Ausgabe 18/2009: Durchblick total

Durchblick totalaufbereitung E Mit ihrem Onlineportal DiLoMa bietet die arwe Service GmbH ihren Geschäftspartnern ein sehr nützliches Prozesssteuerungs-instrument für die Fahrzeugaufbereitung. von Thomas SeidenstückerWer in großen Autohäusern arbeitet, kennt die Problematik: Das Thema Aufbereitung, Servicewäschen, Bestandspflege und Smart Repair regelt die Mannschaft eines externen Dienstleisters. Doch wo ist das Auto, wenn es der Kunde abholen will? Ist das Fahrzeug gerade in Bearbeitung? Welcher Verkäufer hat wann den Auftrag zur Beseitigung der Delle gegeben? Warum wurde der Vorführwagen nicht gesaugt? Beispiele dieser Art lassen sich viele finden. Denn: Wo viele Abteilungen ins Management vieler Autos eingebunden sind, kommt es zu Kommunikationsdefiziten, Fehlabsprachen, falschen Aufträgen, Abrechnungsproblemen etc. Online-basiertDie arwe Service GmbH fand eine Lösung. Seit 2001 arbeitet das auf Fahrzeugpflege spezialisierte Unternehmen aus Augsburg mit der BMW Niederlassung München zusammen. Rund die Hälfte der im letzten Jahr gut 12.000 vom BMW GAZ (Gebrauchtwagen Aufbereitungs-Zentrum) vermarkteten Dienst- und Jahreswagen gingen durch die Hände von ca. 42 arwe Mitarbeitern und wurden gewaschen, poliert, gesaugt und fotografiert.Ein Unding, rund 6.000 Fahrzeuge am schwarzen Brett mit Ausdrucken händeln zu können. In 2005 fiel deshalb gemeinsam mit BMW die Entscheidung, ein autarkes, webbasiertes EDV-Tool zu entwickeln und zu installieren, das abgestimmt auf die Prozesse des Betriebes und eingebunden ins Qualitätsmanagementsystem die gesamte Auftragssteuerung und Abrechnung für alle Beteiligten transparent macht. Als prägnanten Namen dafür wählte man DiLoMa (Dienstleistungs- und Logistik-Management). Nach gut einem halben Jahr Entwicklung ging DiLoMa im Frühjahr 2006 in die Pilotphase und läuft heute in drei Standorten der BMW Niederlassung München problemlos, wie die DiLoMa-Projektverantwortliche bei arwe, Marianne Schwarzkugler, zu berichten weiß. Schwarzkugler: Bis Ende 2008 wurden ca. 150.000 Aufträge über DiLoMa gesteuert und aktuell sind an den drei Standorten über 450 User angemeldet, die mit einem eigenen Login Zugriff auf das System haben. Ziel von DiLoMa ist eine absolute Transparenz und klare Kostenträgerzuordnung für den Nutzer. Darüber hinaus ermöglicht das System eine tagesaktuelle, revisionssichere Rechnungsprüfung und statistische Auswertung nach unterschiedlichen Kriterien. Kurzer DienstwegAnhand einer farblich hinterlegten Darstellung wird auf einen Blick der Status des Fahrzeugs erkennbar und welche Dienstleistungen im Einzelnen angefordert wurden. Ergänzend beinhaltet das System ein Qualitätsmanagementtool, bei dem der Kunde die aufbereiteten Autos per PDA und Spezialsoftware in der Ausstellung bewerten kann.“Der Ablauf selbst erschließt sich schnell. Wobei DiLoMa als nimmermüder Kommunikationsmanager zwischen Auftraggeber und Dienstleister fungiert. Im Falle der BMW Niederlassung ist die Organisation wie folgt: Nachdem eine Prüforganisation nach der Anlieferung angekaufter Fahrzeuge eine erste Preiskalkulation vorgenommen hat, wird für das Fahrzeug (inkl. Fahrgestellnummer oder Kennzeichen, Fertigstellungstermin und weitere Verwendung) im DiLoMa ein Auftrag generiert. Zudem gibt der jeweilige Mitarbeiter des Betriebes (Verkauf, Werkstatt, Disposition) den Auftrag für diverse im System hinterlegte Dienstleistungen ein. Nach Prüfung des Auftrags wird dieser vom Autohausmitarbeiter abgeschlossen, woraufhin bei arwe ein Auftragseingang erkannt wird. Die Übergabe des Auftrages sowie des Fahrzeugschlüssels wird elektronisch mit Datum und Uhrzeit dokumentiert (Takeover). Aus der Auftragsliste wählt der Hallenleiter entsprechend des Prioritätenstatus das nächste Fahrzeug aus, teilt den arwe Mitarbeiter ein und dieser setzt den Startzeitpunkt der Auftragsdurchführung elektronisch ins System (Startjob).Mehr Zeit für den KundenNach Überprüfung des Fahrzeugs auf Beschädigungen beginnt der arwe Mitarbeiter mit der Reinigung und Aufbereitung. Sollte sich herausstellen, dass weitere Zusatzarbeiten notwendig sind, genügt in der Regel ein Telefonat mit dem Auftraggeber, der die zusätzliche Arbeit im DiLoMa sofort online dazubucht oder sich ein eigenes Bild vom entdeckten Mangel macht und vor Ort entscheidet. Nach Beendigung der Aufbereitung übernimmt der Hallenleiter die Fahrzeugendkontrolle und setzt bei ordnungsgemäßer Erledigung den Endjob des Auftrags.Daraufhin wird das Fahrzeug im DiLoMa grün hinterlegt, als fertig dargestellt und der Auftrag geht automatisch in die Kundenfakturierung (entsprechend der beauftragten Kostenstelle) und Mitarbeiterabrechnung. Schwarzkugler: „Mit dieser Organisationsstruktur haben wir und unser Kunde eine absolute Auftragskontrolle. Zudem wissen wir jederzeit und dokumentiert, wer wann welchen Auftrag gegeben, durchgeführt und endkontrolliert hat. Das schafft Sicherheit auf beiden Seiten und gibt uns die Möglichkeit, terminkritische Fahrzeuge besser und schneller zu koordinieren.“ Die Vorteile in der Praxis bestätigt nicht zuletzt Markus Sander, in der BMW Niederlassung, Filiale Fröttmaning, zuständig für das Fahrzeugmanagement der Gebrauchtwagen: „Durch DiLoMa sind sehr viele Laufwege für die Verkäufer und ein Großteil der Papierwirtschaft weggefallen. Aufträge für die Fahrzeugaufbereitung werden heute direkt vom Arbeitsplatz des Verkäufers gestartet. Das ist vor allem angenehm, weil uneffektive Laufwege nahezu eliminiert wurden, der gesamte Prozess der Fahrzeugaufbereitung schneller wurde, dadurch die Standzeit 1 zurückging, keine Aufträge mehr verloren gehen und die Verkäufer vor allem mehr Zeit für den Kunden haben.“ zLesen SIe hier......wie ein webbasiertes Programm den gesamten Fahrzeugaufbereitungsablauf für alle daran Beteiligten transparent macht und für effektivere Abläufe sorgt.AnzeigenBlick in den Markt

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