Aufbewahrungspflicht und Verfahrendsdokumentation: Die Bürokratie bleibt auf Wachstumskurs

Immer wieder werden Unternehmer mit den Themen "Corporate Governance" und "Compliance", in letzter Zeit vor allem auch mit dem Thema "Tax Compliance" konfrontiert. Dabei hat man das Gefühl, dass die Grundsätze der Unternehmensführung eher bürokratischer werden, als dass Bürokratie abgebaut wird. Im Fokus stehen auch immer wieder Fragen der Aufbewahrungspflicht von Unterlagen und seit kurzem insbesondere auch die Frage der Verfahrensdokumentation nach den "Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)". Für welche Unterlagen besteht eine Aufbewahrungspflicht? Nach dem Steuerrecht sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, das sind insbesondere folgende: 1. Bücher und Aufzeichnungen 2. Inventare 3. Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung 4. Lageberichte 5. Eröffnungsbilanzen 6. die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen 7. Buchungsbelege 8. Unterlagen nach Artikel 15 Abs. 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union 9. empfangene Handels- und Geschäftsbriefe 10. Wiedergaben der abgesendeten Handels- oder Geschäftsbriefe 11. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind In der Praxis kommt es dabei immer wieder zu Abgrenzungs- und Einordnungsproblemen, da z. B. nicht jeder Brief ein Geschäftsbrief ist. Ein Geschäfts- oder Handelsbrief liegt vor, wenn die Korrespondenz der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dient. Wurde hingegen auf Grund der Korrespondenz kein Geschäft abgeschlossen, z. B. ein vom Kunden nicht angenommenes Angebot über ein Fahrzeug, dann liegt kein Handels- bzw. Geschäftsbrief vor und somit besteht auch keine Aufbewahrungspflicht. Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen? Steuerrechtlich und handelsrechtlich gibt es die 10-jährige und die 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Die oben unter den Nummern 1. bis 8. aufgeführten Unterlagen - also insbesondere Handelsbücher, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse - sind 10 Jahre aufzubewahren. Handels- und Geschäftsbriefe und die sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (Nummern 9. bis 11.), sind 6 Jahre aufzubewahren. Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Schluss des Kalenderjahres, in dem z. B. das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurden, der Buchungsbeleg entstanden ist oder der Handels- bzw. Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde. In Ausnahmefällen kann es auch zu einer Verlängerung der Frist kommen, wenn die Festsetzungsfrist für eine Steuer noch nicht abgelaufen ist. Beispiel 1: Der Jahresabschluss 2005 wurde im März 2006 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31.12.2006 und dauert 10 Jahre. Somit endet die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2016. Der Jahresabschluss 2006 kann somit ab dem 01.01.2017 vernichtet werden. Beispiel 2: Einen Geschäftsbrief, der zum Abschluss eines Fahrzeuggeschäfts führte, hat der Steuerpflichtige im September 2010 empfangen, somit beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2010 und dauert 6 Jahre. Ende der Aufbewahrungsfrist ist der 31.12.2016. Folglich können in 2017 alle Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2010 und früher entsorgt werden. In welcher Form sind die Unterlagen aufzubewahren? Auf Grund der fortschreitenden Digitalisierung stellt sich, auch gerade für mittlere und kleinere Betriebe, immer häufiger die Frage, in welcher Form die Unterlagen aufzubewahren sind, in Papierform oder digital. Dabei schreibt das Gesetz vor, dass Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie einige Zollbelege, wenn diese eine amtliche Urkunde darstellen, im Original aufbewahrt werden müssen. Alle anderen Unterlagen können als Widergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Die Finanzverwaltung hat in einem 38-seitigen Schreiben (GoBD) unter anderem festgehalten, wie sie sich die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen vorstellt. Dabei ist die Kernaussage, dass alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (z. B. digitale Belege) systematisch, vollständig, zeitgerecht und geordnet abzulegen und unverändert aufzubewahren sind. Zudem verlangt die Finanzverwaltung eine Verfahrensdokumentation, also eine Organisationsanweisung, wie die elektronische Archivierung erfolgen soll und wer dafür verantwortlich ist. Dabei besteht die Verfahrensdokumentation in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inklusive Vernichtung der Papierbelege der Bundessteuerberaterkammer und des deutschen Steuerberaterverbandes finden Sie auf der Homepage des deutschen Steuerberaterverbandes unter (www.dstv.de/fuer-die-praxis/arbeitshilfen-praxistipps). Bei Anwendung der Muster-Verfahrensdokumentation können Papierbelege vernichtet werden. Auch die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung stellt eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Verfügung, die sich in vielen Punkten mit der obigen Muster-Verfahrensdokumentation überschneidet und beim Punkt des ersetzenden Scannens von Papierbelegen auf die obige Dokumentation explizit verweist. Zudem kann auf beiden Homepages auch auf eine Word-Version zugegriffen werden, um eine individuelle Verfahrensdokumentation für das Unternehmen auszuarbeiten. Es ist aber zu beachten, dass aus jeder Verfahrensdokumentation der Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein müssen. Folgen eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten? Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten ist gleichzusetzen mit einer Verletzung der Buchführungspflichten. Daher sind die Finanzbehörden dazu berechtigt, die Buchhaltung zu verwerfen und die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Und das kann teuer werden und sogar steuerstrafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Kurzfassung 1. Unterlagen, wie z. B. Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege, sind 10 Jahre aufzubewahren, während Geschäfts- und Handelsbriefe nur 6 Jahre aufzubewahren sind.2. Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sind im Original aufzubewahren, während alle anderen Unterlagen auch elektronisch archiviert werden können, wobei auf eine genaue Verfahrensdokumentation zu achten ist.3. Bei Verletzung der Aufbewahrungspflichten liegt keine ordnungsgemäße Buchhaltung vor und die Finanzbehörden können die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Kommentar Ob Kassenrichtlinie, die Umsetzung des Gesetzes gegen Manipulation an Kassensystemen oder die Verfahrensdokumentation - die steuerlichen Verpflichtungen und die daraus resultierenden Kosten, die die Unternehmer zu tragen haben, werden nicht weniger. Und dann gibt es noch Auswüchse, die nicht immer nachvollziehbar sind. Erhält jetzt z. B. ein Unternehmer elektronische Kontoauszüge, druckt diese aus, bewahrt die Ausdrucke 10 Jahre auf, löscht jedoch das digitale Dokument, dann verstößt er gegen die Aufbewahrungspflicht. Und damit liegt auch keine ordnungsgemäße Buchführung vor. Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszuges dar und ist beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt. 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