Kaitech: Digitale Prozesse im Autohaus

Autohäuser sind heute bereits fest im Griff ihrer IT-Systeme. Eine Vielzahl an digitalen Tools und Anwendungen soll helfen, schnell zu reagieren und die Effizienz zu steigern. Doch oft erhöht sich der Verwaltungsaufwand, denn die einzelnen Systeme kommunizieren nicht, einzelne Arbeiten müssen manuell erledigt werden. Die Antwort des IT-Dienstleisters KaiTech heißt: Digital Process Automation (DPA). Dafür nutzen die Spezialisten die Anwendung der JobRouter AG, eine branchenübergreifende Digitalisierungsplattform, die alle unternehmensbezogenen Prozesse, Daten und Dokumente umfassend digitalisiert und automatisiert. Sie basiert auf Standardtechnologien, Nutzer können so gängige Datenbanksysteme verwenden sowie mit ihrem gewohnten Browser arbeiten. Dank einer Vielzahl von Schnittstellen passt sich der JobRouter jeder bestehenden Systemumgebung an. So greift er auf alle Applikationen zu, sammelt Daten und Dokumente, verarbeitet diese und stellt die Informationen im Geschäftsprozess zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung. Das Autohaus bekommt statt vieler Insellösungen so einen transparenten Gesamtprozess. Bereits im Handel etabliert KaiTech hat sich vor allem auf Dokumentenmanagement, Archivierung, Prozessdigitalisierung und Individualprogrammierung spezialisiert und betreut über 600 Autohäuser verschiedener Marken. Auch die DPA-Lösung ist bereits im Autohandel etabliert. Das Autohaus Walter Mulfinger in Backnang hat JobRouter bereits seit 2011 im Einsatz. Der BMW-Händler startete mit dem Eingangsrechnungsworkflow, hier ließen sich sehr schnell Kosten und Zeit einsparen. "Da wir mit JobRouter quasi unbegrenzt unsere Anforderungen umsetzen können, blieb es natürlich nicht dabei", sagt Tobias Beerwart aus der zentralen Buchhaltung. "Mittlerweile haben wir Lösungen für Preisfindung, Storno/Gutschriften, Transportanforderungen und individuelle Aufgaben im Einsatz." In der Umsetzung ist momentan ein Workflow für die digitale Erfassung der Datenschutzerklärung per Tablet und die Einbindung der Personalabteilung unter anderem mit Personalakte, On-/Off-Boarding von Mitarbeitern und Urlaubsantrag. "Unsere Liste mit weiteren Ideen für eine effektive Prozessdigitalisierung im Autohaus ist noch lange nicht am Ende", betont Beerwart. In kurzer Zeit umgesetzt Das Autohaus Bruno Widmann in Aalen, das unter anderem Mercedes-Benz vertreibt, hat sich im Juni 2017 für die Modernisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung mit JobRouter entschieden. "Da bei uns nur vier Wochen nach der Entscheidung für JobRouter die Einführung einer neuen SAP-Buchhaltung anstand, musste gewährleistet sein, dass die Funktionen der bestehenden Lösung in dieser kurzen Zeit umgesetzt werden. Dies wurde inklusive Buchungsschnittstelle erreicht", sagt Mario Waibel, Leiter Finanzbuchhaltung. "Natürlich wollten wir nicht nur wieder wie gewohnt mit den neuen Systemen arbeiten können, sondern den Prozess weitestgehend automatisieren und optimieren. Hier hat KaiTech uns unterstützt, so dass wir heute Rechnungen der unterschiedlichen Quellen wie E-Mail, Scan, interne Rechnungen und Herstellerbelege automatisch größtenteils auslesen und regelbasiert im Unternehmen verteilen können." Der Mehrmarkenhändler hat zudem sein Archiv komplett auf das integrierte JobArchive umgestellt und die Daten aus dem Altarchiv übernommen. "Aktuell stellen wir unseren VW-Betrieb auf Cross um. Mit JobRouter haben wir die Voraussetzungen geschaffen, weitere Prozesse zu digitalisieren und dieses Potenzial auch zu nutzen." Automatisierte Prozesse Auch für das Autohaus Schmidt + Koch, das die Marken Volkswagen mit Nutzfahrzeugen, Audi, Porsche, Opel, Skoda und Ford vertreibt, ist es in der heutigen Zeit notwendig, Prozesse digital darzustellen, um so einen automatisierten und somit auch beschleunigten Prozess zu gewährleisten. "Wir haben uns dazu entschieden, zunächst unseren Rechnungseingangsprozess über JobRouter abzubilden", erklärt Buchhaltungsleiter Stephan Evers. "Dabei begannen wir, mit einem Betrieb einen Testlauf zu starten. Bei der Umsetzung konnten wir sehr schnell feststellen, dass sich in kürzester Zeit ein lauffähiger Workflow realisieren ließ, der bereits darauf schließen ließ, dass unsere Anforderungen entsprechend umgesetzt werden können." Eine Herausforderung seien besonders die Anforderungen an die Bereitstellung der Konten aus der Schilling-Buchhaltung gewesen, da dort eine komplexe Plausibilitätslogik hinsichtlich der Kompatibilität der Kostenrechnungsmerkmale hinterlegt ist. "Insbesondere durch die gute Zusammenarbeit konnten auftretende Probleme kurzfristig behoben werden." Der Händler will nun weitere Anforderungen umsetzen und JobRouter in den weiteren Betrieben ausrollen. Darüber hinaus sollen zukünftig auch weitere Prozesse, wie das Forderungsmanagement, implementiert werden. "Das System hat bei den Usern mittlerweile eine hohe Akzeptanz", so Evers. Wettbewerbsfähig bleiben Das Workflow-System ist auch bei Süverkrüp + Ahrendt als All-in-One-Lösung im Einsatz. "2016 haben wir begonnen, nach einer Workflow-Anwendung zu suchen, um unsere bisherigen Prozessabläufe weiter zu optimieren und zu digitalisieren. Vorrangiges Ziel war es, im Zuge der Digitalisierung des Autohauses weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben. Diesen Schritt sind wir gegangen", berichtet Guido Paulsen, Leiter IT und Digitalisierung. "Mittlerweile entwickelt unser Team in Zusammenarbeit mit kompetenten Partnern seine eigenen Workflows." Verschiedenste Arbeitsabläufe - beispielsweise in den Bereichen Personalmanagement, Rechnungswesen oder auch Material- / Programm-Anforderung - wurden so bei dem Mercedes-Benz-Händler optimiert und beschleunigt. "Durch die gute Einbindung von Schnittstellen mit JobRouter ergeben sich weitere Anwendungsbereiche und Synergien. Auch für die Zukunft setzen wir verstärkt auf eine Weiterentwicklung in diesem Bereich und freuen uns mit der Firma KaiTech einen kompetenten und engagierten Partner an unserer Seite zu haben", bekräftigt Paulsen.

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