AUTOHAUS SteuerLuchs: Immer wieder ... das elektronische Fahrtenbuch

Grundsätzlich ist zu beachten, dass die Finanzverwaltung ein elektronisches Fahrtenbuch nur anerkennt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Daher müssen folgende Angaben bei dienstlichen Fahrten auch in einem elektronischen Fahrtenbuch enthalten sein:

- Datum
- Kilometerstand zu Beginn und am Ende der dienstlichen Fahrt
- Fahrt- bzw. Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
- Reisezweck
- aufgesuchte Geschäftspartner

Zudem ist unverzichtbare Voraussetzung eines elektronischen Fahrtenbuchs, dass geän­derte Eingaben sowohl in der Anzeige am Bildschirm als auch in dem Ausdruck eindeutig gekennzeichnet sind. Hierbei muss auch die Änderungshistorie mit Änderungsdatum und –daten als auch der ursprüngliche Inhalt ersichtlich sein.

Weiterhin muss sichergestellt werden, dass die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist unveränderlich aufbewahrt und lesbar gemacht werden können.

Die Finanzverwaltung stellt zudem klar, dass die bei GPS-Ermittlung der Fahrtstrecke ent­stehenden Abweichungen zwischen elektronischem Fahrtenbuch und Tachostand des Fahr­zeuges grundsätzlich unbedenklich sind. Es sollte jedoch der tatsächliche Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand dokumentiert werden.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass elektronische Fahrtenbücher von der Finanzverwaltung nicht zertifiziert werden. Daher bleibt die Ordnungsmäßigkeit immer der Einzelfallprüfung durch das Finanzamt vorbehalten. Achten Sie daher bei der Anschaffung eines elektroni­schen Fahrtenbuches darauf, dass die Software vom Hersteller als „betriebsprüfungssicher“ beschrieben wird.

Und genau hier beginnt das Problem. Das Finanzgericht Baden-Württemberg (11 K 736/11) hatte im vorliegenden Fall über die Rechtmäßigkeit eines mittels Computerprogramms er­stellten Fahrtenbuchs zu entscheiden. Die Finanzrichter kamen zu dem Schluss, dass die vom Steuerpflichtigen verwendete Fahrtenbuchsoftware nicht den Anforderungen des Bun­desfinanzhofes an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entspricht. Begründet wurde die Ent­scheidung damit, dass die Daten nachträglich ohne Dokumentation verändert werden kön­nen. Zudem ist der Zeitpunkt der Fahrtenbucheinträge nicht erkennbar.

Daher wurde in dem Streitfall die private Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs nicht mittels des Fahrtenbuchs ermittelt, sondern nach der meist teureren 1 %-Regel.

Hinweis:

Das Finanzgericht Baden-Württemberg stellte ausdrücklich klar, dass die Fahrtenbuchsoft­ware "1-2-3-Fahrtenbuch" in der Version 7.08 von Thomas Stahmer nicht den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entspricht. Ob neuere Versionen den Anforderungen entsprechen, ließen die Finanzrichter offen.

Beachten Sie:

Ein mit Excel oder Word geführtes Fahrtenbuch ist kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch! Auch das mittels eines Diktiergeräts geführte Fahrtenbuch, wird nach einem aktuellen Urteil des Finanzgerichtes Köln nicht zugelassen. Die besprochenen Kassetten stellen kein ord­nungsgemäßes Fahrtenbuch dar, da sie jederzeit abänderbar sind.