Schlüsselmanagement: Das machen wir dann selbst

Diese Situation kennen wohl die meisten. Es ist frühmorgens, man ist spät dran, die Arbeit ruft, die Zeit drängt - aber wo liegt bloß der Autoschlüssel? Was für den Privathaushalt mit einem Fahrzeug schon eine nervige Situation ist, kann ein Unternehmen mit Hunderten von Fahrzeugen viel Geld und Zeit kosten - viele Autohäuser können ein Lied davon singen. Das Autohaus Maschek im oberfränkischen Wackersdorf hat eine Lösung für dieses Autoschlüssel-Dilemma gefunden - die Autohandelsgruppe hat sich kurzerhand ein eigenes digitales Schlüsselbrett entwickeln lassen (siehe auch "Meister in Kleinigkeiten" in AUTOHAUS 20/2023, S. 32 f.). Die Geschichte dahinter reicht weit zurück - und verrät viel darüber, was man mit solcher Hands-On-Mentalität erreichen kann. Einer, der die Geschichte genau kennt, ist Reiner Hochmuth: "2007 haben wir das Buy-Back-Business über Sixt und Europcar gemacht und etwa 20.000 Neu- und etwa genauso viele Gebrauchtwagen abgewickelt", erklärt der Geschäftsführer: "Schnell haben wir aber gemerkt: Das Geschäft können wir mit den Werkzeugen, wie sie uns die Hersteller zur Verfügung stellen, nicht abwickeln." Dienstleister haben "nicht unsere Sprache gesprochen" Also habe man eine Software-Firma gegründet, mithilfe derer man genau dieses Problem lösen wollte: Man wollte eine maßgeschneiderte digitalisierte Lösung. Dafür habe man vor allem auf externe Dienstleister zurückgegriffen - die allerdings "nicht unsere Sprache gesprochen haben" (Hochmuth) und hohe Honorare aufgerufen hätten. So sei man zu dem Schluss gekommen, im Autohaus selbst die nötigen Kenntnisse zu entwickeln. Damit galt es für den damaligen IT-Leiter: "Jetzt lernst du programmieren und dann machen wir das selbst." So habe man den Vorteil einer Kombination aus Autohaus-Expertise und Software-Entwicklung genossen. "Es ging dabei nicht darum, dass wir die beste Software jemals entwickeln, sondern, dass sie bestmöglich auf unsere Prozesse passt. Wir haben damals schon Aufbereitungs- und Verkaufsmodule entwickelt, um diese Menge an Fahrzeugen abzuwickeln." Was das Schlüssel-System kann Vom Gestern ins Heute: Aktuell vermarktet die Autohausgruppe Maschek mit ihren sechs Marken Audi, VW, VW Nutzfahrzeuge, Skoda, Seat und Cupra etwa 5.000 bis 6.000 Autos im Jahr. Da heißt es vor allem: Bloß nicht den Überblick verlieren - vor allem nicht bei den Autoschlüsseln. "Ab einer bestimmten Größenordnung - wir haben Hunderte von Fahrzeugen auf den Höfen stehen - wird es zeitaufwendig und schwierig, Schlüssel den Fahrzeugen zuverlässig zuzuordnen." Also musste ein System her, um diesen Bestand zu managen. "Wir haben uns einen Partner aus Ungarn geholt, der ähnliche Hardware für Hotels, die ebenfalls viele Schlüssel verwalten müssen, entwickelt", sagt Hochmuth. Dabei handele es sich um sieben Steuerungsmodule mit je vier elektronischen Schränken. Inklusive Baumaßnahme lag das Investment bei etwa 120.000 Euro. Dazu kamen noch die Aufwendungen für die Software, die man selbst entwickele. Ein Aufwand und eine Summe, die Hochmuth für gut investiert hält. "Wir haben uns gefragt: Was kostet es eigentlich an Zeit, wenn Mitarbeiter Schlüssel suchen? Und vor allem: Ist Schlüsselsuchen eigentlich eine Arbeit, die man seinen Mitarbeitern zumuten möchte?" Also habe man sich für diese Investition entschieden und so "zehn bis 15 Jahre" einen wirklichen Nutzen. Lernfähige Schlüssel Der Autoschlüssel wird, sobald die Mitarbeiter ihn ausgehändigt bekommen haben, angelernt. Das funktioniert mittels eines RFID-Chips im Schlüsselanhänger. Dann geht eine Nachricht an den zuständigen Mitarbeiter: "Auto ist da, muss gegebenenfalls aufbereitet werden." Beim Anlernen wird zudem automatisch ein Etikett für den Schlüsselanhänger ausgedruckt. Falls das Fahrzeug bereits verkauft ist, sogar mit dem Namen des Kunden. Das System weiß dank der Fahrgestellnummer, ob das Auto erfasst ist. Das Autohaus arbeitet dabei mit einem vom Hersteller zur Verfügung gestellten Schlüsselauslesegerät, das mit dem hauseigenen System kommuniziert. "Man muss nur den Autoschlüssel auf das Gerät legen und die richtige Fahrgestellnummer wird ausgelesen. Ersichtlich wird auch, ob es sich um den Erst-, Zweitschlüssel oder beides handelt. Anlernen ist das eine, Aufbewahrung das andere - und da hat Maschek eine ganz eigene Lösung gefunden: Das digitale Schlüsselbrett selbst befindet sich aus Versicherungsgründen in einem zertifizierten Tresorraum mit Zugangskontrolle. Mithilfe des hauseigenen Maschek-Chips können sich die Mitarbeiter für den Zugang identifizieren und die (zuvor reservierten) Autoschlüssel aus dem digitalen Schlüsselbrett nehmen. Hunderte Autoschlüssel mit farblich unterschiedlichen Anhängern (um sie den verschiedenen Automarken zuzuordnen) befinden sich hinter Glastüren; sie stecken in Löchern ähnlich den aus dem HiFi-Bereich bekannten Klinkenstecker-Buchsen. Alles wird dokumentiert Vorteil Nummer eins des digitalen Schlüsselsystems: Uhrzeit und Entnahme sind ganz klar verzeichnet. Vorteil Nummer zwei: Man muss nicht wie bei herkömmlichen Boards den Schlüssel an ein und dieselbe Stelle stecken, um ihn zuverlässig wiederzufinden. Vorteil drei: Nur diejenigen, die eine entsprechende Berechtigung haben, können Schlüssel entnehmen. Für Serviceberater oder Verkäufer, die täglich x-Mal verschiedene Schlüssel für verschiedene Fahrzeuge benötigen, ist diese Lösung also eine enorme Arbeitserleichterung, genau wie für die Verwaltung. Auch gegen Missbrauch ist man gewappnet: Wird ein Autoschlüssel über Nacht nicht zurückgehängt, geht eine Mail an die entsprechenden Mitarbeiter hinaus - mit der Aufforderung, das Fehlen zu begründen. Im schlimmsten Fall gäbe es eine Eskalation bis hin zur Geschäftsleitung. Was Maschek weiterhin plant Ob man plane, diese Technik weiter zu verkaufen bzw. zu vermarkten? Dies stehe tatsächlich zur Debatte, so Hochmuth, räumt aber gleichzeitig ein: "Es ist nicht die große Masse, für die das infrage kommt." Grund sei meistens die Kostenkalkulation. Dieser Aspekt spiele aber bei Auto Maschek nicht die alleinige Rolle, erläutert Hochmuth, denn "das System ist ein Teil einer Gesamtlösung, da sind wir noch nicht am Ende." Zum einen solle bald eine Lokalisierung des Autos im Hof möglich sein. Zum anderen wolle man die Aufbereitung professioneller - sprich: effizienter und mit weiter optimierter Qualitätskontrolle - gestalten. Letztlich sei das Digitalbrett für alle Seiten - Kunden und Mitarbeiter - ein Benefit: "Wir müssen die Customer Journey konsequent vom Anfang bis zum Ende denken - das ist für unser Autohaus von entscheidender Bedeutung. Und wir müssen unsere Mitarbeiter bestmöglich unterstützen." MOBIL MIT DEM MASCHEK-CHIP Mit dem Maschek-Chip lassen sich auch die Türen im Autohaus auf- und zusperren, das Plättchen berechtigt auch dazu, Elektroautos auf dem Hof zu laden, eine Zeiterfassung mithilfe des digitalen Helfers wird ebenfalls in Betracht bezogen. Ein Multifunktionstool. "Wir wollen ein einziges System", begründet Hochmuth diese Entscheidung. Auch hier bleibt das Maschek-Team umtriebig: Demnächst soll auch eine Bezahlung an Getränkeautomaten möglich sein.

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