Leitfaden: Wie man Autohäuser erfolgreich digitalisiert

Ein strukturierter Ansatz ist entscheidend, um die digitale Transformation in Autohäusern erfolgreich umzusetzen. Um modernste Technologien in die Geschäftsprozesse einzubinden, muss eine Basis für diese geschaffen werden. Datengetriebene, automatisierte Prozesse können nicht gesteuert werden, ohne die erforderlichen Daten für die Technologien verständlich abrufbar zu machen.

Man sollte jedoch beachten, dass es für den Transformationsprozess keine Universallösung gibt. Digitalisierungsprojekte sind immer individuell. Trotzdem kann man aus erfolgreich umgesetzten Projekten diverser Autohäuser einen allgemeinen Best-Practice-Leitfaden entwickeln. Die folgenden sechs Schritte bieten ein Grundgerüst.

1. Analyse des Status quo und Formulierung der Ziele

Am Anfang jeder Transformation steht die Analyse: Welche Prozesse laufen ineffizient? Welche Anforderungen stellen Kunden und Mitarbeiter heute an das Autohaus? Es geht darum, den Status quo zu bewerten, und anschließend konkrete Ziele zu formulieren und zu kommunizieren. Ein Projekt zu starten, weil „gerade jeder digitalisiert“, ist kein Ausgangspunkt für eine erfolgreiche Transformation. Vielmehr sollten Unternehmer klare Zielformulierungen schaffen, die spezifisch, messbar, attraktiv, aber auch realistisch und terminiert sind. 

Ein Beispiel könnte sein: „Bis 2027 setzt Unternehmen X auf Digitalisierung, um Prozesse zu optimieren, Transparenz und Effizienz zu steigern und die steigende Komplexität zu bewältigen. Ziel ist es, die Umsätze zu steigern und durch gezielte Weiterbildung der Mitarbeiter langfristig die Zufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.“ Sobald ein allgemeines Ziel definiert ist, sollten daraus einzelne Projektziele abgeleitet werden. Dies hilft kurzfristige Verbindlichkeiten zu schaffen, die die Qualität der Projektarbeit messbar macht und einen Kontrollrahmen für die Projektverantwortlichen schafft. Ein solches Etappenziel wäre bspw. „Möglichst schlanker Prozess (Prozessmodifizierung) mit sinnvollen und modernen Prozessschritten und logischen, zentralisierten Jobprofilen.“

Besonders wichtig ist es, diese Ziele zu kommunizieren und die Mitarbeiter bereits zu Beginn eines Projektes mit einzubeziehen. Digitale Transformation gelingt nur, wenn alle an einem Strang ziehen. Besonders durch die strukturelle Tradition unserer Branche gewinnt die Einbindung der Belegschaft an Bedeutung. Widerstände entstehen oft aus Unsicherheiten, ein gutes Change-Management adressiert diese Ängste und schafft Akzeptanz.

2. Zustimmung und Beteiligung sicherstellen

Nach der Entwicklung einer klaren Strategie und Zielsetzung folgt der nächste entscheidende Schritt: die Wahl der richtigen Projektpartner sowie die Identifikation der geeigneten Software. 

Die Grundlage für die Auswahl externer Projektpartner wie Dienstleister und Softwareanbieter sollte eine gezielte Analyse des Marktes bilden: Anbieter mit branchenspezifischen Lösungen für den „Automotive Aftersales“ sollten sorgfältig geprüft und bestehende Referenzprojekte bewertet werden. Etablierte Partnerschaften und eine klare IST-Analyse erleichtern die Auswahl passender Dienstleister. Bei der Entscheidung für die geeignete Software sollten vor allem Punkte wie Flexibilität, Schnittstellen-Kompatibilität, Funktionalität, Kosten und Benutzerfreundlichkeit beachtet werden. Dabei kann eine Entscheidungsmatrix helfen. 

Bei der Auswahl der internen Projektpartner sollten Autohäuser darauf achten, alle für den Prozess relevanten Fachbereiche einzubeziehen. Hierbei spielen nicht nur Führung, Controlling und IT eine Rolle. Besonders die Mitarbeiter, die für den Prozesserfolg verantwortlich sind (im Werkstattprozess bspw. Mechaniker, Werkstattdisponenten, Fakturisten, etc.) sollten in die Bewertungsprozesse einbezogen werden. So kann sicherstellen, dass digitale Lösungen praxisnah, akzeptiert und auf die tatsächlichen Anforderungen abgestimmt sind.

3. Strategische Planung und Umsetzung vorbereiten

In der dritten Phase der digitalen Transformation werden der finale Projektplan sowie die notwendigen Schritte für die Umsetzung definiert. Dabei arbeiten das Projektteam und der ausgewählte Dienstleister eng zusammen, um alle Meilensteine, Aufgaben und Verantwortlichkeiten festzulegen. Je nach Präferenz kann eine strukturierte Methodik wie SCRUM oder eine vereinfachte Roadmap zur Projektplanung genutzt werden. Regelmäßige „Jour Fix“-Termine zwischen Projektteam, Führungskräften und Dienstleistern gewährleisten einen kontinuierlichen Austausch und reibungslosen Ablauf.

Wichtige Schritte in dieser Phase sind ein Kick-off, um Ziele, Zeitplan und Verantwortlichkeiten transparent zu kommunizieren, die Analysephase, in der bestehende Prozesse bewertet und Schwachstellen identifiziert werden, sowie die Prozessmodellierung, bei der optimierte Zielprozesse entwickelt und mit dem Dienstleister auf Umsetzbarkeit geprüft werden.

4. Infrastruktur modernisieren und Organisation anpassen

Digitale Lösungen erfordern oft neue IT-Systeme, Hardware und organisatorische Strukturen. Hierbei ist es wichtig, die technischen Voraussetzungen zu schaffen, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Zunächst sollte daher der Dienstleister die Software an die individuellen Anforderungen des Autohauses anpassen.

Parallel dazu führt die IT-Abteilung in enger Zusammenarbeit mit dem Dienstleister einen umfassenden IT-Check (Serverstrukturen, Netzwerke sowie die benötigte Hardware) durch. Darüber hinaus wird die Roll-out-Planung vorbereitet. Wie diese im Best Practice aussieht, wird im nächsten Schritt noch mal genauer erläutert. Zum Abschluss prüft das Projektteam die Software und Prozesse unter realen Bedingungen. Erst wenn die Tests vollumfänglich erfolgreich und zufriedenstellend sind, kann mit der Implementierung begonnen werden.

5. Roll-out und Implementierung

In der vorletzten Phase des Projekts beginnt die Implementierung der neuen Software und Prozesse. Diese erfolgt schrittweise, beginnend an einem Pilotstandort, um die Effizienz und Funktionalität der Systeme unter realen Bedingungen zu testen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Der Standort wird am besten aufgrund besonders motivierter und kreativ am Projekt beteiligter Mitarbeiter ausgewählt. Ein großzügiger Zeitrahmen berücksichtigt mögliche Komplikationen oder Anpassungen.

Nach der Pilotphase folgen die Roll-outs an weiteren Standorten, wobei ein mehrstufiges Schulungskonzept angewendet wird. Zunächst werden in Front-Schulungen grundlegende Funktionen der Software und neue Prozesse in Gruppen vermittelt. Darauf aufbauend erfolgt das Training on the Job, bei dem die Mitarbeiter einzeln in ihrem täglichen Arbeitsablauf individuell unterstützt und geschult werden. Am Ende der Implementierung werden Key-User pro Standort bestimmt, die als Hauptansprechpartner für das Projekt fungieren und ihre Teams bei Fragen und Problemen unterstützen.

Die Auswahl basiert auf ihrem Engagement und Verständnis während der Roll-out-Phase. Nach den Roll-outs und etwas Eingewöhnungszeit sollte ein umfassendes Fazit gezogen werden. Dabei prüft das Projektteam gemeinsam mit Führungskräften und Dienstleistern, ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden. Wo Abweichungen bestehen, können Maßnahmen zur Nachbesserung eingeleitet werden, bis alle Ziele erfüllt oder nachvollziehbar angepasst wurden. Dieser Abschluss gewährleistet, dass die Implementierung nachhaltig erfolgreich ist und langfristig zum Unternehmenserfolg beiträgt.

6. Kontinuierliche Optimierung durch Monitoring und Anpassung

Nach der Einführung beginnt die eigentliche Arbeit: Die digitale Transformation ist ein fortlaufender Prozess. Regelmäßiges Monitoring und die Anpassung an neue Entwicklungen sind entscheidend. Eine regelmäßige Kommunikation innerhalb des Projektteams sowie mit den Dienstleistern sollte zunächst beibehalten werden. So können frühzeitig Optimierungsbedarfe identifiziert und adressiert werden.

Gleichzeitig sollten Zielsetzungen und Strategien nach der Erreichung bestimmter Meilensteine regelmäßig überprüft und gegebenenfalls neu formuliert werden. Um sich langfristig weiterzuentwickeln, ist es wichtig, neue Projekte zu initiieren und bestehende Prozesse stetig zu verbessern. Dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess stärkt den langfristigen Erfolg und die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens.