Disposition als Zentralfunktion: Die Drehscheibe im Autohaus

Die Disposition ist schon lange nicht mehr nur die Stelle, über die die Bestellung eines Wagens im Autohaus erfolgt. Vielmehr bildet der Bereich die Drehscheibe zwischen zahlreichen Bereichen und hat sich über die Jahre immer mehr zu einer Kontrollstelle entwickelt. Das weiß Katrin Heim. Seit nunmehr vier Jahren leitet sie die Disposition im Autohaus Kunzmann. Insgesamt sind hier vier Mitarbeiter für die Disposition in der Gruppe zuständig. Im vergangenen Jahr wurden 1.550 Lieferungen Mercedes-Benz Pkw Neuwagen und 153 neue Smarts an den neun Standorten des Autohauses über die Zentraldispo in Aschaffenburg berechnet. "Unsere Hauptaufgabe ist zunächst die Auftragsannahme", berichtet Heim. "Wir prüfen, ob alle für die Bestellung eines Fahrzeugs erforderlichen Dokumente vorhanden sind, und auch, ob die Voraussetzungen, welche die Daimler AG an uns stellt, erfüllt sind." Das betrifft zum Beispiel Themen des Marketingprogramms des Herstellers. "Weil wir natürlich immer die Revisionssicherheit gewährleisten müssen, muss alles seine Richtigkeit haben", unterstreicht die Dispositionsleiterin. Dazu zähle zum Beispiel zu überprüfen, ob ein Kunde rabattberechtigt ist und entsprechende Nachweise einzuholen sind. Infos zu Marketingaktionen mit den dazugehörigen Rabatten stellt Mercedes seinen Händlern online zur Verfügung. "Meistens werden wir per E-Mail darauf hingewiesen, welche Aktionen anstehen und bei der Bestellung eines Neufahrzeugs zu berücksichtigen sind, gelegentlich kommen diese Infos aber auch über unseren Verkaufsmanager bei Mercedes", erläutert Heim. Ohne IT geht's nicht Bei der Bearbeitung der Aufträge spielen IT-Systeme eine sehr wichtige Rolle. So nutzen die Disponenten für die Annahme und die Einplanung das System GO (Global Ordering). Hierüber werden Auftragsnummern vergeben, Kundennummern verschlüsselt und Rabattberechtigungen hinterlegt und die Auftragsbestätigung gedruckt. Über ein weiteres System, das Kalkulations- und Neuwagen-Controllingtool VC Win, werden etwaige Gutschriften berücksichtigt und letzten Endes auch die Provision des Verkäufers abgerechnet. Sobald der Auftrag eingegeben ist und sowohl vom zuständigen Verkäufer kontrolliert und von der Geschäftsführung gegengezeichnet ist, werden alle Dokumente digital im System Easy Archiv archiviert. Dazu werden alle Formulare eingescannt und mit einem Titel versehen, der sie eindeutig einem Kunden und Fahrzeug zuordnet. "Schon vor einigen Jahren haben wir uns von Papierakten getrennt. Die waren nämlich nicht nur einen Zentimeter dick, sondern teilweise auch drei oder vier, und einzelne Dokumente in der Akte nur mit hohem Zeitaufwand zu finden", sagt die Dispositionsleiterin. Jetzt könne über eine entsprechende Verschlagwortung das gewünschte Dokument innerhalb kürzester Zeit am Rechner aufgerufen werden - egal ob die Buchhaltung, die Geschäftsführung oder der Verkäufer selbst sucht - zugreifen könne im Prinzip jeder. Kaum Austausch unter den Systemen Und als wenn es nicht bereits schon genug IT-Systeme wären, kommen noch zwei weitere hinzu: das Dealer Management System Alpha Plus und das Kundenkontaktprogramm Customer One. "Leider haben die Systeme untereinander nicht die Schnittstellen, die uns Doppeleingaben ersparen und außerdem Fehlerquellen minimieren würden", sagt Katrin Heim. "Das ist umso ärgerlicher, da wir ja sowieso gut 70 Prozent der Zeit mit der Eingabe von Kunden- bzw. Fahrzeugdaten verbringen." Höherer Kontrollaufwand Zurückblickend auf die vergangenen Jahre ist der Kontrollaufwand laut Heim immer größer geworden. "Mittlerweile unterstützten wir immer stärker unsere Kollegen aus dem Verkauf, auf die ein immer größerer, bürokratischer Aufwand einprasselt", sagt sie. "Wir prüfen genau nach, ob nicht eventuell ein Dokument zur Auftragserfassung fehlt, und stehen somit mit dem Verkaufsteam in engerem Austausch als noch vor ein paar Jahren." Auch der Austausch zum Hersteller hat sich intensiviert. "Die Zusammenarbeit mit unserem Verkaufsmanager bei Mercedes ist super", sagt Heim. Wenn es allerdings darum gehe, Informationen von den Fachabteilungen zu bekommen, sehe es schon anders aus. "Es kann immer wieder vorkommen, dass wir spezielle Infos zu einem Marketingprogramm brauchen und Fragen zu Mengenrabatten oder Fahrschulprogrammen haben. Leider klingelt dann bei den Verantwortlichen das Telefon oft durch und wir bekommen auch keinen Rückruf", bemängelt Heim und wünscht sich eine bessere Kommunikation. Sehr nachvollziehbar, bei all den Aufgaben innerhalb der Disposition. Kurzfassung Das Aufgabenspektrum der Dispositionsabteilung ist breit gefächert. Neben der klassischen Auftragsannahme nehmen die vier Mitarbeiter in der Disposition zunehmend auch Kontrollfunktionen wahr. Unterstützen soll die IT, allerdings hapert es oft an den erforderlichen Schnittstellen, die Doppelerfassungen entfallen ließen.

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