Automatisierte Prozesse: Ein Software-Roboter als neuer Mitarbeiter

Digitalisierung und Wandel, ohne diese Begriffe kommt neuerdings kein Gespräch aus. Politisch, technologisch und ökonomisch gibt es Rahmenbedingungen und Entwicklungen, welche die automobile Handelslandschaft in zehn Jahren völlig anders aussehen lassen als heute. Dazu gehört auch der beginnende Einsatz von Software-Robotern, die es ermöglichen, wiederkehrende, administrative Aktivitäten zu automatisieren und dadurch Menschen von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten in ihrem Arbeitsalltag zu befreien. Dies ist auch der Ansatz, den Andreas Weeber, geschäftsführender Gesellschafter der Autohaus Weeber GmbH im schwäbischen Weil der Stadt, verfolgt, als er mit Christian Voigt, Co-Gründer und Geschäftsführer der Firma Roboyo aus Nürnberg, ins Gespräch geht, um herauszufinden, inwieweit man die vielen administrativen Aktivitäten im Autohaus über Schnittstellen hinweg effizienter und automatisierter gestalten kann - im Sinne von mehr Zeit am Kunden. Leitgedanke ist die Vermeidung von MUDA: Der Begriff kommt aus dem Japanischen und steht für Verschwendung und nicht wertschöpfende Tätigkeiten. Die Autohaus Weeber GmbH verkauft je rund 5.000 Neuwagen und Gebrauchtwagen und ist mit 600 Mitarbeitern und zehn Betrieben in vier Städten mit den Marken Audi, VW, VW Nutzfahrzeuge, Skoda, Seat, Cupra sowie Motorrädern der Marken BMW und Yamaha vertreten. Inzwischen erhält das Autohaus aus rund 150 IT-Portalen und -Systemen von den vertretenen acht Herstellermarken Neuwagenrechnungen, Werbekostenabrechnungen, Lizenzgebühren, Prämieninformationen, etc. Im manuellen Prozess muss meist eine qualifizierte Kraft diese Belege zunächst herunterladen, ausdrucken, zum fachlichen Freizeichnen an den richtigen Empfänger versenden, hoffen, dass der Beleg zeitnah retour kommt, um ihn dann zur Zahlung anzuweisen. Steigerung der wertschöpfenden Wissensarbeit von Mitarbeitern Bei herrschendem Fachkräftemangel ist dies für Andreas Weeber keine Aufgabe, die eine qualifizierte Buchhaltungskraft tagtäglich erledigen sollte. Dies ist weder wertschöpfend noch motivierend. Vielmehr ist sein Ziel, mit seinen Mitarbeitern den Weg in die Zukunft zu gehen und sie weiter für die Arbeitsmarktanforderungen von morgen zu qualifizieren - und ihnen Zeit für kreative Arbeiten zu verschaffen, die kein Software-Roboter übernehmen kann. Andreas Weeber betont mehrfach, dass Digitalisierung für ihn nicht heißt, Mitarbeiter zu entlassen, vielmehr ist sein Antrieb, dafür zu sorgen, dass die eingesetzten Ressourcen wertschöpfend tätig sind. So hat Weeber bereits im Jahr 2015 in der Zukunftsstrategie das Thema IT als zentralen Baustein mit den Stichworten "Innovation und Digitalisierung" für seine Autohäuser verankert. Inzwischen sind elektronische Dokumente zu 99,99 Prozent maschinenlesbar. Und die Frage sei erlaubt, warum dann ein Mensch diese Dokumente lesen und verteilen sollte? Die Fehlerquote, wenn ein wenig motivierter Auszubildender an ein IT-Portal gesetzt wird, um Dokumente herunterzuladen und zu verteilen, ist übrigens deutlich höher. Software-Roboter für vollkommen automatische Prozesse Die eingesetzte Lösung heißt RPA kurz für Robotic Process Automation. Und wie funktioniert diese Prozessautomatisierung durch Roboter? RPA ist ein Softwaredienst, der auf die Benutzeroberfläche bestehender Applikationen zugreift und strukturierte Prozesse vollkommen automatisch durchführt. Der Roboter loggt sich im Belegportal des Autoherstellers für jede Filiale ein und überprüft eingegangene Nachrichten. Die Nachrichten werden analysiert, klassifiziert (z. B. Marketing Filiale Berlin) und inklusive Belegen vollautomatisch in den jeweiligen Prozess weitergeleitet. So kann RPA beispielsweise Informationen aus mehreren Systemen lesen und verarbeiten, Daten extrahieren und Berichte erstellen, Informationen aus strukturierten Dokumenten lesen, Formulare ausfüllen, Daten kopieren, einfügen und verschieben, auf Webseiten oder Soziale Medien zugreifen oder E-Mails öffnen und Anhänge verarbeiten. Das Innovative daran? Laut Christian Voigt von Roboyo nutzt RPA bestehende Systeme übergreifend, ohne Systemveränderungen und ohne komplexe Schnittstellen programmieren zu müssen. Dies ermöglicht eine schnelle Implementierung in wenigen Wochen und auch nach der Implementierung volle Flexibilität. Das System dokumentiert revisionssicher. Und hat man an den technischen Helfern erst einmal Gefallen gefunden und noch mehr Bedarf, dann kann man einfach weitere Roboter einsetzen. Die 1.500 Prozesse, die Roboyo die letzten vier Jahre digitalisiert hat, betrafen zu 40 Prozent die Finanzbuchhaltung in Unternehmen. Das Projekt im Autohaus Weeber wurde in gut zwei Monaten realisiert. Und in weiterer Folge konnten Außenstände um vier Tage reduziert werden, weil die Buchhaltung mehr Freiräume hat, nun Mahnungen konsequent nachzuverfolgen anstatt Daten aus Portalen herunterzuladen und zu verteilen. Im Autohaus Weeber arbeitet der Software-Roboter heute geschätzt drei bis vier Stunden, dann hat er alle bisher von ihm geforderten Tätigkeiten erledigt. Und dies deutlich schneller und mit weniger Fehlern, als ein Mensch dies könnte. Seine Arbeitskapazität beträgt rund 13 bis 15 Stunden pro Tag, dann hat er Pause, sonst kommt er Serverroutinen und Back-ups in die Quere. Es bleibt also noch Kapazität und weitere Aufgaben warten bereits. Andreas Weeber plant das nächste Digitalisierungsprojekt, die automatische Verbuchung von Leasingrechnungen und -gutschriften. In diesem Prozess werden zunächst eingescannte Belege aus dem Leasinggeschäft (Rechnungen, Provisionsgutschriften, Händlersubventionen, etc.) mit Hilfe von Content Intelligence digital und automatisiert ausgelesen. Anschließend werden die Daten vollautomatisch im ERP/Buchhaltungssystem verarbeitet und gebucht. Der gesamte Prozess läuft vollautomatisch. Kurzfassung Die Autohaus Weeber GmbH im schwäbischen Weil der Stadt hat gemeinsam mit der Firma Roboyo aus Nürnberg innerhalb von gut zwei Monaten einen Software- Roboter eingeführt, der auf die Benutzeroberfläche bestehender Applikationen zugreift und strukturierte Prozesse vollkommen automatisch durchführt. Digitalisierungs-Tipps Die Digitalisierung bietet "die Chance, jahrzehntealte Prozesse zu überdenken", sagt Projektleiter Friedrich Hiller. Doch wie startet man ein solches Digitalisierungsprojekt am besten? Hier die Tipps der Projektbeteiligten:1. Unterwerfen Sie alle Prozesse einem Digitalisierungscheck. Dies ist auch die Chance, Prozesse im Unternehmen generell zu überdenken. Automatisieren kommt immer nach Strukturieren und Standardisieren. Beständige, gleichförmige und häufig wiederkehrende Prozesse sind ideal, um digitalisiert zu werden.2. Starten Sie ein Projekt mit einem kleinen Kernteam und einem verantwortlichen Projektleiter, der als Schiedsrichter im Sinne des Gesamtunternehmens vernetzt denkt und Synergien auch für andere Arbeitsabläufe erkennt. Projektmitarbeiter sollten mit Entscheidungsfreiheit, -pflicht sowie Verantwortung für das Projekt ausgestattet sein. Der Projektleiter ist definierter Ansprechpartner für den Software-Lieferanten, dies unterstützt eine schnelle und unkomplizierte Projektrealisierung.3. Kommunikation ist das A und O, um alle im Unternehmen mitzunehmen. Informieren Sie alle im Autohaus über das Ziel der Digitalisierung und regelmäßig über den Stand der Dinge im Projekt.

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