Elektronische Kassen, Taxameter, Wegstreckenzähler: Neue Meldepflicht ab 2025

Weitere Informationen und Services von AUTOHAUS zum Thema: Playlist: "Steuer- und Rechtsthemen" KURZFASSUNG 1. Die Mitteilung eines elektronischen Aufzeichnungssystems (eAS) an das Finanzamt hat grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des eAS zu erfolgen. 2. Zunächst gibt der Gesetzgeber noch eine gewisse Kulanz. Für eAS, die vor dem 1.7.2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen werden, gilt eine Übergangsregelung. In diesen Fällen hat die Meldung bis spätestens 31.7.2025 zu erfolgen. 3. Die Meldung erfolgt über das sog. ELSTER-Portal und kann dort auf drei unterschiedliche Wege erfolgen. Das sind die Direkteingabe, der Upload einer XML-Datei und die Datenfernübertragung. Man glaubt es kaum, nach über acht Jahren nach Bekanntgabe des eigentlichen Gesetzes tritt zum 1.1.2025 die digitale Meldepflicht für bestimmte elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) in Kraft. Geregelt ist sie in § 146a Abs. 4 AO i.V.m der sogenannten Kassensicherheits-Verordnung und verpflichtet denjenigen, der "aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems (.) erfasst", bestimmte Daten digital an das Finanzamt zu melden. Frist und Übergangsregelung Die Mitteilung eines elektronischen Aufzeichnungssystems (eAS) an das Finanzamt hat grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des eAS zu erfolgen. Zunächst gibt der Gesetzgeber noch eine gewisse Kulanz. Für eAS, die vor dem 1.7.2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen werden, gilt eine Übergangsregelung. In diesen Fällen hat die Meldung bis spätestens 31.7.2025 zu erfolgen. EAS, die ab dem 1.7.2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung/Besitzübernahme gemeldet werden. Dies gilt auch für eAS, die ab dem 1.7.2025 außer Betrieb genommen werden. Für diese eAS muss auch die Anschaffung mitgeteilt werden. Zu meldende Daten Folgende Daten sind dem Finanzamt digital zu melden: Name des Steuerpflichtigen, Steuernummer des Steuerpflichtigen, Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme, Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems. Die Meldung hat grundsätzlich der Steuerpflichtige beziehungsweise sein gesetzlicher Vertreter vorzunehmen. "Anschaffung" Meldepflichtig ist jede Anschaffung, wofür bereits jeder Besitz ausreicht. Notwendig ist die Nutzung des eAS nicht. Gemietete, geleaste oder kurzfristig geliehene eAS fallen ebenso unter die Meldepflicht wie eAS, die zu Eigentum erworben wurden. Die Meldepflicht und Zuordnung des eAS zum Betrieb umfasst damit sämtliche eAS, die in einem Betrieb vorgehalten werden. Auf eine Nutzung oder die Art der Anschaffung kommt es nicht an. "Außerbetriebnahme" Die Außerbetriebnahme setzt nach dem Willen des Gesetzgebers voraus, dass das eAS nicht mehr verwendet und auch nicht mehr im Betrieb vorgehalten wird. Was mit "Vorhalten im Betrieb" gemeint ist, wird nicht definiert. Nach dem gemeinen Sprachgebrauch lässt sich vermuten, dass das eAS nicht physisch im Betrieb vorhanden sein darf. Dies mutet zugleich seltsam an, denn schließlich darf der Eigentümer mit seinem Eigentum verfahren, wie er es möchte. Um sich hier keinen unnötigen Risiken auszusetzen, sollte entweder das eAS nach dessen Abmeldung vom Betriebsgelände entfernt werden oder die Abmeldung so lange nicht angezeigt werden, wie das eAS sich auf dem Betriebsgelände befindet. Einzig nicht von der Meldepflicht umfasst sind eAS, die vor dem 1.7.2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und auch nicht mehr im Betrieb vorgehalten sind und zuvor auch noch nicht dem Finanzamt gemeldet wurden. Eindeutig ist der Fall des Verlustes oder der Zerstörung des eAS zu beurteilen. Da hier der Besitzverlust endgültig und unwiederbringlich erfolgt und damit die Nutzung ausgeschlossen ist, ist die Außerbetriebnahme zu melden. Meldepflichtige eAS Was ein "elektronisches Aufzeichnungssystem" ist, hat der Gesetzgeber nicht ausdrücklich geregelt. Gewöhnlicherweise ist ein "eAS" die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnung erstellt. Damit entsteht erst durch die Verbindung von Software und Hardware ein meldepflichtiges eAS, was zu Verwirrung hinsichtlich des Anschaffungsdatums des Systems führen kann. Klar ist damit aber auch, dass derjenige, der eine offene analoge Kasse (Geldbüchse, Schuhkarton etc.) verwendet, nicht in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fällt. Zu den meldepflichtigen eAS zählen beispielhaft und nicht abschließend: Elektronische/computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen Hotelsoftware mit Kassenfunktion Wegstreckenzähler EU-Taxameter Waagen mit integrierter Registrierkassenfunktion Tablet/App-Kassensysteme (sog. softwarebasierte eAS) Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion Praxissoftware für Ärzte mit integriertem Kassenmodul, mit dem man auch Zahlungen abwickeln kann. Charakteristisch ist für diese Systeme, dass sie der Aufzeichnung und Dokumentation von eigenen Geschäftsvorfällen des Verwenders dienen. Dabei können mehrere Eingabegeräte einem eAS zugeordnet sein. Zur Meldung des jeweiligen eAS stehen dem Meldepflichtigen drei Übermittlungswege zur Verfügung. Die Mitteilung erfolgt über das sogenannte ELSTER-Portal und kann dort auf drei unterschiedlichen Wegen erfolgen. Das sind die Direkteingabe, der Upload einer XML-Datei und die Datenfernübertragung. Dagegen gelten beispielhaft folgende Systeme nicht eAS im Sinne § 146a AO: Kassen-/Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung Ladepunkte für E-Autos Elektronische Buchhaltungsprogramme Waren- und Dienstleistungsautomaten Geld- und Warenspielgeräte Meldung je Betriebsstätte erforderlich Darüber hinaus hat eine Meldung für jede feste Betriebsstätte, die im Rahmen des Unternehmens unterhalten wird, zu erfolgen. Nach Ansicht des BFH ist nicht jede Geschäftseinrichtung oder Anlage zugleich auch eine Betriebseinrichtung im Sinne dieses Gesetzes. Eine Betriebsstätte erfordert die Erfüllung örtlicher, zeitlicher und rechtlicher Kriterien. In örtlicher und zeitlicher Hinsicht hat eine Geschäftseinrichtung oder Anlage einen Bezug zu einem bestimmten Teil eines Grundstücks von gewisser Dauer aufzuweisen, um als Betriebsstätte zu gelten. Sie darf also nicht nur vorübergehend bestehen. Darüber hinaus muss eine Betriebsstätte der dauerhaften Verfügungsmacht des "Haupt"-Unternehmens unterliegen. Eine bloße flexible Verkaufsstelle, zum Beispiel ein Verkaufsstand auf dem Christkindlmarkt, erfüllt folglich nicht die Voraussetzungen und ist damit nicht meldepflichtig. Betreibt der Unternehmer mehrere Betriebsstätten, für welche er nur ein eAS verwendet, ist die Mitteilung für diejenige Betriebsstätte vorzunehmen, an welcher sie vorwiegend eingesetzt wird. Bei Unsicherheiten sollte das eAS an der Betriebsstätte der Geschäftsleitung gemeldet werden. Verwendet der Unternehmer in einer Betriebsstätte eAS unterschiedlicher Hersteller, müssen alle Systeme in der Mitteilung zu dieser Betriebsstätte enthalten sein. Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung Die verwendeten eAS sind zusätzlich mittels einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Die Anforderungen an die TSE legt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) fest. Das Sicherheitsmodul erzeugt folgende Daten (Protokolldaten): Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung (auch bei Vorgangsabbruch), eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, Prüfwert, Seriennummer der TSE, Signaturzähler. Die TSE protokolliert die einzelnen Vorgänge und dient als einheitliche digitale Schnittstelle für steuerliche Außenprüfungen und Nachschauen. Ausfallzeiten und -grund einer TSE sind zu dokumentieren (vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.6). Diese Dokumentation kann auch automatisiert durch das elektronische Aufzeichnungssystem erfolgen. Der Unternehmer hat unverzüglich die Ausfallursache zu beheben und Maßnahmen zur Beseitigung zu treffen und sicherzustellen, dass die Anforderungen des Gesetzes schnellstmöglich wieder eingehalten werden. Maximilian Appelt Rechtsanwalt, Steuerberater www.raw-partner.de KOMMENTAR Digitale Kassensysteme beobachtet die Finanzverwaltung längst genau. Beschlossen wurde die Meldepflicht im Rahmen des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Die Meldepflicht ergänzt die bereits bestehenden Vorkehrungen der Einzelaufzeichnungspflicht, der Pflicht, eAS durch technische Sicherheitseinrichtungen zu schützen, sowie der Belegausgabepflicht, um die Manipulation von Kassensystemen in der Bargeldbranche zu bekämpfen. EAS müssen dafür über zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen verfügen. Diese protokollieren die maßgeblichen Daten, sodass für jede Transaktion eine Transaktionsnummer vergeben wird, um Lücken in den Aufzeichnungen erkennbar zu machen. Letztlich dienen all diese Maßnahmen dem Kampf gegen Geldwäsche und Steuerhinterziehung.

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