Das Wachstumschancengesetz sieht vor, dass zukünftig im B2B-Bereich die Verwendung von elektronischen Rechnungen verpflichtend ist. Hierfür gibt es allerdings noch Übergangsfristen bis (derzeit) 2027 bzw. für kleinere Unternehmen bis 2028. Der Empfang muss aber schon ab 1. Januar 2025 gewährleistet sein.
Hintergrund
Im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems geplant, das unter anderem die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Nach dem bisherigen Zeitplan sollten die Änderungen 2028 in Kraft treten, mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung auf 2030 bzw. 2032 in der Diskussion.
eRechnungen
Zukünftig wird zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Durch das Gesetz wurde klargestellt, dass das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden kann. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen sich dann allerdings die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG n. F.).
Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von der XRecnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Dies hat das Bundesministerium der Finanzen in seinem Schreiben vom 2. Oktober 2023 an die Verbände ausdrücklich bestätigt. Auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt wurden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.
Ausstellen von eRechnungen
Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, besteht nur im B2B-Bereich. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1. Januar 2025, es gibt aber eine Übergangszeit bis Ende 2027.
Bis Ende 2026 dürfen für im Jahr 2025 und im Jahr 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen ausgestellt und übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Bis Ende 2027 dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen ausgestellt und übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum wie unter den Voraussetzungen für die Jahre 2025 und 2026 zulässig. Zusätzliche Voraussetzung ist allerdings, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von maximal 800.000 Euro hat.
Ab dem Jahr 2028 sind die neuen Anforderungen an die eRechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.
Empfang von eRechnungen
Hinsichtlich der ebenfalls für alle Unternehmer eingeführten Verpflichtung zum Empfang der eRechnungen, ist aber bereits der 1. Januar 2025 entscheidend.
Gemäß Wachstumschancengesetz ist jeder Unternehmer immer dann verpflichtet, ab 1. Januar 2025 eRechnungen zu empfangen, wenn ein Lieferant oder Dienstleister seinerseits bereits freiwillig eRechnungen erstellt und versendet. Dies betrifft ausnahmslos jeden Unternehmer, der Lieferungen oder Leistungen für sein Unternehmen bezieht. Das heißt, dass nicht nur alle einzelnen Unternehmen einer Unternehmensgruppe (inkl. Komplementärgesellschaften usw.), sondern auch Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen wie zum Beispiel Ärzte oder Vermieter, Kleinunternehmer wie zum Beispiel Nebenerwerbsgewerbetreibende oder Photovoltaikanlagenbetreiber ab 1. Januar 2025 verpflichtet sind, organisatorische und technische Vorkehrungen für den Erhalt von eRechnungen zu treffen.
