Ausgabe 03/2014: Ein Plus für alle

Von Leasinggesellschaften betreute Flottenfahrzeuge werden Jahr für Jahr millionenfach in den Werkstätten der Autohäuser gewartet und repariert. Bisher wurde viel Zeit am Telefon verbracht, um auf Freigaben zu warten, während der Kunde vor dem Tresen ungeduldig von einem Bein auf das andere wechselte. Und weil die Freigabeanfragen meistens nicht den vollen Reparaturumfang enthielten oder oft nicht eindeutig formuliert waren, mussten viele Werkstattrechnungen im Nachhinein von den Leasinggesellschaften beanstandet und reklamiert werden. Um diesen Prozess für alle Beteiligten effizienter zu gestalten, ist der papierlose Branchenstandard "VMF Service Plus®" mit dem PostMaster® eingeführt worden.Dieser automatisierte Managementprozess wird komplett online abgewickelt und vom Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften e. V. (VMF) bereitgestellt. Die Technik stammt von dem Dienstleister Control-Expert in Langenfeld, der sich auf die Bereitstellung automatisierter Prozesse spezialisiert hat. "Reibungslose Abläufe, schnelle Freigaben und Rechnungszahlungen sind für die Werkstätten in der Zusammenarbeit mit den Leasinggesellschaften entscheidende Faktoren", sagt Michael Velte, VMF-Vorsitzender und Geschäftsführer der Deutsche Leasing Fleet GmbH. "VMF Service Plus leistet das und vereinfacht die Kommunikation. Alle Beteiligten profitieren davon, besonders auch unsere gemeinsamen Kunden, die Dienstwagenfahrer", so Velte weiter. Mehr als 700 Autohäuser nutzen mittlerweile diesen automatisierten Prozess des VMF, davon sind rund 30 Prozent namhafte Autohandelsgruppen mit den verschiedensten Herstellermarken. Damit gehören langwierige Reparaturfreigabeprozesse, Reklamationsdiskussionen und der damit verbundene langwierige Zahlungsprozess einer Werkstattrechnung der Vergangenheit an.Deutlich schnellere BezahlungSchon bei der Vorstellung von VMF Service Plus mit dem PostMaster haben die Vorteile und die einfache Handhabung das Management der nordrheinwestfälischen Procar-Gruppe mit ihren 850 Mitarbeitern überzeugt. Bereits wenige Monate nach der Entscheidung wurde im November 2012 VMF Service Plus in allen 15 Standorten eingeführt und wird seitdem im Tagesgeschäft intensiv genutzt. "Auch wenn ein paar Abläufe am Anfang umgestellt werden mussten, so belohnt uns jetzt am Ende die deutlich schnellere Bezahlung unserer Rechnungen", so Torsten Rott, Leiter Unternehmensentwicklung Aftersales der Automobilhandelsgruppe. Procar vertritt hauptsächlich die Marken BMW und MINI sowie an einem Standort die Marke Rolls Royce.Täglich wickelt die Gruppe mehr als 135 Wartungen und Inspektionen ab. Der Anteil der Leasingfahrzeuge macht dabei in stadtnahen Filialen rund zwei Drittel, im ländlichen Raum etwas weniger aus. Kundenzufriedenheit ist für Rott das A und O in diesem gesamten Abwicklungsprozess. Daher ist es ihm auch in der Zusammenarbeit mit den Leasinggesellschaften ein besonderes Anliegen, dass Zusagen schnell gegeben werden können, damit die Fahrzeuge rechtzeitig fertig sind und es keine unnötigen Zeitverzögerungen gibt. Ein hohes Maß an Flexibilität sei hier wichtig, so der Procar-Unternehmensentwickler. Das alles ist für ihn mit dem System gegeben.Neben der zügigen Bezahlung hebt die Geschäftsleitung der Autohausgruppe vor allem die schnelle Abwicklung bei VMF Service Plus hervor. "Die Freigaben sind verbindlich und passen genau, vorausgesetzt wir stellen alles richtig ein", sagt Rott begeistert. Ist die Freigabe elektronisch angefragt, kann sich der Mitarbeiter bis zur Freigabeerteilung um andere Aufgaben kümmern - beispielsweise um die intensivere Kundenbetreuung. "Das ist", so Rott, "ein weiterer großer Vorteil zur herkömmlichen Papierund Telefonabwicklung mit den Leasinggesellschaften."Technisch keine große SacheUm mit VMF Service Plus und dem Post-Master auch technisch arbeiten zu können, musste bei Procar nur eine Schnittstelle zum BMW Dealer Management System eingerichtet werden. Das gestaltete sich glücklicherweise nicht sonderlich kompliziert. Außerdem mussten die Preise hinterlegt sowie kurze Schulungen für die Mitarbeiter der Standorte vorbereitet und organisiert werden. Das war alles. Etwas mehr Aufwand erforderte es allerdings, auch alle Mitarbeiter zu überzeugen.Anfängliche BedenkenDie Vielzahl der Programme und Systeme ist für Servicemitarbeiter in der Praxis nämlich mittlerweile eher ein Zeitfresser als eine Hilfe. So hatten auch die Mitarbeiter von Procar hier zunächst Bedenken. Diese konnten jedoch in halbtägigen Schulungen gemeinsam mit ControlExpert und im "täglichen Erleben" des automatisierten Prozesses ausgeräumt werden. "Als Einleitung zur Schulung haben wir die Mitarbeiter die Höhe unsere offenen Forderungen schätzen lassen", sagt Rott. Die tatsächliche Summe schockte so manchen und half, von der Notwendigkeit von VMF Service Plus zu überzeugen. Integriert wurde die Schulung in einen strategischen Ausblick zur Entwicklung des Aftersales-Bereichs. Der vollautomatisierte Managementprozess des VMF passte als eine wichtige Maßnahme der Zukunftssicherung bestens dazu.Fazit: Wirtschaftlich hocheffektivEs hat sich gezeigt, dass die vom VMF und seinen Mitgliedsgesellschaften kommunizierten Vorteile der Praxis standhalten: mehr Qualität und Sicherheit, mehr Zeit für andere Aufgaben und eine höhere betriebswirtschaftliche Effizienz. Auch die Procar-Kunden schätzen, dass der Servicemitarbeiter jetzt mehr Zeit hat, die durchgeführten Wartungs- und Inspektionsarbeiten zu erläutern und mehr zu beraten. Das wirkt sich weiter positiv auf die Kundenbeziehungen aus. "Sich VMF Service Plus anzuschließen", empfiehlt Rott auf die Frage, was er anderen Autohäusern zu dem automatisierten Managementprozess mit auf den Weg geben möchte. "Es gibt in der Zusammenarbeit mit den Leasinggesellschaften im Aftersales-Bereich keine effizientere Möglichkeit, mehr Zeit für den Kunden zu haben und Zahlungseingänge zu beschleunigen."Nach jetzt weit mehr als tausend Vorgängen, die vollautomatisiert mit den VMF-Mitgliedern abgewickelt wurden, zieht Procar eine positive Bilanz: Mit VMF Service Plus und dem PostMaster sind die Reparaturumfänge klar definiert, erteilte Freigaben verbindlich und die Werkstatt in der Folge effizienter. Die Prozesse im Service und in der Buchhaltung werden schneller und setzen sowohl Zeit als auch liquide Mittel frei. Prozesskosten reduzieren sich. Zahlungen werden in der Regel innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Rechnungseingang von den VMF-Mitgliedsgesellschaften geleistet. In der Summe wirkt sich der automatisierte Managementprozess nicht nur positiv auf die ökonomischen Kennzahlen des Unternehmens aus. Er ist ein Plus für alle Beteiligten: Werkstatt, Dienstwagenfahrer und Leasinggesellschaft.KurzfassungZeitraubende Telefonate überflüssig machen und Freigabeprozesse verkürzen, das verspricht das System VMF Service Plus und will damit die Prozesse in der Werkstatt bei Wartung und Inspektion erheblich verkürzen. Seit über einem Jahr nutzt die Procar-Gruppe das Programm und ist überzeugt davon, dass es eine sehr effiziente Möglichkeit darstellt, im Aftersales-Bereich in der Zusammenarbeit mit Leasinggesellschaften mehr Zeit für den Kunden zu haben und die Zahlungseingänge zu beschleunigen.

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