Ausgabe 05/2007: EDV / Das Autohaus Siemon in Ibbenbüren ist ...

EDV / Das Autohaus Siemon in Ibbenbüren ist rasant gewachsen. Im Zuge dessen entschied sich das Unternehmen für den Einsatz des Dealer Management Systems "WerWiSo" von Betzemeier.Auf AugenhöheVon Sabine TilpBetrachtet man die vergangenen zehn Jahre, so ist das VW-Autohaus Siemon mit Hauptsitz in Ibbenbüren rasant gewachsen. Das Familienunternehmen, 1927 vom Großvater gegründet, hatte 1997 noch 22 Mitarbeiter. Heute sind in Ibbenbüren sowie in den beiden weiteren Standorten in Lengerich (seit 2000) und Warendorf (seit 2006) insgesamt über 100 Mitarbeiter für das Unternehmen tätig. Die Marktanteile liegen mit 21 bis 29 Prozent (je nach Standort) deutlich über dem Bundesschnitt, im Jahr werden rund 1.500 Neu- und Gebrauchtwagen verkauft.Impuls vom SteuerberaterWie viele Automobilhändler stand auch das Autohaus Siemon vor dem Problem, dass das über Jahrzehnte eingesetzte Dealer Management System mit der Unternehmensentwicklung und den Anforderungen des Autohauses nicht mehr Schritt halten konnte. Der auslösende Impuls für einen System-Umstieg kam schlussendlich vom Steuerberater, der auf die Baustelle Finanzbuchhaltung aufmerksam machte. Hier entschied sich Gunnar Siemon, der seit 1998 im elterlichen Betrieb tätig ist und heute gemeinsam mit seinem Vater Helmut Siemon die Geschäftsführung innehat, für die Datev-Finanzbuchhaltung. Darüber kam auch der Kontakt zum DMS-Anbieter Betzemeier Automotive Software, Minden, zustande. Frank Nowak, Niederlassungsleiter in Warendorf und für das EDV-Projekt verantwortlich: "Wir haben uns die Entscheidung, sowohl Finanzbuchhaltung als auch Dealer Management System umzustellen, nicht leicht gemacht und uns verschiedenste Lösungen auf dem Markt angesehen." Dass die Entscheidung schlussendlich für das Betzemeier-DMS "WerWiSo" fiel – entgegen der Empfehlung von Hersteller und Händlerverband und noch dazu als NEVADA-Pilothändler –, hat verschiedene Gründe. Frank Nowak: "Natürlich ist es ein Risiko, Pilothändler zu sein. Für uns bedeutete das in der Zusammenarbeit mit Betzemeier ein Geben und Nehmen. Natürlich gab es – wie bei jeder Systemumstellung – Holprigkeiten, die aber in der Natur der Sache liegen. Entscheidend ist, dass unsere Probleme ernst genommen und auftretende Fehler zeitnah vor Ort oder per Fernwartung behoben werden." Gunnar Siemon ergänzt: "In der Tat war für uns nicht allein die Datev-Thematik ausschlaggebend, sondern auch die Mehrmarkenfähigkeit, der Überblick mit wenigen Mausklicks über das gesamte Unternehmen, die Transparenz, der Funktionsumfang und nicht zuletzt: Wir sind Mittelstand – Betzemeier ist Mittelstand. Beide Unternehmen sind inhabergeführt, wir ticken ähnlich und arbeiten mit einer ähnlichen Schlagzahl, sodass wir uns auf Augenhöhe unterhalten."Ernsthafte Probleme, weil man sich für ein nicht empfohlenes EDV-System entschieden hat, gab es nicht, berichtet Gunnar Siemon. Zwar hätte man auf Seiten der IS Handel zunächst mit Verwunderung reagiert, was jedoch keine negativen Folgen für die Unterstützung hatte. Das bestätigt auch Geschäftsführer Clemens Betzemeier: "Die IS Handel war in das Projekt eingebunden, Zusammenarbeit und Unterstützung waren aus meiner Sicht sehr positiv." Positiv schätzt er auch die Zusammenarbeit mit dem Autohaus Siemon – obwohl (oder vielleicht gerade weil) die Vorverlegung des Einführungstermins durch das Autohaus um drei Monate auf den 1. Juli 2006 eine enorme Herausforderung für das Softwarehaus darstellte.Schlankere ProzesseEin neues Dealer Management System bedeutet in der Regel neben umfassender Mitarbeiterschulung auch Veränderung der Prozesse im Autohaus – zumindest sollte man sie nutzen, um Abläufe auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls anzupassen. Gunnar Siemon: "Für uns bedeutete die Umstellung ganz klar, die Möglichkeiten des neuen DMS zu nutzen. Es ist nicht automatisch alles Alte überholt – aber es gibt genügend Potenzial, um Abläufe schlanker zu machen und so mehr Zeit zu gewinnen. Man darf nicht alles als gegeben hinnehmen, sondern muss immer wieder neu nachdenken." So wurde beispielsweise auf Initiative des Finanzleiters der gesamte Prozess der Rechnungsverbuchung und -zahlung deutlich verschlankt. Auch die automatische Verbuchung von Kontoauszügen trägt im Fibu-Bereich deutlich zur Zeitersparnis bei.Nicht mehr "zu Fuß" suchenBesonders stark betroffen – im positiven Sinne – von der Systemumstellung sind die Service-Berater. Service-Chef Heinz Bohne: "Der Kunde erwartet vom Service-Berater eine kompetente Antwort auf alle Fragen, gleich, ob sie die aktuelle Reparatur, Service-Angebote, eine Rechnung aus dem letzten Jahr, den aktuellen Zeitwert seines Fahrzeuges oder die Versicherung betreffen. Unser neues DMS unterstützt uns bei unserer täglichen Arbeit deutlich besser, da wir viele Informationen jetzt per Mausklick zur Verfügung haben und nicht mehr umständlich zu Fuß Informationen zusammentragen müssen." Bohne schätzt besonders die Möglichkeit, im System Informationen zum Kunden hinterlegen zu können, sodass diese von allen Mitarbeitern eingesehen werden können, gleich ob in Verkauf, Service oder Buchhaltung. "Je mehr Informationen wir über den Kunden parat haben, umso besser kann jeder Mitarbeiter in seinem Bereich auf Wünsche, Anforderungen und Besonderheiten des jeweiligen Kunden eingehen – und umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir den Kunden zufrieden stellen können."Das Thema Informationsfluss ist im Autohaus Siemon im Service besonders wichtig – das Unternehmen arbeitet in der Werkstatt im Zwei-Schicht-System. Heinz Bohne: "WerWiSo bildet unseren gesamten Service-Prozess ab, so können wir die Reibungsverluste bei der Übergabe zwischen den Schichten und Meistern sehr gering halten." Auch die – in "WerWiSo" quasi serienmäßig enthaltene – Zeiterfassung ermöglicht von jedem berechtigten PC einen Überblick über den aktuellen Stand der einzelnen Werkstatt-Aufträge – und damit einen Soll-Ist-Vergleich auf den ersten Blick. Heinz Bohne: "Wir können so Abweichungen schnell erkennen und entsprechend schnell eingreifen." Wesentlicher Effekt der Systemumstellung für Heinz Bohne ist in Summe neben der Mehr-Information vor allem die Zeitersparnis – wobei er schmunzelnd zugibt, dass anfänglich diese Zeitersparnis zunächst von den Systemneuheiten schlichtweg geschluckt wurde und zum Teil auch noch wird. In Summe, so Heinz Bohne, kann er die eingesparte Zeit jedoch nutzen, um das zu tun, wofür in der Vergangenheit oftmals zu wenig Zeit war: Mitarbeiter ausbilden und anleiten, Kunden betreuen, neue Ideen durchdenken und umsetzen.

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