AUTOHAUS SteuerLuchs: Sind Ausweiskopien zulässig?

In den vergangenen Jahren gab es in der Praxis immer Ungewissheit darüber, ob Ausweiskopien zulässig sind oder nicht. Einerseits wurde z.B. aus umsatzsteuerlicher Sicht gerade bei in­nergemeinschaftlichen Lieferungen und Ausfuhrlieferungen empfohlen, sich Ausweiskopien zu machen, andererseits war es aus datenschutzrechtlicher Sicht verboten, den Ausweis zu kopieren.

Aufgrund der noch immer herrschenden Ungewissheit in der Praxis, wollen wir nochmals auf die nun gültige Rechtslage eingehen.

Nach dem Personalausweisgesetz (PAuswG) ist die Anfertigung von Kopien bzw. das Scan­nen des Personal­ausweises seit dem 29. Juli 2017 grundsätzlich erlaubt. Nach dem Gesetz ist der Ausweis­inhaber sowie auch ein Dritter mit Erlaubnis des Inha­bers berechtigt Ko­pien anzufertigen. Weiterhin muss die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein (z.B. schwarz-weiß oder Hin­weis "Kopie"). Die Kopie des Ausweises darf nur vom Aus­weisinhaber an Dritte weitergege­ben werden, nicht von derjenigen Person, die die Kopie erstellt hat - selbst dann nicht, wenn der Ausweisinhaber die Zustimmung dazu erteilt hat. Zu berücksichtigen ist aber, dass Per­sonen innerhalb eines Unternehmens, dem die Kopie ge­stattet wurde, nicht als "Dritte" im Sinne der Regelung gelten. Das Gleiche gilt auch für den Reisepass.

Kopien sollten aber grundsätzlich nur dann gemacht werden, wenn sie auch notwendig sind. Mit der Neuregelung des Gesetzes, kann nun guten Gewissens für z.B. umsatzsteuerliche Nach­weispflichten Kopien von Ausweisen erstellt werden.

Hinweis:

Besonders zu berücksichtigen ist, dass das Geldwäschegesetz und das Telekommunikati­onsgesetz eine Ablichtung des Ausweises vorschreiben.