Bargeldtransfer: Sicher verschlossen

In Autohäusern lagern oftmals Bargeldbeträge von mehreren 10.000 bis hin zu 100.000 Euro - und das teilweise sogar über das Wochenende. Denn in den Betrieben stehen die Verantwortlichen tagtäglich vor der Herausforderung, in unregelmäßigen Abständen unterschiedlich große Summen an Bargeld annehmen zu müssen, da viele ihrer Kunden eine Anzahlung tätigen oder die Fahrzeuge noch bar bezahlen wollen. Gleichzeitig wächst in Deutschland die Zahl der Überfälle auf Einzelhandelsunternehmen und damit auch auf Autohäuser. Täter sind zumeist organisierte Banden. "Für uns war das der ausschlaggebende Grund, uns näher mit automatisierten Einzahlungslösungen zu befassen, denn sie machen das Geldmanagement im Autohaus sicherer und vereinfachen den gesamten Prozess enorm", erklärt Robert Lux, Controller bei der Feser Graf Gruppe in Nürnberg, die insgesamt 30 Betriebe besitzt. Vor rund zwei Jahren habe man von einem Unternehmen gehört, das plane, Tresorsysteme für Autohäuser auf den Markt zu bringen. "Das hat uns aufhorchen lassen, denn Anbieter von Einzahllösungen gibt es kaum für den automobilen Markt", urteilt Lux und erklärt weiter, dass gerade dies eine interessante Alternative zu reinen Geldtransportern sei. Daher habe man sich bei der Firma Prosegur vor gut zwei Jahren auch als Pilotbetrieb angeboten. Fixe Abholzeiten sind tabu Die Vorteile liegen für den Controller klar auf der Hand: "Einzahlsysteme haben neben der flexiblen Handhabung bei Fahrzeuganzahlungen einen klaren Zeit- und Sicherheitsvorteil, denn auch nach Kassenschluss oder am Wochenende kann ein Kunde noch zahlen - ohne dass dadurch ein Sicherheitsrisiko für uns entsteht. Das Geld liegt nicht mehr in der Kasse, sondern in einem versicherten Tresor." Früher habe man sich bei der Autohausgruppe auf eine tägliche Geldabholung durch einen Werttransporter beschränkt, bei der es allerdings regelmäßig Probleme mit den Abholzeiten gab. "Aus Sicherheitsgründen dürfen die Zeiten nicht fix gesetzt sein. Und ein Transporter wartet natürlich auch nicht darauf, bis unser letzte Kunde gegangen ist. Jeder, der nach der Geldabholung noch Geld bei uns gelassen hat, war ein Risiko für uns", erklärt der Nürnberger. Zudem mussten später erhaltene Gelder vom Verkäufer nach Kassenschluss in der Buchhaltung weggeschlossen werden. "Das konnte auch mal kompliziert werden. Denn wenn das Geld nicht korrekt mit Belegen versehen war, haben wir dieses am nächsten Tag nicht richtig zuordnen können und uns viel Arbeit mit der Recherche gemacht", so Lux. Welche Leistungen sind drin? Allerdings sind Tresore und die damit verbundenen Dienstleistungen für ein Autohaus teurer als eine normale Geldabholung. Die monatlichen Kosten orientieren sich laut Lux dabei nicht nur an der Größe und Wandstärke des Safes, sondern richten sich zusätzlich nach der kalkulierten Geldmenge bei der Abholung und nach der Technik des Validators, der das Geld zählt und gleichzeitig dessen Echtheit überprüft. Zur Monatspauschale gehören für einen Händler neben der Versicherung des im Tresor gelagerten Betrages inklusive der Bereitstellung des Tresores und der Geldabholung unter anderem auch der technische Service sowie die Anbindung des Tresorsystems an die Software der Sicherheitsfirma. Vom ersten Angebot bis zur konkreten Umsetzung dauere es laut dem Geschäftsführer von Prosegur rund zwei bis drei Monate, da zuvor erst Sicherheitsdaten wie die Umsatzstärke, das Kundenklientel und die umsatzstarken Tage des Betriebes genau ermitteln würden. "Für uns rechnet sich die Miete knapp", resümiert Lux. Derzeit habe man drei Tresore gemietet. Standorte seien in der Feser Graf Gruppe die Buchhaltung und der Kundenraum. 300 Scheine pro Minute einzahlbar "Wir zahlen die Geldscheine entweder in Anwesenheit des Kunden oder alleine in den Safe ein", erläutert Lux das Vorgehen. "Das Interessante daran ist, dass das Zählsystem eine bestimmte Anzahl von Scheinen in einer gewissen Zeit bewältigen muss - sonst stehen wir zu lange vor dem Tresor. Haben wir zum Beispiel 80.000 Euro in 500-Euro-Scheinen parat - also 160 Scheine -, geht das in gut einer halben Minute. Damit schafft das System 300 Scheine pro Minute." Die maximale Zählgeschwindigkeit der Geräte von Prosegur liegt bei 600 Scheinen pro Minute. Bei der Feser Graf Gruppe hat es allerdings rund zwei Jahre gedauert, bis das System stabil lief. "Wir hatten einfach Schwierigkeiten mit der Einzahlgeschwindigkeit", weiß Lux rückblickend zu berichten. Einzelne Scheine seien teilweise hängen geblieben, so dass man den Restbetrag nicht mehr einzahlen konnte. Lux: "Und das ist gerade in Anwesenheit eines Kunden sehr unprofessionell." Seit einigen Monaten habe man nun ein neues Modell, das komplett problemfrei funktioniere. "Auch wenn das Papier einmal klemmt, kommt man jederzeit dran. Das funktioniert reibungslos", erklärt der Controller zufrieden. Falschgeld wird ausgespuckt Während der Zählung wird das Geld gleichzeitig auf falsche Scheine geprüft. Falschgeld spuckt der Tresor automatisch wieder aus. "Dieser Prozess ist für uns enorm wichtig, da in Deutschland der Empfänger auf den unechten Scheinen sitzen bleibt", bekräftigt Lux. Das System sichere den Betrieb somit automatisch vor einem Betrugsfall ab. Zudem sei das Tresorsystem für jeden Verkäufer einfach zu bedienen. Lux: "Für alle Fälle haben wir zusätzlich aber noch einmal eine kurze Anleitung danebengehängt." Und auch die Kunden hätten keinen höheren Aufwand, da sie nach der Einzahlung automatisch einen Beleg erhalten würden, mit dem sie am Schalter sofort die Schlüssel und Papiere ihres Traumwagens entgegennehmen könnten. "Damit aber auch wir immer wissen, wie viel von unserem Geld derzeit im Tresor ist, können wir uns jederzeit im Portal von Prosegur einloggen und den exakte Betrag einsehen", weiß der Nürnberger. Denn das Tresorsystem übermittle alle Daten sofort an die Sicherheitsfirma, so dass diese die Geldabholung optimal organisieren könne. Münzgeld kostet extra "Insgesamt sind wir zufrieden mit den Tresoren, würden in Zukunft aber gerne auch Kleingeld einzahlen können, da die Kunden oftmals nicht die passenden Beträge parat haben", resümiert Lux. "Für unsere Verkäufer ist es jedes Mal aufwändig, das Wechselgeld erst aus einer separaten Kasse nehmen und verrechnen zu müssen. Die gängigen Tresore akzeptieren lediglich den passenden Betrag in Scheinen und geben kein Wechselgeld heraus. Und die aktuellen Konditionen für ein Tresorsystem mit Münzerkennung sind uns einfach zu teuer." Als einen Nachteil könnte sich laut Lux für einige Händler allerdings der Liquiditätsverzug auswirken, sollten die Zinsen mit der Zeit wieder steigen. "Die Tresore werden nicht täglich geleert. Das bedeutet konkret, dass das Geld in dieser Zeit nicht auf dem Bankkonto ist", so Lux. Zwar gäbe es die Möglichkeit, dieses noch am gleichen Tag bei der Hausbank gutschreiben zu lassen. "Allerdings fehlt bei unserer Bank derzeit noch die entsprechende Schnittstelle und die Einrichtung war uns einfach zu teuer." Zudem lohne sich der schnelle Transfer bei den derzeit niedrigen Zinsen nicht. "Trotz allem hoffen wir langfristig auf diesen Service, da er für alle Händler einen extremen Vorteil bedeuten würde", so Lux abschließend. Kurzfassung In Autohäusern lagern über das Wochenende oder nach Kassenschluss immer wieder größere Summen an Bargeld, die bis zur Einzahlung bei der Bank oft nicht versichert sind. Als Pilotunternehmen hat die Feser Graf Gruppe die Tresorsysteme der Firma Prosegur getestet. Das Einzahlsystem prüft zudem auf Falschgeld.

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