Handel: Aus sieben mach eins

Schnell wachsenden Unternehmen stellen sich viele neue Aufgaben. Mit der Anzahl der Betriebsstätten steigt auch das Bedürfnis danach, Prozesse nicht nur an den Standorten selbst, sondern auch untereinander zu harmonisieren. Die BMW-Autohausgruppe May & Olde kennt das nur zu gut. Im Jahr 2003 wurde das erste BMW-Autohaus in Itzehoe eröffnet, durch Übernahmen folgten in den darauffolgenden Jahren bis heute sechs weitere Betriebsstätten, welche die May & Olde-Gruppe heute mit sieben Filialen zum größten BMW-Partner in Schleswig-Holstein machen. Bis vor zwei Jahren war allen Standorten allerdings eines gemein: EDV-technisch bildeten sie keine Einheit, sondern wurden im Dealer Management System (DMS) als einzelne Firmen geführt. Als im Jahr 2005 Geschäftsführer Christian Rönsch ins Unternehmen eintrat, gab es also einige sog. Stand-alone-Lösungen, die allerdings alle das DMS Formel 1 der Softwarefirma Cardis Reynolds einsetzten. "Insofern gab es schon eine EDV-technische Gemeinsamkeit, allerdings konnten die Betriebe nicht untereinander kommunizieren", sagt Ralf Pohlmann, Finanzleiter in der Autohausgruppe, der ebenfalls seit 2005 im Unternehmen tätig ist. "Unser Ziel war es, die Systemlandschaften zu vereinheitlichen, um die Gruppe stringenter auftreten zu lassen", unterstreicht Rönsch. Und das sollte mit einem neuen, einheitlichen und standortübergreifenden DMS möglich gemacht werden. Ziele klar definiert Also wurde im Unternehmen zunächst eine Projektgruppe gebildet, die zunächst die Aufgabe hatte, ein passendes System für die Gruppe zu finden. "Wir haben uns viele verschiedene DMS im Handel angeschaut, verglichen, ob sie unseren Anforderungen genügen, bis wir uns für die neue Generation des Formel 1, die Formel 1 evolution, entschieden haben. Welche Ziele definiert wurden, erläutert Ralf Pohlmann: "Das Wichtigste war uns, einen einheitlichen Datenbestand zu bekommen. Durch die vielen Filialen hatten wir eine doppelte und dreifache Kundenbelegung, was besonders die Jahresabschlüsse erschwerte, bzw. wir für jeden Standort einen eigenen Jahresabschluss machen mussten. Das war zum einen für den Wirtschaftsprüfer sehr aufwendig, aber für uns natürlich auch, denn auch die Finanzbuchhaltung war getrennt nach sieben Filialen, sieben Standorten und die Buchungen waren schwer zu tätigen, da man immer über Verrechnungskonten buchen musste", erklärt der Finanzleiter. Darüber sollte das neue System für die Mitarbeiter auch praktikabel sein. "Nur wenn die Mitarbeiter gut mit der neuen Anwendung zurechtkommen, dann sind wir in der Lage, im Vergleich zu Wettbewerbern die besten Auswertungen zu machen", stellt Rönsch heraus. Und last but not least sollte es möglich sein, sogenannte Add-on-Systeme wie MotiMeter oder Corporate Planner, die bereits an den Standorten verwendet wurden, problemlos in das neue DMS einzubinden. All das versprach Formel 1 evolution - die Entscheidung war gefallen. Schritt für Schritt wurden Standorte in Filialen umgewandelt, d. h. alle Kunden- und Fahrzeugdaten zusammengeführt und Dubletten bereinigt. Neben evolution wurde noch das neue Finanzbuchhaltungssystem Formel 1 evolution Finance komplett mit allen Modulen eingeführt und als Nächstes die Add-on- Systeme eingebunden. Rudolf Resch, Geschäftsführer der Murnauer Systemhauses Cardis Reynolds, berichtet von den Herausforderungen, die in den einzelnen Prozesschritten lagen: "Die sieben Betriebe waren historisch bedingt in den Prozessen unterschiedlich strukturiert. Der Mensch ist ja ein Gewohnheitstier und über die Jahre schlichen sich eigene Prozessabläufe ein, die zu dieser Strukturierung geführt haben, und hinzu kam, dass IT-Systeme nicht gleichartig parametriert waren. Die große Aufgabe lag nun darin, die Bereiche in den Filialen zu harmonisieren, ohne aber die Historie und die Vergleichbarkeit zu verlieren." Mitarbeiter früh ins Boot geholt Um das zu erreichen, wurden die Mitarbeiter frühzeitig informiert und in das Projekt involviert. Damit sollte bei ihnen von Beginn an das Verständnis für den Systemwechsel geweckt werden, um die bestmögliche Umsetzung zu erreichen. Die Migration auf Formel 1 evolution erfolgte für jeden Standort sukzessive und nicht simultan. "Vermutlich wäre es möglich gewesen, alle gleichzeitig umzustellen, aber mit der sukzessiven Umstellung fühlten wir uns sicherer", sagt Christian Rönsch. Schaut man sich die minimalen Ausfallzeiten an, wäre das wahrscheinlich kein Problem gewesen: bei rund 80 erfolgten Dienstleistungstagen wurde das System nur sehr begrenzt und pro Filiale meist nur wenige Stunden blockiert, ansonsten konnte während des normalen Geschäftsbetriebes weiter gearbeitet werden. Während der gesamten Umstellungsphase herrschte zwischen den Beteiligten der Projektgruppe und den Mitarbeitern ein reger Meinungsaustausch. "Schließlich sind es die Mitarbeiter, die täglich damit arbeiten müssen, und ihre Anmerkungen nehmen wir sehr ernst", sagt Rönsch. "Aber sie kamen gleich nach der Umstellung sehr gut mit dem neuen DMS zurecht, nicht zuletzt wegen der guten Schulungen und auch, weil grundlegende Bedienkonzepte wie die Nutzung von Funktionstasten aus der zentralbasierten in die grafikbasierte Oberfläche der Formel 1 evolution übernommen wurden. Das Zurechtfinden und Umgewöhnen wurde dadurch viel leichter", merkt der Geschäftsführer an. Transparenz erreicht Heute, ein Jahr nach der Umstellung aller Filialen, kann Christian Rönsch sagen, dass sich die Umstellung gelohnt hat und die gewünschten Ziele eingetreten sind. "Durch die Vereinheitlichung der Stammdaten haben wir jetzt einen zentralen Überblick über alle Kunden- und Fahrzeugbewegungen. Teile lassen sich zwischen den Standorten ganz einfach ohne Rechnungslegung umbuchen", sagt er. Es gibt nun eine zentrale Buchhaltung mit OP-Verwaltung und Mahnwesen sowie bessere Auswertungsmöglichkeiten in unterschiedlicher Tiefe durch die eingeführte Kostenrechnung. Rudolf Resch ist sich sicher, dass die Umstellung auch deswegen so gut geklappt hat, weil die Zusammenarbeit zwischen Autohaus und Cardis Reynolds mustergültig verlief. "Der Austausch zwischen uns und dem Autohaus war zu jedem Zeitpunkt da und die Mitarbeiter eingebunden. So konnten wir die vorgegebenen Zeitpläne einhalten und die Umstellungen termingerecht durchführen", resümiert Resch. Kurzfassung Das 2001 gegründete Unternehmen May & Olde hat sich vor zwei Jahren entschieden, alle seine sieben Betriebe sukzessive auf das DMS Formel 1 evolution umzustellen. Das Ziel: effizientere Prozessabläufe und dadurch mehr Transparenz in den Zahlen. Formel 1 Evolution / Evolution Finance - spürbarer Nutzen der vielen neuen Funktionalitäten- leichteres Arbeiten in der grafischen Oberfläche- vorläufige und endgültige Buchungen - u. a. freie Editierbarkeit ohne das Erzeugen von Stornobuchungen- mehrmals täglich Abgleich der Kassenbestände in den Standorten mit der Finance und den OPs zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten durch die frei definierbare Übergabe von API-Variablen an Excel- sehr detaillierte Vergabe der User-Rechte

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