IT-Evolution bei Auto Smolczyk: Ganzheitlich entfalten

Die systematische Nutzung technischer Neuerungen und gezielte Erweiterungen des DMS haben das nachhaltige Wachstum von Auto Smolczyk in Hattingen in den vergangenen 13 Jahren effektiv flankiert. Die beständige Optimierung ist auch nötig. Denn mit rund 700 vermarkteten Neuwagen in 2015 hat sich der jährliche Absatz allein in den vergangenen fünf Jahren mehr als verdoppelt. Der Hyundai-Händler kommt damit in seiner Heimatstadt auf einen Marktanteil von ca. 20 Prozent und erwirtschaftet mit 47 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von rund 19 Millionen Euro. Die Kundenzufriedenheitswerte im 4. Quartal nach Importeurs-Auswertungen: 92 Prozent. Eine Erfolgsgeschichte. Dieses Jahr haben Inhaber Georg Smolczyk und Sascha Braun, Verkaufsleiter und Prokurist, ca. 800 Einheiten angepeilt. Um dies zu erreichen und dabei auskömmlich zu arbeiten, ist ein straffes und transparentes Management gefordert. Schließlich sollen sowohl die Kosten im Griff als auch die Kundenbindung bei zunehmendem Absatz- und Servicevolumen hoch bleiben. Transparenz im Verkauf Zu diesem Zweck setzt Auto Smolczyk auf das DMS "Werwiso" von Betzemeier Automotive Software. Damit behalten die Führungskräfte den Überblick und steuern die einzelnen Geschäftsbereiche. Im Verkauf dient es dazu, die gesamte Wertschöpfungskette der Fahrzeugvermarktung abzurufen und zu monitoren - vom Einkauf bis zum Verkauf an den Kunden inklusive Faktura. "Inzwischen wickeln wir alle Schritte über das DMS ab. Auch die Einkaufsrechnungen ziehen wir direkt aus dem SAP von Hyundai und müssen nur noch wenige Daten hinzufügen, wie z. B. Rechnungsnummer ergänzen und die Begrifflichkeiten für die Fahrzeugausstattung etwas erweitern", sagt Sascha Braun. Ist das Fahrzeug vermarktet, erstellt er durchgängige Ertragsrechnungen mit allen kalkulatorischen Kosten- und Einnahmegrößen, wie Provision der Banken bei Finanzierungen, Prämien des Importeurs, Zugabe von Fußmatten, Werkstattkosten, Inzahlungnahme und Standtage. "Daraus entwickeln wir wiederum gezielte Verkaufsaktionen für bestimmte Modelle oder Fahrzeuge mit bestimmten Ausstattungs- oder Motorvarianten", so Braun. Zudem sieht der Verkäufer so am Arbeitsplatz im Kundengespräch, was er aktuell mit welchen Margen verkaufen kann, und hat die Historie zu Fahrzeug und Kunde parat. Bindeglied zu Hyundai und Dienstleistern In den vergangenen fünf Jahren hat der Zuwachs an Schnittstellen in die Hyundai-Welt neue Mehrwerte gebracht. Etwa beim Teilesystem von Hyundai, in dem direkt aus dem DMS alle Bestellungen ausgelöst und die Lieferscheine elektronisch eingelesen werden. Braun erläutert: "Hyundai stellt diese zur Verfügung und die Mitarbeiter im Teilelager ziehen sich diese einfach ins System." Infolgedessen ist auch die Datenqualität gestiegen. Parallel dazu nutzt man die Schnittstellen zu Fremdsystemen, etwa zur Übermittlung von Daten an den Dienstleister Aura, der die Kundenzufriedenheitsumfragen für Hyundai durchführt, sowie zum Transfer der Kundendaten in DAT zur Fahrzeugbewertung. Eine weitere elementare Schnittstelle gibt es seit der Umstellung auf den Kontenrahmen SKR 51 für die Finanzbuchhaltung zur Datev. "Den Standard haben wir etwa ein Jahr vor der von Hyundai verpflichtenden Umsetzung zum 1. Januar 2014 übernommen und die Einführung mit Schulungen durchgeführt", erläutert Braun. "Zum offiziellen Startschuss ist dann bei uns schon alles rundgelaufen." Verzahnung aller Bereiche Derweil hat das Autohaus seine Prozesse weiter optimiert und das Modul "Potenziale" im Einsatz. Darin erfasst die Werkstatt systematisch, wann z. B. TÜV fällig ist, die Bremsen gewechselt werden müssen oder der letzte Kontakt war. Diese Informationen werden eingepflegt, regelmäßig abgerufen und die Kunden entsprechend kontaktiert. Ziel ist es, das Zusammenwirken der einzelnen Bereiche zu erhöhen, um Cross-Selling-Chancen zu heben. Infolgedessen hat sich die Kooperation zwischen Serviceberatern und Verkäufern intensiviert. Wenn beispielsweise umfangreiche Reparaturen anstehen, die den Kfz-Wert übersteigen, wird das vom Serviceberater konsequent für den Verkauf vermerkt. Der Verkäufer unterbreitet daraufhin ein Alternativangebot. "So können wir partnerschaftlich handeln, um den Kunden Möglichkeiten aufzuzeigen und ihn langfristig zu halten", betont Braun. Wer im Service gut plant, gewinnt Zugleich greift der Service auf den Werkstattterminplaner "Werwiplan" zu. Hierin erfolgt vor allem die Ressourcenzuteilung und -kontrolle durch den Werkstattmeister und die Serviceassistentinnen. Sie sehen, welche Arbeiten dem jeweiligen Monteur aufgetragen sind, welche er noch übernehmen kann, und informieren sich gegenseitig. Auch Standards für den Service werden für alle nachvollziehbar definiert und zugänglich gemacht. Darüber hinaus werden in Verbindung mit der Zeiterfassung "Werwitime" die Aufträge erstellt und einem Monteur konkret zugewiesen. Er stempelt sich über das System ein und wieder aus, sobald der Vorgang erledigt ist. "Die Organisation sorgt damit nicht nur für Effizienz und kurze Wege, sondern sichert die Auslastung nun nachvollziehbar auf Wochen hinaus", resümiert Braun. Digitale Dienste binden Kunden Im Rennen um die beste Kundenbetreuung misst das Autohaus auch digitalen Diensten einen hohen Stellenwert bei. Deshalb begann man vor gut einem Jahr mit der Nutzung der digitalen Dialogannahme (DA) "Check Advisor" sowie der Autohaus-App von Applicodata. Seither führen die drei Serviceberater anhand einer Checkliste nach Hyundai-Vorgabe mit ihren Tablets in der Hand die digitale DA mit den Kunden am Auto durch. Diese ist wiederum verbunden mit dem Modul Potenziale, so dass anschließend ein Auftrag direkt ausgelöst und in den Arbeitsauftrag des Monteurs aufgenommen werden kann. Auch die erste Gebrauchtwagen-Bewertung bei Inzahlungnahmen läuft anhand einer individuellen Checkliste inzwischen über die digitale DA, indem der Serviceberater für den Verkäufer bei Schäden Fotos mit dem Tablet macht und übermittelt. "Das ist eine große Erleichterung, weil es Kunden und Verkäufer vor Überraschungen schützt und Schäden sofort festgestellt werden", sagt der Prokurist. Daneben ist die Autohaus-App seit etwa eineinhalb Jahren in Betrieb. Rund 500 Kunden haben diese bereits auf ihren mobilen Endgeräten. Sie haben ihre Fahrzeugdaten abrufbar, erhalten ihre Termine automatisch übertragen und haben 24 Stunden einen offenen Kommunikationskanal zum Händler. "Zudem informieren wir über Aktionen wie anstehende Sondertermine zum Räderwechsel und laden zu Events ein", sagt Braun. Die Werbewirkung ist spürbar. "Wenn wir eine Nachricht verschicken, dann steigen Telefonaufkommen und Bitten um Rückruf zur Terminvereinbarung deutlich." Und die Zahl der App-User nimmt weiter zu. Mit dem Zusammenspiel der Systeme ist das Autohaus daher zufrieden. Dennoch ist Sascha Braun der Überzeugung: Besser geht immer. Was er sich z. B. noch wünscht: "Die Daten der verkauften Fahrzeuge werden zwar in Datev übermittelt, aber nicht, wie viele von welchen Modellen. Das wäre ein neuer Mehrwert, weil es diesbezüglich auch einen margenrelevanten Hyundai-Betriebsvergleich gibt."

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