Verkäuferarbeitsplatz: Weniger Software, mehr Leistung

Im Autohaus herrscht Systemwildwuchs. Das verlangsamt nicht nur viele Prozesse. Auch die Mitarbeiter leiden darunter, tagtäglich Dutzende Systeme parallel nutzen zu müssen. Excel häufig der Status quo So erging es auch dem Motor Center Heinen. Der Händler, der unter anderem die Marken Honda, Suzuki, Kia, Seat Cupra und weitere vertreibt, setzte in der Vergangenheit zum einen verstärkt auf Excel, zum Beispiel beim Thema Statistik und Faktura. Gleichzeitig kommen viele weitere Programme zum Einsatz, die immer nur eine einzelne Funktion abdecken: "Wir nutzen ein CRM, ein System für die Fahrzeugverwaltung, eine eigene Personalsoftware, ein Programm für die Werkstattdisposition und so weiter", berichtet Geschäftsführer Ralf Giuliani. "Das war insbesondere auch eine große Herausforderung für unsere Mitarbeiter, da sie ständig in unterschiedlichen Systemen arbeiten und Daten mehrfach eingeben mussten." Zu dieser heterogenen Struktur tragen zusätzlich die Hersteller bei. Diese schreiben den Händlern teilweise vor, in welchen Systemen sie beispielsweise ihre Kaufverträge für Neufahrzeuge schreiben müssen. Die Regel sind die Software-as-a-Service-Anwendungen (SaaS), die in einer Cloud betrieben und über den Browser genutzt werden. Besitzt ein Hersteller kein eigenes System, müssen die Daten aus den Autohaus-Systemen dennoch an den OEM übermittelt werden. Ein umfassendes System muss sich folglich über eine Schnittstelle (API) an die Herstellersysteme andocken können. Gesucht, gefunden Auf der Suche nach einem Anbieter, der im Verkauf mehrere Prozesse abdeckt und in einem System vereint, stieß man auf two S. Dessen Verkäuferarbeitsplatz "two Sales" schien wie gemacht für das Motor Center Heinen zu sein. "Wir hatten von Anfang an das Gefühl, dass man unsere Anliegen versteht und mit uns die passende Lösung finden möchte. Auch hat two S im Vorfeld sämtliche technische Fragen abgeklärt, noch bevor wir überhaupt den Vertrag unterschrieben haben", erinnert sich Ralf Giuliani. Eine große Herausforderung war, dass es bei Heinen viele Systembrüche gab, Daten also immer wieder von Papier eingescannt oder digitale Dokumente ausgedruckt wurden. Dadurch war es laut Jens Ahrens, Leiter für Marketing & Digitalisierung bei Heinen, nicht möglich, einen zeitgemäßen und durchgehenden Workflow einzuführen. Gemeinsam mit two S setzte man daher ein Konzept auf, welche Anforderungen two Sales bei Heinen erfüllen sollte, welche APIs benötigt werden und in welchen Schritten die Einführung des Systems erfolgen sollte. Im Kern ging es darum, den Verkäuferarbeitsplatz für Neu- und Gebrauchtwagen von der Inzahlungnahme bis zur Rechnungslegung abzubilden. Keine weiteren Systeme sollten dafür anschließend mehr notwendig sein. Datenfluss in beide Richtungen Damit ein System mehrere Aufgaben erledigen und andere Systeme ablösen kann, braucht es eine gute Datenbasis. Außerdem müssen die Daten verfügbar gemacht werden. Dafür programmiert two S individuelle APIs. Diese bilden eine Brücke zu Systemen wie dem CRM oder der Buchhaltung. Die vielleicht wichtigste API ist die Schnittstelle zum Dealer Management System (DMS). Diese hat die Besonderheit, dass sie bidirektional ist. Das bedeutet, dass sich two Sales nicht nur Daten aus dem DMS holt, sondern auch Daten direkt in das DMS schreibt. Dadurch bleiben beispielsweise Kunden- und Bestandsdaten immer aktuell und auf dem gleichen Stand. Für Softwareentwickler ist dies nicht immer eine leichte Aufgabe. "Es gibt sehr viele unterschiedliche DMS am Markt und jedes hat eigene technische Spezifikationen, die mal mehr und mal weniger zeitgemäß sind. Somit ist die API zum DMS immer ein neues und eigenes Projekt für uns", erklärt Niclas Wichern, Vertriebsleiter bei two S. Start des Projekts Nachdem feststand, was das System alles können muss, um die Anforderungen bei Heinen zu erfüllen, wurden feste Meilensteine mit vereinbart, in welchem Zeitraum die einzelnen Schritte des Projekts abgeschlossen sein mussten. Die Zusammenarbeit zwischen beiden Unternehmen verlief bisher reibungslos und aktuell ist man bei einem der letzten Schritte vor dem Go-live, nämlich den Schulungen, angelangt. In dieser Phase können die Projektleiter von Motor Center Heinen, Jens Ahrens und Tobias Kaatz, Leitung Disposition und Verwaltung, das System in einer Testumgebung auf Herz und Nieren prüfen. In dieser Umgebung kommen keine Live-Daten zum Einsatz, sodass im Zuge von Anpassungen keine echten Daten beschädigt werden. Im Anschluss entscheiden dann die beiden Projektleiter, wo man two Sales noch weiter an die Prozesse von Heinen anpassen könnte und welche Mitarbeiter als Nächstes geschult werden sollen. Auch wird ein Mitarbeiter von two S den Go-live begleiten und danach noch einige Tage bei Heinen anwesend sein, um beim Start mit dem neuen System zu unterstützen. Benefits für die Mitarbeiter Zwar müssen die Mitarbeiter weiterhin den markenspezifischen Verkäuferarbeitsplatz der OEM nutzen und noch manuell die Folgeprozesse Richtung Disposition steuern. "Dies wird dank two Sales und digitalisierter Abläufe in Zukunft aber nicht nur spürbar mehr Zeit sparen, sondern auch die Datenqualität verbessern. Durch die Mehrfacheingaben entstehen in den Systemen häufig Dubletten, die das System dank der bidirektionalen API zum DMS erkennt", erzählt Jens Ahrens. Auch werden die Mitarbeiter Kunden- und Fahrzeughistorien schneller finden und durchsuchen können als bisher. "Unser Ziel ist, dass die Kollegen in Zukunft nur noch in two Sales arbeiten und von dort aus die Daten dann in andere Systeme fließen", so Ahrens weiter. Auch bei den Gebrauchtwagenprozessen hält two Sales verschiedene Lösungen für den Handel bereit. In das System ist ein kompletter Bewertungs- und Ankaufsprozess integriert inklusive Dublettencheck. Der verhindert, dass ein Kunde sein Fahrzeug in mehreren Filialen bewerten lässt, um einen möglichst hohen Preis zu erzielen. Auch unterstützt das System mit einer Marktpreisanalyse, die via API zu den gängigen Börsen den durchschnittlichen Verkaufspreis ermittelt. Eine für alles Verkäuferarbeitsplätze wie two Sales werden für den Handel immer wichtiger. Die hohe Anzahl von Programmen macht die Arbeit für die Mitarbeiter unübersichtlich und zeitaufwändig. Ein System, das viele Funktionen in sich vereint und die Daten in die Folgesysteme weiterleitet, scheint die logische Konsequenz zu sein. Man arbeitet nur noch in einer Benutzeroberfläche und die Software erledigt im Hintergrund den Rest. Das schont die Nerven der Mitarbeiter und verschafft ihnen mehr Zeit. Zeit, die sie dann vor allem in den Kunden investieren können.

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