IT-Umstellung: Schneller, besser, zufriedener

Das war schon eine stramme Nummer: Während der laufenden Verhandlung über die Eröffnung eines neuen Standortes zieht sich Infiniti zurück aus Europa und die Günther-Gruppe mit ihren Standorten in Hamburg, Berlin und Frankfurt am Main hat verwaiste Betriebsstätten. Da taucht Maserati wie Phoenix aus der Asche auf und schließt im ersten Lockdown die Lücke. Günther präsentiert sich wieder als Drei-Marken-Händler mit Nissan, Kia, Maserati und Infiniti-Service mit acht Standorten in vier Bundesländern.

Preiswerter mit mehr Support
Wie so oft im Leben reicht eine Baustelle nicht. Geschäftsführer Detlef Ahrens bekommt immer mehr Klagen von seinen Mitarbeitern. Seit der DMS-Anbieter von einem Großkonzern aufgekauft wurde, funktioniert der persönliche und bewährte Support nicht mehr, die Systemausfallzeiten steigen, neue Server würden benötigt, die ebenfalls nicht mehr supportet werden. Kurz: Nach Vor-Ort-Check beim Nissan Kollegen Wegener in Berlin entscheiden sich Inhaber Ben Günther, intern der EDV-Versteher, und Detlef Ahrens zum Wechsel auf Loco-Soft zum 1. Februar 2021. Ahrens Fazit heute: „Die können das Gleiche wie unser altes System; nur schneller, besser und preiswerter. Unsere IT-Kosten betragen nur noch ein Drittel der alten und wir haben jetzt Windows-Server im Einsatz mit einem deutlich besseren Support. Damit kennen sich einfach mehr ITler aus.“

Einfachere Bedienung
Loco-Soft habe sein Front-Office schneller gemacht und gleichzeitig sei das Bedienen der Programme für seine Mitarbeiter wesentlich einfacher geworden, weil weniger komplex. Als Geschäftsführer findet Ahrens „die Auswertungstools genial einfach.“ Schon die im System angelegten findet er großartig, und das Anlegen von betriebsindividuellen gehe schnell und einfach. So checke er täglich in nicht mal 10 Minuten alle Unfall-Abrechnungen mit den Versicherungen selbst. Gekürzten Stundenverrechnungssätzen oder gestrichenen Teilen geht er akribisch nach. Über die in Loco-Soft integrierte Buchhaltung hat er seine Zahlen in Echtzeit und nicht erst einen Tag später. Mit dem Wechsel wurde direkt auf den SKR 51 umgestellt. „Das klappte geschmeidig. Die haben bei Loco-Soft echt kompetente SKR-51-Spezialisten. Innerhalb einer Woche haben die uns die komplette Konfiguration für unsere Gruppe im Rahmen einer Schulung erstellt und gleichzeitig die Besonderheiten unseres Unternehmens, was auf welche Kostenstelle gebucht werden soll, mit eingearbeitet“, erinnert sich Ahrens.

Reibungsloser Start
Das Jahr 2021 hatten Ahrens und sein Team als Übungsjahr für Loco-Soft geplant. Doch nach drei Monaten liefen neunzig Prozent der Programme reibungslos. Es stand nur noch Feinjustierung wie Rechnungsversand per E-Mail, Änderungen in den Druckersteuerungen und das Starten des Mahnwesens an. Sehr genau hat Ahrens besprochen, welche Daten wie übernommen werden sollten. Den Kundenstamm hat er zwei Monate selbst bereinigt und auf ein Drittel reduziert. Jetzt betreiben zwei Mitarbeiterinnen zentral für alle Standorte die Datenpflege. Seit diesem Jahr hat er ein eigenes CRM-Tool mit einem Bonus-Programm installiert, für das Loco-Soft die entsprechende Schnittstelle hat. Es wurden 12.000 Datensätze ohne HU/AU-Termin entdeckt. Die sind jetzt auf 2.000 Datensätze reduziert und schon ist ein deutlicher Anstieg des Werkstattgeschäfts zu verzeichnen.

Abrechnung zentral geregelt
Detlef Ahrens’ Hobby ist die Prozessoptimierung. Die offenen Aufträge der Serviceberater waren zu hoch. Zu oft wurden die Mitarbeiter bei der Abrechnung gestört. Vor vier Jahren stellte er das System um auf zentrale Abrechnung über gut ausgebildete Mitarbeiterinnen. „Die sind einfach schneller in der Dateneingabe“, so Ahrens, und die Serviceberater können sich auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren. So erfolgt auch die Terminvergabe zentral für alle acht Standorte durch eine Mitarbeiterin. Sie hat alle acht Loco-Soft-Werkstattplaner im Zugriff.

Fragt man Maserati-Serviceleiter Stefan Schoß, was ihm am besten an Loco-Soft gefällt, kommt wie aus der Pistole geschossen: „Die Loco-Soft App“. Die hat er auf seinem Handy. Jeder Maserati geht über die Direktannahme. Schoß schießt dabei zwischen 20 bis 30 Bilder zur Dokumentation. Dank des schnellen Programms und des schnellen neuen Servers, den Ben Günther speziell zusammenstellen ließ, werden die Bilder fast in Echtzeit in die Kundenakte übertragen. Die in der Loco-Soft App hinterlegten Annahme- und Abnahmechecklisten setzt Schoß eins zu eins ein: „Die sind total praktisch. Ich habe alles dokumentiert und der Kunde unterschreibt gleich elektronisch.“

Büro in der Hosentasche
In Ahrensburg vermarktet die Günther Gruppe ihre Gebrauchtfahrzeuge zentral und ist dazu von der Fahrzeugbestandsverwaltung in Loco-Soft begeistert. Insbesondere habe sich die zentrale Bestückung der GW-Börsen über „CarGate“ bewährt. Auch Detlef Ahrens nutzt die Loco-Soft App, sein Büro in der Hosentasche. Wenn es Rechtsfragen gibt, hat er dazu sofort die Kundendaten im Zugriff – egal an welchem Standort er ist. Am liebsten schaut er sich die Umsatz- und Ertragszahlen an.

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