalrückstellungen, Rückstellung für unterlassene Instandhaltung, Rückstellung für Jah­resabschlusskosten, etc.


Hinweis in eigener Sache:

Seit Januar dieses Jahres wird die Steuerluchs-Redaktion durch Rechtsanwalt und Steuerberater Maximilian Appelt von RAW-Partner unterstützt. Bei Fragen oder An­regungen können Sie sich in Zukunft neben Barbara Lux-Krönig (lux@raw-partner.de) auch an Maximilian Appelt (appelt@raw-partner.de) wenden.

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KOMMENTARE


Autohaus Müller GmbH&Co.KG

14.01.2016 - 12:02 Uhr

Sehr geehrte Frau Lux-Krönig,ist die Rückstellung für Aufbewahrung steuer- und handelsrechtlich nicht abzuzinsen? Vielen Dank und schöne GrüßeAstrid Hermann


SteuerLuchs-Redaktion

15.01.2016 - 16:34 Uhr

Sehr geehrte Frau Hermann,im Gegensatz zum Handeslrecht ist die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen steuerrechtlich nicht abzuzinsen. Grundlage für den obigen Artikel war die Verfügung der Oberfinanzdirektion Niedersachsen, daher wurde der Fokus auf die steuerliche Betrachtung gelegt. Wir hoffen, dass wir Ihnen weiterhelfen konnten. Mit freundlichen Grüßen, die SteuerLuchs-Redaktion


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