Dealer Management System: Dafür gibt's ne App

Mobile Endgeräte wie Tablets und Smartphones sind bei vielen Autohäusern bereits Standard geworden. Mitarbeiter in Service und Vertrieb haben von überall Zugriff auf relevante Daten und können viele Eingaben bereits auf dem Mobilgerät tätigen. Dadurch entfallen zeitraubende Laufwege und Rückfragen in andere Abteilungen. Apps wie die von Loco-Soft können zwar das DMS nicht ersetzen, aber wichtige Features den Mitarbeitern buchstäblich in die Hände legen. Zu viel Papier Papier ist in vielen Autohäusern noch immer der wichtigste Datenträger. Das dachte sich auch Geschäftsführer Stefan Sigwarth. Der Händler mit eigener Lackiererei in Stockach am Bodensee war schon länger auf der Suche nach einer Möglichkeit, Schritt für Schritt digitale Prozesse in seinem Unternehmen einzuführen. Denn auch wenn bei der Stefan Sigwarth GmbH (Ford, Bosch Car Service) insgesamt nur zehn Mitarbeiter beschäftigt sind, so gibt es auch hier viele Prozesse im Backoffice und in der Werkstatt, in denen Papier die Abläufe verlangsamt und unübersichtlich macht. "Angefangen hat es bei uns mit der digitalen Arbeitszeiterfassung. Dafür nutzen wir die Loco-Soft-App. Für die Mitarbeiter, vor allem in der Werkstatt, ist das am Tablet einfacher und smarter als am PC", erzählt Stefan Sigwarth. Mika Sauermann, Vertriebsmitarbeiter und App-Spezialist bei Loco-Soft, kennt durch seine Arbeit die Wünsche von Händlern und weiß um die Probleme mit dem Papier. "Wir möchten mit unserem System - besonders mit der App - die Digitalisierung im Autohandel vorantreiben und das Papier reduzieren. Da steckt noch viel Potenzial drin. Wir als DMS-Anbieter können hier einen wichtigen Beitrag leisten", erklärt Mika Sauermann. Denn Papier kostet Geld. Nicht nur das Material selbst sowie Toner für die Drucker. Auch der physische Raum für Akten und Archive muss geschaffen werden. Dazu kommt der Faktor Zeit. Jedes Telefonat und jeder Gang zum Aktenordner kostet Zeit. Und das kann über das Jahr gerechnet richtig teuer werden. "In dieser gesparten Zeit können die Mitarbeiter mehr Autos verkaufen oder reparieren", meint Sauermann. Das kann die App Mit der App werden die Dialogannahme mittels Checkliste und das Stempeln in der Werkstatt wesentlich vereinfacht. Aufträge können bequem vom jeweiligen Mitarbeiter abgestempelt werden. Wird die Dialogannahme auch in Loco-Soft gemacht, können darüber gleich die nötigen Reparaturen und Ersatzteile digital in dem Auftrag erfasst werden. Stefan Sigwarth und sein Team nutzen auch die Bilderfunktion, mit der ein Mitarbeiter in der Werkstatt ein Foto direkt am Fahrzeug erstellen kann. Das Foto wird dann mit dem Kostenvoranschlag an den Kunden geschickt, damit dieser die Reparatur freigeben kann. "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte", betont Stefan Sigwarth und lächelt. "Durch diese Form der Transparenz erzeugen wir beim Kunden zusätzliches Vertrauen, wenn wir Reparaturbedarf an seinem Fahrzeug entdecken." Ein neues Feature der App ist die digitale Unterschrift. Kunden können damit Serviceaufträge direkt am Tablet unterschreiben und bekommen das Dokument dann per Mail zugesandt. Ein weiterer wichtiger Schritt zur Papierreduktion nicht nur im Autohaus, sondern ebenso für den Kunden. Denn auch er muss nicht mehr die ausgedruckten Aufträge aufbewahren. Stetige Entwicklung Angefangen hat es mit der Digitalisierung bei der Stefan Sigwarth GmbH mit dem ASA-Netzwerk (heute Workshop-Net), mit dem das DMS und die Diagnosegeräte in der Werkstatt verknüpft wurden. Damit wurde der Grundstein für Funktionen wie die digitale Kundenakte gelegt. Inzwischen werden alle Aufträge eingescannt und im Electronic Leitz Ordner (ELO) Dokumentenmanagement-System angelegt. Alle Mitarbeiter können in ELO mittels der Auftragsnummer die Reparaturhistorie eines Fahrzeugs und alle weiteren Daten einsehen. Für Stefan Sigwarth spielt auch die Transparenz im eigenen Unternehmen eine große Rolle: "Dank der Statistikfunktion kann ich auch mal am Wochenende in der App unsere Kennzahlen kontrollieren. Das hilft mir zur erkennen, in welchen Bereichen wir noch Defizite haben, um dann schnell zu reagieren, anstatt auf die Monatsauswertung zu warten", so der Geschäftsführer. Sigwarths Ziel ist das papierlose Autohaus. "Wir nutzen Papier aktuell nur noch zur Schlüsselaufbewahrung und zum Einscannen. In der Werkstatt wird ein Auftrag nur noch am PC geöffnet. Das ist praktisch, wenn er beispielsweise erweitert werden muss." Persönlicher Kontakt Während Sigwarth im Service schon viele Prozesse ohne Papier organisiert hat, kennt die Digitalisierung auch ihre Grenzen. Hauptgrund dafür sind die Kunden. "Wir liegen hier in Stockach sehr ländlich und die meisten unserer Kunden suchen nach wie vor den persönlichen Kontakt. Deshalb nutzen nur wenige unsere Online-Servicebuchung", berichtet Stefan Sigwarth. Daraus lässt sich für den Händler auch Kapital schlagen. Der Anruf des Serviceberaters beim Kunden zur Terminvereinbarung birgt noch die Chance auf ein Zusatzgeschäft. Gemäß der bekannten Frage "Darf es sonst noch was sein?" kann so ein Mitarbeiter dem Kunden noch etwas verkaufen, während es bei dem Onlinetermin vielleicht nur ein Räderwechsel gewesen wäre. Für Mika Sauermann ein klarer Pluspunkt in Sachen Kundenbindung, denn der Kunde fühle sich durch die direkte und persönliche Ansprache durch das Autohaus mehr wertgeschätzt. Stefan Sigwarth setzt auf die Treue der Bestandskunden. Doch auch hier seien viele mittlerweile kritischer geworden und würden häufiger auch mal die Werkstatt wechseln. Umso mehr müsse sich ein Autohaus bemühen, die Bindung zu seinen Bestandskunden weiter zu intensivieren. Reif für was Neues? Digitalisierung bedeutet immer auch Veränderung. Neue Systeme und andere Arbeitsweisen stellen den Alltag mancher Mitarbeiter schnell auf den Kopf. Vor allem ältere Kollegen, die Jahrzehnte mit analogen Systemen gearbeitet haben, stellt der Umstieg auf eine Software manchmal vor große Herausforderungen. "Hier ist es wichtig, die Mitarbeiter mitzunehmen und für die neue Technik zu begeistern", weiß Stefan Sigwarth. Denn auch wenn sie eine Umstellung bedeutet, so bewirkt sie richtig eingesetzt eine Verbesserung, auch für die Angestellten im Autohaus. Denn nur mit digitalen Prozessen kann ein Autohändler die Strukturen im Backoffice so gestalten, dass jeder Mitarbeiter im Autohaus mehr Zeit für seine eigentliche Arbeit hat. In Zeiten des Fachkräftemangels sollte man dies auf keinen Fall unterschätzen. Denn statt zusätzliches Personal einzustellen, verhindern optimierte Prozesse zusätzliche Workarounds und nehmen den Mitarbeitern unnötige Arbeit ab. Diese neuen Strukturen und Prozesse kommen somit am Ende wiederum dem Kunden zugute.

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