Ausgabe 19/2007: Stellschrauben

EDV / Das BMW Autohaus Fischer und Schmidt arbeitet mit stets aktuellen Kennzahlen. So hat man die Geschäftsentwicklung permanent im Blick.StellschraubenVon Sabine TilpOhne jederzeit aktuelle Auswertungen kann ich mir Unternehmensführung heute nicht mehr vorstellen", sagt Jürgen Schmidt, Geschäftsführer des BMW-Autohauses Fischer und Schmidt, das neben dem Hauptstandort in Arnsberg noch über Zweigbetriebe in Werl, Soest und Meschede verfügt. Das Unternehmen arbeitet seit 2005 mit dem von BMW empfohlenen ERP-basierten Dealer Management System Incadea, seit diesem Jahr kommt zusätzlich das Auswertungstool "Trio", das wie das DMS von T-Systems betreut wird, zum Einsatz. "Die Kombination der beiden Systeme ermöglicht es uns, jederzeit aktuelle Kennzahlen aus allen Unternehmensbereichen zur Verfügung zu haben", erklärt Prokurist Helmut Horst, der es als Controller besonders schätzt, dass Auswertungen nicht nur einfach mit wenigen Mausklicks aus dem System heraus erstellt werden können, sondern auch, dass durch die Drill-down-Funktion alle Zahlen bis zu ihrem Ursprung verfolgt werden können – ohne Aufwand und physische manuelle Belegsuche. "Diese Transparenz spart Zeit, bindet weniger Kapazitäten und ermöglicht uns, auf Abweichungen sofort zu reagieren."Schnell seinDer Zeitfaktor spielt für Geschäftsführer Jürgen Fischer in Sachen Auswertungen eine besonders wichtige Rolle: "Wir hatten in der Vergangenheit das DMS 'Formel 1' im Einsatz. Natürlich konnten wir auch damit verschiedene Auswertungen erstellen – jedoch mit einem deutlich größeren Aufwand und häufig auch mit einem zeitlichen Versatz. Dabei ist es heute wichtiger denn je, mit aktuellem Zahlenmaterial zu arbeiten – ganz gleich, ob es sich um betriebswirtschaftliche Auswertungen, Bestandslisten, offene Posten oder Werkstatt- und Lager-Kennzahlen handelt. Zum einen aus rein betriebswirtschaftlicher Sicht, aber auch im Hinblick auf die Mitarbeiterführung." Wenn unterlaufene Fehler unmittelbar entdeckt und mit den Mitarbeitern sofort besprochen werden können, so Fischer, ist der zeitliche Bezug noch vorhanden – keiner muss anfangen zu suchen, was denn in der vergangenen Woche oder im letzten Monat war und wo die Ursache gelegen haben könnte.Mitarbeiter einbindenMit den umfassenden Möglichkeiten zur Auswertung für die Geschäftsleitung hat sich auch für die Mitarbeiter im Autohaus vieles geändert. Helmut Horst: "Dadurch, dass wir die verschiedensten Auswertungsmöglichkeiten für alle Bereiche haben, können wir diese auch als Grundlage für Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern nutzen." In der Werkstatt wurde in den zurückliegenden Monaten beispielsweise Leistungslohn eingeführt – mit dem Effekt, dass die Mitarbeiter mehr verdienen und sich gleichzeitig die klassischen Service-Kennzahlen deutlich verbessert haben. Zudem konnten Wegezeiten gesenkt werden, ebenso wird genauer gestempelt. Jürgen Fischer: "Ein erfreulicher Nebeneffekt ist, dass die Disziplin gestiegen ist. Die Mitarbeiter wissen, woran sie gemessen werden, und achten demzufolge genauer auf betriebliche Abläufe. Da außerdem verschiedene Kennzahlen wie z. B. die Wegezeiten als Teamleistung gewertet werden, gibt es einen gewissen Selbsterziehungseffekt der Mitarbeiter untereinander." Die Mitarbeiter haben über Trio, das als Browser-Anwendung berechtigungskonzeptgesteuert an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung steht, die Möglichkeit, jederzeit die sie betreffenden aktuellen Auswertungen abzurufen und zu sehen, wo sie stehen, was durchweg auf positive Resonanz stößt. Erfreulicher Effekt, so Jürgen Fischer, sei dabei, dass Mitarbeiter Abweichungen selbst erkennen, selbst aktiv werden und Veränderungen einfordern.VerbesserungseffekteNicht alle Prozessverbesserungen lassen sich genau in Euro und Cent beziffern – wie will man die Tatsache, dass Serviceassistenz und Meister aufgrund der gestiegenen Disziplin in der Werkstatt deutlich seltener unvollständigen Werkstattaufträgen hinterherlaufen müssen, auch in Zahlen ausdrücken? Jürgen Fischer: "Entscheidend ist, die Stellschrauben, die uns unsere Systeme bieten, zu erkennen und zu nutzen. Damit erreichen wir zum einen unmittelbar messbare Effekte wie beispielsweise, dass die Zahl der offenen, nicht abgerechneten Aufträge oder auch der Mahnbestand gesenkt werden konnten. Zum anderen können wir aber auch unsere internen Prozesse verbessern." Ein Beispiel für die Vermischung von monetären Effekten und internen Prozessen: Auch Umsatz und Ertrag im Servicebereich sind nach der Einführung der leistungsbezogenen Lohnbestandteile gestiegen – da auch die Zahl der verkauften AW pro Durchgang gemessen wird, nutzen die Servicemitarbeiter die Direktannahme heute intensiver. Jürgen Fischer: "Natürlich geht es nicht darum, dem Kunden mit "AW-Drücker-Mentalität" um jeden Preis unnötige Reparaturen zu verkaufen, sondern vielmehr, die Beratungsqualität zu erhöhen und unsere Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren, den Kunden auf sich abzeichnende Reparaturen aufmerksam zu machen – und ihm diese zu verkaufen. Neben dem Effekt, dass damit zusätzliche Erträge erwirtschaftet werden können, sinkt zudem unser interner Aufwand – denn bei jedem Werkstattbesuch muss ein Auftrag eröffnet, bearbeitet, abgerechnet und verwaltet, das Fahrzeug gewaschen werden etc. Außerdem können wir so vermeiden, dass der Kunde kurz nach einer Reparatur erneut in die Werkstatt muss, und damit die Kundenzufriedenheit steigern." Umfassende InformationenJürgen Fischer könnte sein Unternehmen vom Schreibtisch aus steuern – dank der eingesetzten EDV-Systeme sieht er, was an jedem Standort läuft. "Natürlich ist Präsenz das A und O", sagt er, "aber es ist von Vorteil, jederzeit den aktuellen Überblick über alle Betriebsstätten zu haben und auch eingreifen zu können, ohne vor Ort zu sein." Schneller und umfassender Überblick ist für ihn wichtig – sei es das Gesamtunternehmen, einzelne Standorte, Abteilungen, Mitarbeiter oder bestimmte Kennzahlen. Gerhard Söbbing, T-Systems: "Ein Teil der Listen und Auswertungen, die heute in den Systemen zur Verfügung stehen, sind gemeinsam mit dem Autohaus Fischer und Schmidt sowie mit anderen Händlern nach den Anforderungen aus der Praxis entwickelt worden." Das sei ein lebender Prozess, bestehend aus Geben und Nehmen, von dem schlussendlich alle Beteiligten profitieren. Dazu gehören beispielsweise auch Auswertungen im Verkaufsbereich. Jürgen Fischer: "Wir können heute ohne großen Aufwand die Qualität der Geschäfte analysieren – was auch durchaus zu Überraschungen führt, weil das Bauchgefühl ein ganz anderes war. Anhand des Zahlenmaterials können wir aber auch hier schnell korrigierend eingreifen, bevor sich "gefühlte Erträge" zum Problem entwickeln."Agieren statt reagierenAuch im Finanzbereich ist Bauchgefühl allein kein gutes Werkzeug. Deshalb arbeitet das Autohaus Fischer und Schmidt intensiv mit der Liquiditätsplanung, die künftig noch weiter ausgebaut und integriert werden soll. Helmut Horst: "Wir können mithilfe einer Liquiditätsvorschau in Zusammenhang mit der Liste der auszuliefernden Fahrzeuge rechtzeitig erkennen, ob und wann wir einen erhöhten Finanzbedarf haben, und so aktiv auf unsere Bank zugehen." Jürgen Fischer ergänzt: "Wir haben generell sehr positive Erfahrungen damit gemacht, dass wir Entwicklungen im Vorfeld absehen und damit agieren können anstatt nur noch begrenzt zu reagieren, wenn der Banker anruft. Ebenso wird es positiv aufgenommen, dass wir jederzeit aktuelles und aussagekräftiges Zahlenmaterial zur Verfügung haben."Die Buchhaltung für alle vier Standorte des Autohaus Fischer und Schmidt wird übrigens zentral von 1,5 Buchhaltern erledigt. Kein Hexenwerk, wie Helmut Horst erklärt: "Durch das Incadea-DMS mussten wir verschiedene Abläufe im Unternehmen neu strukturieren. Dazu gehört auch, dass beispielsweise Teilelieferungen sofort nach erfolgter Kontrolle durch den zuständigen Mitarbeiter direkt im DMS verbucht werden und nicht wie in der Vergangenheit mit zeitlichem Versatz durch die Buchhaltung. Natürlich steigen damit die Anforderungen hinsichtlich abteilungs-übergreifenden Denkens und die Verantwortung der Mitarbeiter – im gleichen Zug sind unsere Prozesse schlanker."Werkzeuge nutzenÜber effektive Prozesse wird viel geredet und geschrieben. Für Jürgen Fischer und Helmut Horst liegt der Schlüssel im zur Verfügung stehenden Zahlenmaterial – und natürlich in den daraus abgeleiteten Schlussfolgerungen. "Heute wissen wir aufgrund detaillierter Auswertungen, dass es durchaus Potenziale gibt, von denen wir früher gar nichts ahnten. Das Incadea-DMS und Trio sind für uns unerlässliche Werkzeuge, die uns sowohl grundlegend die Möglichkeit bieten, Entwicklungen zu erkennen, als auch die notwendigen Stellschrauben, um Veränderungen umzusetzen und dies zu überwachen. Die Umsetzung jedoch ist ganz klar eine Frage der betrieblichen Organisation und des Willens, sich kontinuierlich auf den Prüfstand zu stellen und zu verbessern, um den heutigen und zukünftigen Anforderungen gewachsen zu sein." Ein Zurück zur "alten Systemwelt" und zeitversetzten Berichten und Analysen können sich beide nicht mehr vorstellen.

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