Finanzverwaltung: Überlassung eines Firmenwagens an Arbeitnehmer

Es ist gang und gäbe, dass Arbeitnehmern betriebliche Kraftfahrzeuge, sog. Firmenwagen, überlassen werden. Die steuerliche Behandlung ist ein Dauerstreitthema mit der Finanzverwaltung. Gerade erst hat das Finanzministerium hierzu ein Schreiben erlassen, welches zahlreiche Einzelregelungen zusammenfassen und die geltende Rechtslage darstellen soll. Nachfolgend wird auf die wesentlichen Regelungen für die Überlassung von Firmenwagen an Arbeitnehmer eingegangen. Für die steuerliche Behandlung ist es von entscheidender Bedeutung, ob der Firmenwagen nur für berufliche Fahrten oder auch für private Fahrten genutzt werden darf. Es ergeben sich keine besonderen (lohn-)steuerlichen Konsequenzen, wenn die private Nutzung des Firmenwagens im Arbeitsvertrag gänzlich ausgeschlossen ist. Denn der Arbeitnehmer hat insoweit keinen privaten Nutzungsvorteil. Sofern aber dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber ein Firmenwagen zur privaten Nutzung überlassen wird, muss der sog. geldwerte Vorteil wie der Arbeitslohn der Lohnsteuer unterworfen werden. Der Wert des Vorteils kann durch zwei verschiedene Methoden ermittelt werden: entweder durch die 1-%-Regelung oder durch ein Fahrtenbuch. 1-%-Regelung Durch die 1-%-Regelung wird der Wert pauschal pro Monat ermittelt. Es sind folgende Werte des inländischen Bruttolistenneupreises (einschließlich werkseitig eingebauter Sonderausstattungen) anzusetzen: - privater Nutzungswert mit 1 %; - Nutzungsmöglichkeit für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,03 % für jeden einfachen Entfernungskilometer zwischen diesen; - bei doppelter Haushaltsführung mit 0,002 % für jeden einfachen Entfernungskilometer zwischen Beschäftigungsort und dem Wohnort der Familie (über eine steuerfreie Familienheimfahrt pro Woche hinaus). Beispiel Ein Arbeitnehmer nutzt einen Firmenwagen für Privatfahrten, für Fahrten zur zehn Kilometer entfernten Tätigkeitsstätte und pro Monat für zwei Familienheimfahrten (über die steuerfreie Familienheimfahrt pro Woche hinaus) zum 150 Kilometer entfernten Wohnort der Familie. Der Bruttolistenneupreis beträgt 60.000 Euro. Der monatliche geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer ermittelt sich wie folgt: - Privatnutzung: 1 % x 60.000 Euro = 600 Euro - Fahrten Wohnung zur Tätigkeitsstätte: 0,03 % x 60.000 Euro x 10 km = 180 Euro - Familienheimfahrten: 0,002 % x 60.000 Euro x 150 km x 2 Fahrten = 360 Euro - Gesamter geldwerter Vorteil pro Monat: 1.140 Euro - Von diesem Wert ist die individuelle Lohnsteuer des Arbeitnehmers einzubehalten. Allerdings ist die 1-%-Regelung der Höhe nach begrenzt, sog. Kostendeckelung. Danach sind als geldwerter Vorteil höchstens die Gesamtkosten für den Firmenwagen anzusetzen. Liegen in dem obigen Beispiel die gesamten monatlichen Kosten für den Firmenwagen z. B. bei 900 Euro, so werden nur 900 Euro und nicht 1.140 Euro als geldwerter Vorteil angesetzt. Die 0,03-%-Regelung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wird neben der 1-%-Regelung angewandt. Ist daher dem Arbeitnehmer laut Arbeitsvertrag die private Nutzung des Firmenwagens untersagt, aber Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erlaubt, so ist als geldwerter Vorteil lediglich der Wert nach der 0,03-%-Regelung anzusetzen. Wird der Firmenwagen an weniger als 180 Tagen im Jahr für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt, so kann von der 0,03-%-Regelung abgewichen werden. Dann kann für jede Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,002 % des Bruttolistenneupreises je Entfernungskilometer und je Fahrt angesetzt werden. Fahrtenbuchmethode Grundsätzlich ist zwar die 1-%-Regelung anzuwenden, allerdings kann man die tatsächliche private Nutzung ansetzen, wenn ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorgelegt wird. Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Privatfahrten sind dann die tatsächlichen Kosten für den Firmenwagen entsprechend dem Verhältnis der privat zu den beruflich gefahrenen Kilometern aufzuteilen. Beispiel Für einen Firmenwagen entstehen monatliche Gesamtkosten von 1.000 Euro. Laut Fahrtenbuch ist der Arbeitnehmer im Monat insgesamt 2.000 Kilometer gefahren, hiervon 1.400 Kilometer beruflich und 600 Kilometer privat. Der monatliche geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer ermittelt sich wie folgt: - 1.000 Euro x 600 / 2.000 = 300 Euro - Von dem Betrag in Höhe von 300 Euro ist die individuelle Lohnsteuer des Arbeitnehmers einzubehalten. Die Fahrtenbuchmethode spiegelt in jedem Fall den tatsächlichen privaten Nutzungsvorteil richtig wider und führt in der Regel auch zu einer geringeren Steuerbelastung, insbesondere wenn der Firmenwagen mehr für betriebliche als für private Fahrten genutzt wird. Allerdings sind die Voraussetzungen für ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch sehr hoch. Es müssen für die jeweilige Fahrt folgende Angaben gemacht werden: 1. Dienstliche Fahrten: - Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit; - Reiseziel und bei Umwegen auch Reiseroute; - Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner; 2. Private Fahrten: - Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer; - bei Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte ein entsprechender Vermerk; 3. Fortlaufend, zeitnah und in geschlossener Form (z. B. keine Excel-Tabellenblätter); 4. Änderungen, Streichungen und Ergänzungen müssen ersichtlich sein; 5. Lesbarkeit handschriftlicher Aufzeichnungen; 6. Alle notwendigen Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben. Entspricht das Fahrtenbuch nicht diesen Anforderungen, so ist zwingend die 1-%-Regelung zur Bewertung des geldwerten Vorteils anzuwenden. Wahl zwischen 1-%-Regelung und Fahrtenbuch Grundsätzlich besteht für den Arbeitgeber die freie Wahl zwischen der 1-%-Regelung und der Fahrtenbuchmethode. Dabei darf das einmal gewählte Verfahren bei demselben Firmenwagen während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden. In der Praxis kommt es oft vor, dass die Überlassung des Firmenwagens an die Anwendung der 1-%-Regelung geknüpft wird. Dem Arbeitnehmer bleibt es hierbei unbenommen, ein Fahrtenbuch zu führen und dieses im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung einzureichen. Sofern der Arbeitnehmer das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt hat, wird das Finanzamt die niedrigeren Kosten gemäß dem Fahrtenbuch ansetzen und dem Arbeitnehmer die Einkommensteuer entsprechend erstatten. Zuzahlungen und Kostenübernahme des Arbeitnehmers Lange Zeit hat es die Finanzverwaltung abgelehnt, Zuzahlungen und Kostenübernahmen durch den Arbeitnehmer zu dessen Gunsten vom geldwerten Vorteil abzuziehen. Dies hat sich mittlerweile durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs geändert. Danach können Zuzahlungen und die Übernahme laufender Kosten durch den Arbeitnehmer vom zu versteuernden geldwerten Vorteil abgezogen werden, wenn dies vorher im Arbeitsvertrag oder einer anderen arbeitsrechtlichen Grundlage vereinbart wurde. Im Grundsatz können Zuzahlungen und die Übernahme von Kosten sowohl bei der 1-%-Regelung als auch der Fahrtenbuchmethode abgezogen werden. Sollte die Zuzahlung oder Kostenübernahme den geldwerten Vorteil übersteigen, so führt dies weder zu negativem Arbeitslohn noch Werbungskosten. Kurzfassung 1. Das neue BMF-Schreiben fasst die zahlreichen Einzelregelungen zur Überlassung eines Firmenwagens an Arbeitnehmer zusammen.2. Kann der Arbeitnehmer den Firmenwagen auch privat nutzen, so ist der geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer entweder durch die 1-%-Regelung oder durch ein Fahrtenbuch zu ermitteln.3. Im Arbeitsvertrag vereinbarte Zuzahlungen und Kostenübernahmen durch den Arbeitnehmer können vom zu versteuernden geldwerten Vorteil abgezogen werden. Kommentar Es geschehen noch Zeichen und Wunder, die Finanzverwaltung hat die letzten für den Steuerpflichtigen positiven Entscheidungen des BFH in das neue BMF-Schreiben übernommen. Trotzdem ist und bleibt die Überlassung von Firmenwagen ein Dauerthema zwischen Steuerpflichtigen, Finanzverwaltung und Rechtsprechung. Mit Blick auf die Zukunft wird vor allem die Überlassung von geförderten Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen weitere Fragen aufwerfen und zu Diskussionen führen. Auf neue Urteile des BFH kann man schon gespannt warten.Maximilian Appelt Rechtsanwalt, Steuerberater www.raw-partner.de

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