Gebrauchtwagenmanagement: Mehr Einheit durch Transparenz

Der Hereinnahmeprozess gehört zu den besonders komplexen Vorgängen im Autohaus, denn es sind viele Schnittstellen, welche auf den erfolgreichen Ablauf einwirken müssen. Bis das Fahrzeug sowohl online als auch offline seine Präsenz findet, passiert viel. Das Management dieser sogenannten Standzeit 1 kostet oft viel Zeit und Geld. Und obendrein müssen Vertrieb, Service, Disposition, Buchhaltung und viele externe Dienstleister nahtlos Hand in Hand arbeiten. Keine leichte Aufgabe. Komplett neue Abteilung Um die Strategie der Zentralisierung umzusetzen, wurde durch einen der Geschäftsführer von Bauschatz & Gerstenmaier, Yilmaz Celikkaya, eine neue Abteilung gegründet. Das "Zentrale Gebrauchtwagen Management" (ZGWM) betreut die gesamte Handelsgruppe von Mittelbaden bis hin nach Oberschwaben in allen Bereichen des Marken-Gebrauchtwagenhandels. Nach dem erfolgreichen Aufbau der Abteilung ging die Leitung an Benjamin Groß. "Das ZGWM baut auf fünf Säulen auf: Einkauf, Bestandsmanagement, Leasingrücknahmeabwicklung und Einplanung, Controlling sowie Kennzahlenüberwachung", erklärt Yilmaz Celikkaya. Für ihn stand von Anfang an fest, welche Kollegen er in der gesamten Handelsgruppe zentral einsetzen wollte. "Wir haben die kompetentesten Mitarbeiter in einer Abteilung zusammengeführt. Nun kann ihr Know-how zentral für die gesamte Gruppe wirken." Standzeit verringern Auf der Suche nach einer neuen Softwarelösung für das ZGWM entschied man sich schließlich für den Alpha Controller von Alpha Online. "Wir wollten die Hereinnahme vereinheitlichen und die Prozesse digitalisieren. Da es an jedem der Standorte unterschiedliche Standards gab, wollten wir zudem mehr Transparenz und eine zentrale Steuerung der Hereinnahmen erreichen", erinnert sich Benjamin Groß. Ein weiteres Ziel neben der Verringerung der Standzeit 1 und der Prozessoptimierung war es, die Kommunikation einzelner Abteilungen effizienter zu gestalten. Denn bei der Hereinnahme arbeiten Vertrieb und Service eng zusammen. Die Abläufe sollten somit auch für die Mitarbeiter planbarer werden, damit die Fachabteilungen Hand in Hand arbeiten konnten. Mitarbeiter mitnehmen Nach einer Testphase an einem Standort wurde der Alpha Controller schließlich in der ganzen Handelsgruppe ausgerollt. Inzwischen arbeiten damit 162 Mitarbeiter. Im Pilotbetrieb wurden dazu erst im Kleinen die Prozesse und Aufgaben definiert, Dienstleister wie die interne Werkstatt und Aufbereitungsservice eingebunden und auch die Auslieferung der Gebrauchtfahrzeuge definiert. "Man muss sich für jeden Standort Zeit nehmen, denn jeder Betrieb hat seine eigenen Gewohnheiten", erklärt Axel Döbbeler, Vertrieb und Beratung bei Alpha Online. "Und man darf den Faktor Mensch nicht außer Acht lassen. Für die Mitarbeiter ist es zunächst nur ein neues System. Wenn man ihnen jedoch erklärt, was es konkret für Mehrwerte bietet, bringen sie sich auch aktiv ein. Hier ist eine offene Mitarbeiter-Kommunikation gefragt." Deshalb genüge laut Axel Döbbeler eine einmalige Schulung im Zuge der Systemeinführung auch nicht. "Man muss jeden Standort einen nach dem anderen auf das System vorbereiten, bis das gesamte Unternehmen damit arbeitet. Das ist weniger ein Technik- als vielmehr ein Change-Prozess." Ein Change-Prozess sollte, wenn er Erfolg haben soll, den Mitarbeitern nicht aufgezwungen werden, sondern bei der Führungsebene beginnen. Deshalb waren bei den Kickoff-Meetings sowohl der Geschäftsführer Yilmaz Celikkaya als auch sämtliche Serviceleiter dabei. "Dadurch sollte ein Bewusstsein für die Notwendigkeit des neuen Tools geschaffen werden. Vor allem der Service sollte von Anfang an mit im Boot sein, denn hier muss viel geplant werden im Tagesgeschäft", weiß Benjamin Groß. Dynamischer Markt "Die Entwicklung des Gebrauchtwagenmarktes ist nicht nur historisch spannend, sondern auch in der Zukunft", so Yilmaz Celikkaya. "Der Markt ist dynamisch und wird von sehr vielen Faktoren beeinflusst. Zukünftige Trends wie weitere Digitalisierung, technologische Fortschritte bei den Fahrzeugen und sich verändernde regulatorische Rahmenbedingungen werden den Markt weiterhin prägen. Gleichzeitig sind Themen wie Entwicklung der Restwerte von Elektrofahrzeugen und die Verfügbarkeit von Ladeinfrastruktur Themenfelder, welche auch die Gebrauchtwagen-Abteilung sehr genau verfolgt." Gleichzeitig sieht Axel Döbbeler im Gebrauchtwagenabsatz auch die Chance für Händler, sich eine eigene Handelsmarke aufzubauen, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Benjamin Groß stimmt dem zu und ergänzt: "Man muss seine Marke durch Leistungsversprechen stärken und sich darauf konzentrieren, was der Kunde will. Auch der Onlinevertrieb ist hier sehr wichtig. Auf den Börsen ist die Konkurrenz sehr groß und deshalb ist es ein entscheidender Vorteil, wenn der Kunde immer wieder das Logo des Händlers wahrnimmt." Lösungen genau prüfen Um der zunehmenden Digitalisierung und ihren Anforderungen gerecht zu werden, sieht man sich bei Bauschatz & Gerstenmaier potenzielle neue Systeme ganz genau an: "Wir verfügen zwar nicht über eine eigene IT-Abteilung, doch wir prüfen unsere Prozesse und Ansprüche und entscheiden dann, wo wir auf eine Fertiglösung setzen und wo nicht. Wichtig ist, dass sie auf unsere individuellen Anforderungen passt. Es gibt viele gute Lösungen am Markt, aber nicht jede passt zu jedem Autohaus", berichtet Benjamin Groß. Beim Alpha Controller hat es von Anfang an gepasst, denn hier konnte die GW-Abteilung die gesetzten Ziele der Geschäftsleitung zügig verwirklichen. "Es geht um Geschwindigkeit. Man muss die Fahrzeuge möglichst schnell wieder online bzw. in die Börsen bekommen. Doch in dem Gesamtprozess können Lücken entstehen, die wir mit dem Alpha Controller schließen wollen. Alles muss schnell und mit wenigen Klicks funktionieren", meint Axel Döbbeler. Und natürlich schlummern auch hier noch Potenziale. Für den Ankaufprozess hat Alpha Online eine geführte Bilderfolge entwickelt, die AlphaController Remote Bewertung, die dem Servicemitarbeiter das Aufnehmen von Fahrzeugbildern erleichtert und so den Hereinnahmeprozess weiter beschleunigt. Bauschatz & Gerstenmaier hat mit dem Alpha Controller die Fahrzeughereinnahme erfolgreich zu einem durchläufigen Gesamtprozess umgestaltet. Zu Recht, denn das Geschäft mit den Gebrauchten birgt zu viele Potenziale, um sie täglich zu verschenken.

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