Charterway: Professionelles Prozessmanagement

Automüller mit Hauptsitz in Hof und neun weiteren Standorten in Kronach, Coburg, Dörfles-Esbach, Naila, Neustadt/Orla, Plauen und Auerbach/Vogtland vertreibt Mercedes-Benz, Smart, Fuso, Dreems sowie Hyundai. In einer Differenzierungssparte ist Automüller in Deutschland nicht nur der größte, sondern auch der effizienteste Stützpunkt: in der Nutzfahrzeugmiete von Mercedes-Benz CharterWay. CharterWay ist seit 1992 Anbieter von Dienstleistungen und Mobilität rund um die Beschaffung, den Service und die Verwaltung von Mercedes-Nutzfahrzeugen. Den Bereich des Schwerlastverkehrs deckt die Daimler Truck AG mit der Marke Mercedes-Benz CharterWay ab. Da hat sich seit 1992 bis heute ein gigantischer Mobilitätsschirm mit über 70 Standorten aufgespannt. Schleichende Aufwärtsbewegnung Der gezielte Start mit CharterWay bei Automüller datiert auf das Jahr 2007; er glich anfangs einem schleichenden Prozess. Man hat Nutzfahrzeuge flexibel vermietet, bis zu drei Jahren Nutzungsdauer. Die gebrauchten Nutzfahrzeuge gingen jeweils an den Hersteller zurück. Eine weitere Sparte bildeten die "Überbrückungsfahrzeuge", die bis zur Lieferung des "Neuen" dem jeweiligen Unternehmen zur Verfügung gestellt wurden. 2008 gab es da aufgrund der damaligen Finanzkrise manche Wackelpartie individuell zu gestalten. Das ganze Wirken hat sich in Hof, in der Region und darüber hinaus Zug um Zug enorm positiv entwickelt. Da standen in der Höchstauslastung sage und schreibe 1.000 Verträge dahinter. 800 sind es fortlaufend. Helmut Hofmann stieß 2009 aus Nürnberg kommend als Nutzfahrzeug-Verkaufsleiter zum Unternehmen und brachte einschlägige Vermieterfahrung mit. Ein Pusheffekt! Um das bisherige Prozedere in Papier zu gewichten, standen verwaltungstechnisch 120 (!) Aktenordner dahinter. Jede Rechnung wurde noch einzeln geschrieben. Erste Hilfe boten Excel-Listen. Selbst deren Vielfalt kam immer noch nicht auf den Punkt, um die Vielzahl der Einzelgeschäfte pragmatisch steuern zu können. Man denke beispielsweise bei 800 Vermietungen: Auf welche Fristigkeit ist das jeweilige Einzelgeschäft angelegt, welche Vereinbarungen wurden getroffen, welche Details zum jeweiligen Fahrzeug gibt es? Automüller hat die MB-Offerte um Individualausstattungen erweitert, markant um Auflieger, die u. a. über Anbieter wie Fraikin und PEMA ergänzt werden. Die Basis "JobRouter" "JobRouter" bildete organisatorisch den nächsten Schritt. JobRouter offeriert eine Digitalisierungsplattform, die Geschäftsprozesse digitalisiert und automatisiert. So wird effizientes Datenmanagement möglich. Und da stand in der Großrubrik Verkauf der digitale Fahrzeugprozess vorne an. Jedes Lead wurde abgebildet und eine Schnittstelle zum CRM und Verkaufstool geschaffen. Im Entstehungsprozess wurde mit den Mitarbeitern ein Übersichtsblatt entwickelt, das darstellte, welche Daten gebraucht werden. Mit der digitalen Vollerfassung wurde im Ergebnis erreicht, dass die gesamten Kundendaten und Detailinformationen für alle Beteiligten im Hause blieben und für zukünftige aktive Nutzung zentral und dezentral bleiben. Digitaler Vermietprozess Der digitale Vermietprozess entstand 2020, auch hier in Zusammenarbeit mit Kabema. Thomas Uhlig, der kaufmännische Leiter bei Automüller, und Lukas Fleischer, der 2017 als Auszubildender ins Autohaus eintrat und heute für Controlling verantwortlich zeichnet, haben die ersten digitalen Prozesse mit den Spezialisten von Kabema entwickelt und jeden einzelnen Mietvertrag, 800 bis 1.000 an der Zahl, archiviert. Damit war das papierene Ordnersystem endlich passé. Seit Sommer 2021 wird das System von allen Mitarbeitern, die in das Projekt von Anfang an einbezogen wurden, ausschließlich genutzt. Durch die von Beginn an aktive Anteilnahme gab es seitens der betroffenen Mitarbeiter auf der gesamten digitalen Wegstrecke nie ein Akzeptanzproblem. Die Nutzenfaktoren überzeugten. Alle Dokumente - CharterWay, Akten, Vorplanung, Berechnung der Miete, in Vermietung, Endabrechnungen - bündeln sich in einem Archiv. Personelle Ausstattung Im Leistungsbereich CharterWay-Vermietung arbeiten drei Mietberater, ferner zwei kaufmännische Mitarbeiter sowie ein Fuhrparkmitarbeiter. Es kann heute von jedem Standort des Unternehmens aus gearbeitet werden, da jeder der betroffenen Mitarbeiter direkten Datenzugriff hat. So können auch die jeweiligen logistischen Anforderungen, die Mietkonditionen je nach technischer Ausstattung vereinbart und das Übernahme- bis hin zum Rücknahmeprozedere gemanagt werden. Der jeweilige Fahrer kann somit auch den aktuellen Zustand eines Lkw bei Abholung oder Rückgabe testieren. Mit "Synop Split" ist im Verbund mit der Kabema digital ein Weg entwickelt worden, der die fehlende Schnittstelle zu Miete online zwecks Vermeidung redundanter Erfassung ersetzt. Weiterhin ist im Gesamtprogramm mit "Sign" die digitale Unterschrift möglich, die ebenfalls in allen Bereichen des Autohauses zum Flatpreis eingesetzt werden kann. "JobRouter"-Praxis Mit dem "JobRouter" werden nun die Fahrzeugdaten im Einzelnen dargestellt. Mit Bild und Ausstattungsdetails. Gefolgt von den Kundendaten. Der Zugriff auf die Daten erfolgt aus dem zentralen System und kann unmittelbar übernommen werden. Das reicht bis zu den Versicherungsdaten (Ausfallversicherung). Jeder Kontakt mit dem Kunden wird dokumentiert. 85 Prozent der Rechnungstellungen werden am 20. des jeweiligen Monats als E-Mail-Rechnung versandt. Dazu wurden individuelle Kundenparameter hinterlegt. Das Ergebnis nach durchgeführtem Probelauf: Bei 800 Rechnungen die geringste Reklamationsrate. Und das alles aus dem "JobRouter" mit einer Schnittstelle zur Buchhaltung. Weitere Rubriken bilden die Schadenhistorie, die sämtliche Dokumente umschließt, und die Vertragsdaten, die die Konditionen seitens des Lieferanten wie des Kunden beinhalten. 70 Prozent der Geschäfte laufen über CharterWay, der Rest über andere Nutzfahrzeuganbieter. Mietberater und Kunden erhalten automatisch zehn Wochen vorab das Datum für den endenden Mietvertrag. Ferner geht es auch um die Zahlungsmodalitäten und den überreichten Zusatzschlüssel; die Datenschutzerklärung kann automatisch abgerufen werden. Unter der Rubrik "Kalkulation" werden die Einzelgeschäfte dargestellt und tagesaktuell, monatlich oder jährlich aufsaldiert. Die Rubrik "Dokumente" hinterlegt die Details, die abgeschlossen wurden: die Vertragsdaten, die Übergabeprotokolle, die Ausfallgutschrift für die Zeit, wenn das Fahrzeug sich in der Werkstatt befindet, die Verrechnungssätze für Reparaturen. In der Rubrik "Rechnungen" wird jede Vermietrechnung festgehalten und jeweils an die Fibu weitergeleitet und automatisch gebucht. Dazu wurde eigens ein sechsstelliges Rechnungsnummernsystem entwickelt. Blitzrechnungen gilt es separat zu erstellen. Auch dort werden sämtliche Kundendaten automatisch übernommen. Lukas Fleischer: "Ich habe noch nie so schnell mit einem Klick 800 Rechnungen geschrieben." In der Rubrik "Langzeitmiete" wird aufgezeigt, welche Verträge entsprechend ihrer Laufzeit angelegt sind. In der Rubrik "Auswertung" sind die Rechnungen an die Kunden integriert, die Bruttoerträge aus den Geschäften. Das kann jeweils auf den einzelnen Mietvertrag runtergebrochen werden. Damit gibt es quasi ein Dashboard für jeden Kunden. Auch eine digitale Auftragseingangsliste wird geführt. In der Rubrik "Ausstattungen" wird ausgewiesen, was für den jeweiligen Fahrer, was für die jeweilige Spedition besondere Anforderung ist. Ausstattungsdetails. Und in der Rubrik "Aufgabe und Erinnerungen" werden all die Informationen integriert, die ansonsten als "gelbe Zettel" am Bildschirm kleben. Bis hin zu Abwesenheit und Urlaubsvertretung. Das ist eine wichtige Rubrik für das Thema Homeoffice. Garantie- und Servicepakete Wo erforderlich, offeriert Automüller von Tissen-Kruck händlereigene Garantie- und Servicepakete. Dazu können die jeweiligen Daten des Kunden aus dem Dealer Management System übernommen und anschließend individuelle Vereinbarungen getroffen werden. Das Dokument "Wartungspaket" wird automatisch erstellt. Digitale Unterschrift ist selbstredend. Inzwischen erfolgt auch eine automatisierte Rechnungserstellung inklusive elektronischem Versand. Lukas Fleischer: "Die Abwicklung schaffen wir inzwischen innerhalb von fünf Minuten."

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