Praxistipps: Freie Fahrt ins Homeoffice!

Unser Alltag hat sich im letzten Jahr rasant verändert. Gesundheit, Arbeitsplatz und Familienleben forderten viel Aufmerksamkeit, Flexibilität und Improvisation. Nie gab es so viele Veränderungen in unserem Privat- und Berufsleben in so kurzer Zeit. Werden wir in ein paar Jahren gefragt, steht das Homeoffice bei vielen an erster Stelle. Was zuvor bei den stark digitalisierten Unternehmen gelebt wurde, hat alle Branchen erobert und ist längst kein Prototyp mehr. Das Homeoffice ist marktreif und vor allem ein Argument für die Suche nach Talenten. Work-Life-Balance, dazu gehört heute auch das temporäre Arbeiten im Homeoffice, ist für 55 Prozent der Arbeitnehmer ein Kriterium bei der Suche nach einem neuen Arbeitgeber. Reduzierung der Fahrtzeiten, freie Zeiteinteilung und mehr Zeit für und mit der Familie stehen ganz oben auf der Wunschliste der Mitarbeiter. Was macht das Arbeiten im Homeoffice für Arbeitgeber interessant? Neben der gestiegenen Attraktivität als moderner Arbeitgeber steht die Optimierung der Immobiliennutzung im Fokus: flexibel reagieren zu können auf den Platzbedarf etwa in Verwaltung, Vertrieb und Marketing - also den Bereichen, in denen viel Bewegung ist. Wenn alle etwas von der Entwicklung haben, dann ist es Zeit, daraus ein Erfolgsmodell zu machen. Aktuelle Umfragen geben den Trend vor. Wer von zu Hause arbeiten kann, wird es an zwei bis drei Tagen pro Woche tun. Für Aufgaben, bei denen Austausch mit den Kollegen wichtig ist, geht man ins Büro. So gibt es in Zukunft zwei Arbeitsorte, entsprechend den Anforderungen an die Tätigkeit. Die so genannten 'hybriden Arbeitsplatzmodelle' sind dabei fester Bestandteil. Erfolg in vier Schritten Wie kann Homeoffice fester Bestandteil werden und was ist zu beachten? Wir haben vier Schritte entwickelt, um Homeoffice professionell und strukturiert in allen Branchen umzusetzen. 1. Betriebliche Möglichkeiten schaffen 2. Ziele und Arbeitsplatzmodelle definieren 3. Rahmenbedingungen durch Betriebsvereinbarungen schaffen 4. Umsetzen der Organisationsstruktur und Ausstattungskonzepte sowie laufenden Support Alle Mitarbeiter an Bord holen Es geht um eine gesunde und produktive Arbeitsumgebung. Ziel ist es, möglichst alle Mitarbeiter an Bord zu holen, damit eine "Zweiklassengesellschaft" unter den Mitarbeitern, die nur im Unternehmen arbeiten können, und denen mit wechselnden Arbeitsplätzen vermieden wird und die kommunikative Zusammenarbeit wie gewohnt läuft - auch bei mehr virtuellem Austausch. Arbeitsinhalte und -organisation sind entscheidend, wenn direkte Kommunikation über den Flur nicht möglich ist. Ein ergonomischer Arbeitsplatz ist im Büro selbstverständlich, beim Mitarbeiter zu Hause muss erst Raum für einen Arbeitsplatz gefunden werden und die Arbeitsmittel, u. a. Tisch und Stuhl, sind dort bestmöglich zu integrieren. Wie das gelingt, lernen Mitarbeiter in unseren Workshops und im Rahmen der Unterweisung. Die Szenarien im Homeoffice sind so vielfältig wie wir Menschen und unsere Lebensmodelle: Turbulentes Familienleben mit Homeschooling oder Arbeiten im Single-Appartement. Ein regelmäßiger Austausch mit und zwischen den Mitarbeitern bringt Zusammenhalt - auch im virtuellen Miteinander. So erkennen Führungspersonen, wo das Arbeitsumfeld anzupassen ist oder auch soziale Hilfestellung gefragt ist. Die fehlende Distanz zwischen Arbeitsplatz und Feierabend kann eine Herausforderung bei der Abgrenzung von Arbeit und Privatleben sein. Dies zeigt sich bereits in aktuellen Umfragen zur Arbeitszeit. Neben den vereinbarten Zeiten der Erreichbarkeit ist in der Arbeitszeitdokumentation oft ein erhöhter Arbeitseinsatz im Homeoffice zu finden (24 Prozent lt. DAK/Forsa-Studie 11/2020). IT im Homeoffice Während beim Arbeits- und Gesundheitsschutz die Umsetzung der aktuellen Vorgaben und die Unterstützung bei der Ausstattung und Einrichtung der Homeoffice-Arbeitsplätze noch bei unter 20 Prozent aller Unternehmer liegen, ist der Stand im IT-Bereich mit über 60 Prozent auf einem guten Niveau. Dies ist nicht zuletzt der Situation geschuldet, dass ohne eine laufende IT kein Arbeiten möglich ist. Grundvoraussetzung ist ein Netzanschluss, der den Aufgaben und Arbeitsgeräten entspricht. Die Aufrüstung der Ausstattung mit Geräten, wie Laptops mit unternehmensspezifischer Software und einer sicheren Verbindung zum Server, sind mittlerweile selbstverständlich. Je nach Arbeitsaufgabe ist ein Bildschirm für konzentriertes Bearbeiten von Tabellen, Präsentationen oder Verfassen von Texten entsprechend den Bildschirmarbeitsplatzrichtlinien fester Bestandteil des Arbeitsplatzes - auch im Homeoffice. Zur IT-Sicherheit gehören nicht nur die Datenleitung, sondern auch eine Vereinbarung zur Nutzung der Geräte, des Internets und der Software. Gezielte Handlungsanweisungen und Schulungen zum Datenschutz sind eine große Herausforderung, denn das Umfeld in den eigenen vier Wänden hat viele Fallstricke. Wer denkt schon beim Telefonat auf dem Balkon, dem Ausleeren des Papiereimers im Recyclinghof oder bei den kindlich neugierigen Blicken auf das, was die Eltern den ganzen Tag am Bildschirm arbeiten, sofort an den betrieblichen Datenschutz? Sicherheit und Gesundheit Wer führt, prägt entscheidend den Stellenwert von Sicherheit und Gesundheit. Arbeitgeber sind unmittelbar rechtlich verantwortlich für die Durchführung von Arbeitsschutzmaßnahmen zur Verhütung von Arbeitsunfällen und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren sowie der menschengerechten Gestaltung der Arbeit. Dies betrifft auch das Arbeiten im Homeoffice. Hierzu können Arbeitgeber zuverlässige und fachkundige externe Personen schriftlich beauftragen, die ihnen obliegenden Aufgaben nach diesem Gesetz in eigener Verantwortung wahrzunehmen (§13 Abs.2 ArbSchG). Auch wenn eine Gefährdungsbeurteilung eher mit dem Arbeitsplatz in der Werkstatt in Verbindung gebracht wird, gehört sie ebenso zum Arbeitsplatz im Homeoffice. Nur die Themen, die dahinterstehen, sind andere. Ergänzend zur jährlichen Unterweisung nach §12 Arb-SchG ist neben den technischen Zertifizierungen ein Serviceangebot mit Hilfestellungen bei der Einrichtung oder Optimierung des Homeoffice-Arbeitsplatzes auf Dauer sinnvoll. Aus all dem wird der Werkzeugkasten für die freie Fahrt ins Homeoffice. Seminar-Tipp Die Referenten des Homeoffice-Experten-Netzwerks New.Work@Home geben in vier AUTOHAUS Online-Seminaren wertvolle Tipps und beantworten Fragen:17.9.2021, 10.00 - 11.30 Uhr: Basistermin mit Übersicht über Rahmenbedingungen (Moderation Barbara Lux-Krönig, Steuerberaterin und Wirtschaftsprüferin)21.9.2021, 10.00 - 11.30 Uhr: Juristische Themen wie etwa Arbeitsrecht (RA Stefan Hamberger, Rechtsanwalt mit den Tätigkeitsschwerpunkten Arbeitsrecht und Datenschutz, und Gottfried Wimmer, Fachkraft für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz)24.9.2021, 10.00 - 11.30 Uhr: IT-Sicherheit und Arbeitsschutz (RA Dr. Christian Klostermann-Schneider, Rechtsanwalt mit den Tätigkeitsschwerpunkten für Arbeitsrecht und Datenschutz)28.9.2021, 10.00 - 11.30 Uhr: Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung, Arbeitsplatzmodelle, Ausstattung und Einrichtung (Anke Meier-Liebrandt, Innenarchitektin BDIA)www.autohaus.de/homeoffice Mehr dazu im Video! Tipps zum Homeoffice gibt Anke Meier-Liebrandt auch im AUTOHAUS next Video unter https://next.autohaus.de/ecampus/87181

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