KIB Autoservice: Schadenprozess mit System

Unfallschadenmanagement in Autohäusern ist eine komplexe Aufgabe: Dokumente, E-Mails, Anfragen von Versicherungen, Gutachtern und Kunden müssen koordiniert, bearbeitet und nachverfolgt werden. Oft gehen wichtige Informationen in der Flut an Kommunikationskanälen unter, Abstimmungen verzögern sich und Missverständnisse führen zu unnötigen Rückfragen. Gleichzeitig erwarten Kunden eine schnelle und transparente Abwicklung, während Werkstätten mit steigenden Anforderungen an Dokumentation und Nachweise konfrontiert sind. Bei KIB Autoservice, einem Mercedes-Benz Autohaus im Berliner Umland mit etwa 145 Mitarbeitern und mehreren Standorten in der Hauptstadt und dem Umland, war die Abwicklung von Unfallschäden lange eine alltägliche Herausforderung. Umbruch bei KIB Autoservice Alexander Kurz, Serviceleiter bei KIB Autoservice, kennt die Schwierigkeiten der alten Prozesse noch genau. "Früher gingen hier unzählige E-Mails ein, es gab mehrfach weitergeleitete Anfragen, und oft wusste niemand genau, ob ein Schaden freigegeben war oder nicht", beschreibt er die damalige Situation. Der Betrieb suchte daher nach einer Lösung, die das Schadenmanagement effizienter gestaltet - und stieß auf kaayo. "Wir wollten eine Plattform, die alle Informationen zentral zur Verfügung stellt und die den Zugriff für berechtigte Mitarbeiter erleichtert", erklärt Kurz. Die Software soll das Schadenmanagement übersichtlicher machen, indem sie alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort speichert. Dokumente können digital hinterlegt, Aufgaben zugewiesen und der Bearbeitungsstatus in Echtzeit verfolgt werden. "Unser Ziel ist es, den Schadenmanagement-Prozess so zu optimieren, dass Werkstätten und Autohäuser effizienter arbeiten können - ohne unnötigen Verwaltungsaufwand", erklärt kaayo-Geschäftsführer Christian Hegel. Digitale Workflows Zwei Wochen, nachdem man sich dazu entschlossen hatte, die Software einzuführen, startete die Schulung der Mitarbeiter. Große Umbrüche habe es hier nicht gegeben, "in der Bedienoberfläche fanden sich eigentlich alle schnell zurecht", so Kurz. Die Plattform läuft über eine cloudbasierte Infrastruktur und soll sich laut Anbieter ohne großen technischen Aufwand in bestehende IT-Systeme integrieren lassen. Durch die Kompatibilität mit gängigen Dealer-Management-Systemen verspricht sie eine nahtlose Einbindung in bestehende Abläufe. Der Unterschied im Arbeitsalltag zeigte sich schnell. Die Schadenabwicklung ist heute deutlich effizienter, da die relevanten Unterlagen mit wenigen Klicks auffindbar sind. "Ich sehe sofort, welche Schäden freigegeben, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind", berichtet Kurz. Rückfragen ließen sich schneller klären, Freigaben könnten früher eingeholt und die Abstimmung mit Versicherungen und Sachverständigen reibungsloser gestaltet werden. Ein großer Vorteil der webbasierten Lösung, so Kurz, sei auch der damit verbundene ortsunabhängige Zugriff. "Während der Corona-Pandemie hat uns diese Flexibilität sehr geholfen", erinnert sich Kurz. Heute ist es für die Mitarbeiter im Außendienst oder im Homeoffice nach wie vor ein Vorteil, sich jederzeit einloggen und an laufenden Schadenfällen arbeiten zu können. Der Zeitgewinn ist erheblich: "Pro Schadenfall können bis zu neunzig Minuten eingespart werden", betont Hegel auf Nachfrage von AUTOHAUS. Ein Wert, den man bei KIB Autoservice bestätigt. "Unser Ziel ist es, durch Schnelligkeit, Transparenz und Fehlerreduktion die Effizienz in den Betrieben nachhaltig zu verbessern", erklärt Hegel. Besonders im Haftpflichtbereich sei es entscheidend, dass die Kommunikation zwischen Werkstätten, Versicherungen und Sachverständigen reibungslos funktioniere. Weniger Einfluss der Versicherer Doch genau hier sieht Hegel ein Problem: Versicherungen versuchten zunehmend, Kosten zu senken, indem sie Kunden davon abhalten, einen unabhängigen Sachverständigen oder Anwalt einzuschalten. "Das kann dazu führen, dass die Ansprüche der Kunden und Leistungen der Werkstatt nicht vollständig erstattet werden", erklärt er. Kaayo soll dem entgegenwirken, indem es den Abwicklungsprozess transparenter macht und den reparierenden Betrieben ermöglicht, ihre wirtschaftlichen Interessen besser zu wahren. Kleinigkeiten gibt es immer zu verbessern. Die Stichwortsuche war so eine Kleinigkeit, die Kurz anfangs störte. "Manchmal wurde ein Schaden nicht gefunden, weil hinter dem Begriff ,Elektrofahrzeug' ein Leerzeichen fehlte", erinnert er sich. Schwachstellen wie diese würden jedoch schnell repariert. "Das Team von kaayo reagiert auf Rückmeldungen schnell und passt die Software entsprechend an", lobt Kurz. Die enge Zusammenarbeit mit dem Anbieter sei ein entscheidender Faktor für den gelungenen Umstieg gewesen. Ein weiterer Aspekt, der im Alltag häufig zur Sprache kommt, ist die Kostenstruktur. Die Basisversion von kaayo ist kostenfrei verfügbar und deckt die grundlegenden Funktionen ab. Kaayo finanziert sich durch gestaffelte Gebühren: Anwälte zahlen abhängig von der Anzahl der übernommenen Fälle, Sachverständige auf Basis ihres Grundhonorars. Für Werkstätten ist die Basisversion frei verfügbar. "Man kann bereits mit der frei verfügbaren Grundversion vollumfänglich arbeiten", erklärt Hegel. KIB Autoservice zieht bereits jetzt eine positive Bilanz. Die Arbeitsprozesse wurden spürbar effizienter, die Fehlerquote konnte gesenkt werden. "Wir haben heute eine ganz andere Qualität in der Abwicklung", sagt Kurz. Der digitale Wandel hat sich für das Unternehmen gelohnt. Für die Zukunft hat kaayo ambitionierte Pläne. "Wir wollen unsere Position im deutschen Markt weiter ausbauen", sagt Hegel. Die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems soll dazu beitragen, weitere Unternehmen von der digitalen Schadenabwicklung zu überzeugen.

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