Disposition im Mehrmarken-Autohaus: "Jeder Hersteller kocht sein Süppchen"

Fünf Marken im Neuwagenverkauf, 14 Standorte, rund 4.200 Neuwagenverkäufe in 2015 - das sind die Eckdaten des Autohauses Häusler in München. Neun Mitarbeiter kümmern sich am Hauptsitz in der Landsberger Straße um die Disposition. "Wir arbeiten in Zweier-Teams, damit immer jemand einspringen kann", erläutert Geschäftsführer Peter Müller die Organisation. Denn die Bestellsysteme der fünf vertretenen Marken - Opel, Mazda, Fiat, Abarth und Honda - unterscheiden sich stark. "Jeder Hersteller kocht sein eigenes Süppchen", weiß Müller. Und Großkunden sind noch ein ganz eigenes Thema. Deshalb gibt es bei Häusler Spezialisten für jede Marke und für Opel-Großkunden, aber immer auch eine Kollegin oder einen Kollegen, der/die im Großraumbüro gegenübersitzt und der/die, sollte der/die Zuständige krank oder in Urlaub sein, auch weiß, wie es geht. Für Müller ist das bis auf weiteres die einzige Möglichkeit mit dem Thema umzugehen, denn die für Mehrmarkenbetriebe wünschenswerte Vereinheitlichung der Bestellsysteme bei den Herstellern ist für den Häusler-Chef in absehbarer Zeit nicht in Sicht: "Die Hersteller wollen, dass sich die Händler auf deren Systeme einstellen und nicht umgekehrt." Mangelnde Anbindung an DMS Jeder Hersteller hat also sein eigenes Bestellsystem, nur die Hauptmarke Opel, die allein für ca. 3.100 Verkäufe bei Häusler steht, bietet eine Schnittstelle zum Dealer Management System (DMS) des Autohauses. Die in Rüsselsheim bestellten Fahrzeuge fließen direkt in Carlo ein. Für die Fahrzeuge aller anderen Marken musste die IT-Abteilung von Häusler in Zusammenarbeit mit dem DMS-Anbieter Incadea passende Schnittstellen zum DMS "basteln". Auch in einem anderen wichtigen Punkt muss Häusler auf "Selbstgestricktes" zurückgreifen: Ein Mitarbeiter der Disposition macht die jeweiligen Verkaufsprogramme der Hersteller für die Verkäufer und Disponenten "gebrauchsfertig", das heißt er setzt die oft seitenlangen Rundschreiben der Hersteller in Zahlen pro Modell um. Ein wichtiger Teil der Arbeit, aber auch nur ein Steinchen im Mosaik der Aufgaben, wie Elisabeth May bestätigt. Viele Aufgaben in der Abwicklung "Die komplette Abwicklung ist extrem umfangreich", weiß die Leiterin der Dispositionsabteilung. Die 53-jährige Handelsfachwirtin ist seit 1979 bei Häusler, seit 1991 in ihrer jetzigen Position. Sie sieht ihre Aufgabe als Schnittstelle zwischen Verkauf und Verwaltung. "Ständige Kontrolle und genaues Arbeiten ist ein Muss in dem Job." Bei den Kundenbestellungen zum Beispiel, bei denen der Verkäufer die Codes eingibt, gibt es immer noch einmal eine Überprüfung von einem Disponenten, bevor sie an den Hersteller übermittelt wird. Zwar leistet bereits der Konfigurator eine Plausibilitätsprüfung, dennoch muss nochmals alles angeschaut werden: "Besonders bei den Modelljahresumstellungen muss darauf geachtet werden, dass alles stimmt, denn dann ändern sich oftmals die Codes", weiß May. Dank der Kontrolle gibt es bei Häusler aber selten Fehlbestellungen. "Wir haben höchstens fünf falsche Autos im Jahr", berichtet sie stolz. Lagerwagen werden stets in Absprache mit dem Verkaufsleiter oder Brand Manager der jeweiligen Marke bestellt. Für die Besprechung, was geordert wird, muss der Disponent aber die Zahlen vorbereiten und z. B. auch den Bedarf an Lagerfahrzeugen gemäß den Standards des jeweiligen Herstellers auflisten. Dem Verkaufsleiter muss mitgeteilt werden, wann die Zinsfreiheit für welche Fahrzeuge ausläuft usw.: "Wir müssen nicht nur darauf achten, dass die Standards der Hersteller erfüllt werden, sondern auch, dass das Geld hereinkommt." Bis zu 20 Unterschriften müssen kontrolliert werden Bei einem Verkauf werden heute bis zu 20 Unterschriften fällig, die alle kontrolliert werden müssen, erzählt May. Und dann müssen noch die Vorgänge in die entsprechenden Kanäle weitergeleitet werden: Die für finanzierte Fahrzeuge zum Beispiel zur Bank. Versicherung, Garantie, Eintauschprämie, Zulassungsprogramme - viele Aspekte müssen bedient werden. Alle diese Aufgaben werden in der Disposition erledigt. Im Großkundenbereich kümmert sich der Disponent sogar um Beklebung, Zustellung und Spezialwünsche der Kunden. "Hier gilt es Rahmenverträge zu berücksichtigen und Zulassungen deutschland-, manchmal auch europaweit zu organisieren", weiß Müller. Aber auch schon im Einzelkundengeschäft gibt es umfangreiche logistische Aufgaben, die in dieser Abteilung erledigt werden: Ein Mitarbeiter kümmert sich zum Beispiel darum, dass An- und Umbauten wie zum Beispiel Anhängerkupplungen an das Fahrzeug kommen, es zum richtigen Zeitpunkt aus dem Zentrallager in die ausliefernde Filiale gebracht wird usw. Auch hier gibt es jeweils einen Spezialisten für die auszuführenden Tätigkeiten und einen Ersatzmann oder eine Ersatzfrau, die ihm gegenübersitzt. Den Disponenten wird also bestimmt nicht langweilig und es kommen immer neue Aufgaben hinzu. Zuletzt hat zum Beispiel Opel für sein neues Kommunikationssystem Onstar ein Formblatt entwickelt, das immer abgearbeitet werden muss, wenn Onstar verkauft wird. Der Disponent muss also schauen, ob das unterschriebene Formblatt im Vorgang ist, und den Kunden im Opel-System anlegen, damit dieser wiederum von Opel informiert werden kann, usw. Umfangreiche Archivierung nötig Dass alles erledigt wird, wird mit Hilfe eines selbst entwickelten Formblatts, das markenübergreifend jeden Vorgang als Deckblatt ziert, nachgehalten. Vorgang, Formblatt, Deckblatt? - Ja, voll elektronisch ist das alles noch lange nicht. Die Ordner, in denen die Vorgänge abgelegt werden, füllen bei Häusler viele Regalmeter. "Das muss alles in Papierform abgelegt werden, damit die Herstellerrevision, die alle zwei Jahre ins Haus kommt, das überprüfen kann." Dabei geht es um viel Geld, schließlich sind in einem Markenbetrieb die Abrechnungen mit dem Hersteller große Posten. Deshalb setzt May auch nur auf erfahrene Mitarbeiter. In ihrer Abteilung arbeiten nur Kollegen, die schon länger im Autohaus tätig sind. Neben der fachlichen Kenntnis, die auch bei guten kaufmännischen Angestellten mindestens ein Jahr Einarbeitungszeit verlangt, sind ihrer Meinung nach auch Lebenserfahrung und kommunikative Fähigkeiten wichtig: "Schließlich muss der Disponent nicht nur mit dem Verkäufer, sondern auch mit den Mitarbeitern der Hersteller, der Banken und Versicherungen eng zusammenarbeiten und sich auch einmal durchsetzen." Und es gibt einen Wermutstropfen: Für die Mitarbeiter der Disposition bei Häusler gilt immer zum Quartalsende, also auch am Jahresende, eine zweiwöchige Urlaubssperre, denn dann herrscht in der Abteilung Hochbetrieb. Jemand muss die von den Herstellern oftmals zur Marktanteilsschönung an den Stichtagen veranlassten Zulassungen ja machen. Kurzfassung Bei Häusler gibt es Bestellspezialisten für jede Marke und für Opel-Großkunden, aber immer auch eine Kollegin oder einen Kollegen, der im Großraumbüro gegenübersitzt und bei Bedarf einspringen kann. Abwicklungsaufgaben werden teilweise markenübergreifend erledigt.

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