Dienstfahrrad: Der Gesundheit und der Steuer zuliebe

Das Thema Elektromobilität ist derzeit, vor allem auch nach dem Dieselskandal, in aller Munde. So wird vermehrt über neue Mobilitätsstrategien etc. diskutiert. In diesem Zusammenhang wird der Fokus auch immer wieder auf E-Bikes gelenkt. Dabei ist auch ein gewisser Bedeutungswandel in Bezug auf Fahrräder festzustellen. Egal ob E-Bikes, Mountainbikes oder Rennräder, schnell werden hier Preise von mehreren Tausend Euro erreicht. So bewegt sich das Fahrrad weg von einem reinen Fortbewegungsmittel hin zu einem Statussymbol, gepaart mit einem erhöhten Gesundheits- und Umweltbewusstsein der Radfahrer. Und selbst in der Automobilbranche stellen wir vermehrt fest, dass auch hier die Arbeitnehmer Interesse an E-Bikes, Mountainbikes oder Rennrädern als Dienstfahrrad haben. Vorteile für Arbeitgeber und -nehmer Im Internet stößt man auf zahlreiche Anbieter und Angebote, wobei die steuerlichen Fallstricke beim Dienstfahrradmodell oftmals ausgeklammert oder geschönt werden. Ein Grund mehr, dieses Thema auch steuerlich zu beleuchten. Die allgemeinen Vorteile für den Arbeitgeber sind: - Dienstfahrräder als Alternative zur Gehaltserhöhung - Gesündere Mitarbeiter - Bessere Mitarbeiterbindung - Imagegewinn durch aktive Beteiligung am Umweltschutz - Steuerersparnisse Und die allgemeinen Vorteile für den Arbeitnehmer sind: - Erhalt eines neuen Dienstfahrrads (E-Bike, Mountainbike, Rennrad, etc.) auch zur privaten Nutzung - Förderung der Gesundheit und des allgemeinen Wohlbefindens Kaufen oder Leasen? Grundsätzlich hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, das Fahrrad entweder selbst zu kaufen und dem Arbeitnehmer zu überlassen oder Gestaltungen im Rahmen von Leasingmodellen vorzunehmen. Variante 1: Kaufen. Die Kosten für das Dienstrad sind Betriebsausgaben, die den Gewinn mindern. Allerdings können die Anschaffungskosten nicht sofort in voller Höhe abgezogen werden, sondern müssen auf die Nutzungsdauer verteilt werden. Die Nutzungs- und somit auch die Abschreibungsdauer beträgt bei Fahrrädern laut amtlicher AfA-Tabelle 7 Jahre. Beispiel: Das E-Bike kostet 2.800 Euro (netto), Abschreibungsdauer 7 Jahre, jedes Jahr Betriebsausgaben in Höhe von 400 Euro. Die laufenden Kosten, wie etwa Reparatur etc. können sofort abgezogen werden. Variante 2: Leasing. Folgende Vorteile bringt das Leasing von Dienstfahrrädern: - Die laufenden Leasingraten werden sofort als Betriebsausgaben abgezogen (wenn der Arbeitgeber diese übernimmt). - Verschonung des Eigenkapitals. - Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen bekommen die Umsatzsteuer aus den Leasingraten vom Finanzamt erstattet. - Der organisatorische Aufwand kann von Leasingfirmen für Diensträder übernommen werden. - Der Arbeitnehmer kann an den Leasingkosten finanziell beteiligt werden. Dies erfolgt im Wege einer Gehaltsumwandlung, sodass das Bruttogehalt des Arbeitnehmers in Höhe der zu übernehmenden Leasingrate gekürzt wird. Beispiel: Ein Unternehmer least 3 Fahrräder für eine monatliche Leasingrate von jeweils 70 Euro netto. Die Arbeitnehmer übernehmen diese Leasingraten im Rahmen der Gehaltsumwandlung. Somit wird auch der Arbeitgeberanteil für die Sozialversicherung wie folgt geschmälert (bei der Berechnung wurde der Arbeitgeberanteil für die Sozialversicherungsbeiträge auf 20 % aufgerundet): 70 Euro x 20 % x 3 Mitarbeiter = 42 Euro Bei einer Leasingdauer von 36 Monaten würde der Unternehmer 36 Monate x 42 Euro = 1.512 Euro an Sozialversicherungsbeiträgen für die drei Mitarbeiter sparen. Achtung - Steuerfalle beim Leasingmodell! Der Arbeitgeber muss selbst als Leasingnehmer auftreten und darf nicht den Arbeitnehmer zum wirtschaftlichen Leasingnehmer machen! Wird der Arbeitnehmer zum wirtschaftlichen Leasingnehmer, wird das Fahrrad nicht mehr als Dienstfahrrad behandelt und die Gehaltsumwandlung wird rückwirkend steuer- und sozialversicherungspflichtig! Dem Arbeitgeber kann hier ein großer Schaden entstehen. Um diesen Schaden zu vermeiden, muss im Überlassungsvertrag mit dem Arbeitnehmer einiges beachtet werden. Der Überlassungsvertrag Die Überlassung des Fahrrads an den Arbeitnehmer erfolgt durch einen schriftlichen Überlassungsvertrag (Anlage zum Arbeitsvertrag). Folgende Punkte sollten beachtet werden: - Der Überlassungsvertrag muss an das Arbeitsverhältnis gekoppelt sein. Wenn dieses endet, muss das Rad wieder zurückgegeben werden. - Übertragen Sie als Arbeitgeber nicht alle Rechte und Pflichten auf den Arbeitnehmer, damit Sie wirtschaftlicher Leasingnehmer bleiben. Sie müssen beispielsweise unbedingt die Versicherung oder Wartung übernehmen, wenn Ihr Arbeitnehmer die Leasingraten komplett trägt. - Räumen Sie dem Arbeitnehmer nach Ablauf der Leasingzeit keine Kaufoption ein! Er könnte sonst als wirtschaftlicher Leasingnehmer gelten und die Steuerersparnis wäre nicht möglich. Versteuerung beim Arbeitnehmer Für die private Nutzung von betrieblichen (Elektro-)Fahrrädern, die nicht als Kraftfahrzeuge einzuordnen sind (Höchstgeschwindigkeit 25 km/h), sind als geldwerter Vorteil monatlich 1 Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers (brutto) zu versteuern. Im Gegensatz zum Dienstauto gibt es keine zuzügliche 0,03-Prozent-Regelung für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Beispiel 1: Ein unverheirateter, kinderloser Arbeitnehmer (Steuerklasse 1, keine Kirchensteuer) hat 3.000 Euro Bruttogehalt. Der Arbeitgeber least für ihn ein Fahrrad, das 4.670 Euro brutto kostet. Der geldwerte Vorteil beträgt 1 %, also 46 Euro monatlich. Das Nettoeinkommen des Arbeitnehmers sinkt zwar um 21 Euro pro Monat, jedoch wird ihm ein 4.670 Euro teures Rad - und zwar egal, ob Rennrad, Mountainbike oder E-Bike - unbeschränkt auch zur privaten Nutzung übergeben. Beispiel 2: Gleicher Fall wie Beispiel 1, nur wird diesmal die monatliche Leasingrate von 70 Euro durch den Arbeitnehmer im Rahmen der Gehaltsumwandlung übernommen. Der Arbeitnehmer hat zwar monatlich 58 Euro weniger Nettogehalt, als wenn er kein Dienstfahrrad hätte. Würde der Arbeitnehmer aber rein privat das Fahrrad leasen, müsste er 70 Euro monatlich Leasinggebühren zahlen. Durch die Gehaltsumwandlung schmälert sich das Nettogehalt aber nur um 58 Euro. Die Stellung eines Dienstfahrrades kann also durchaus für Arbeitgeber und Arbeitnehmer lohnenswert sein. Kurzfassung 1. Die Anschaffung von Dienstfahrrädern kann für Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht nur aus Umwelt-, sondern auch aus steuerlichen Gesichtspunkten sinnvoll sein.2. Für die private Nutzung des Dienstfahrrads ist lediglich ein geldwerter Vorteil von 1% pro Monat, bezogen auf die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers (brutto) zu entrichten.3. Bei dem Leasingmodell muss unbedingt drauf geachtet werden, dass der Arbeitnehmer nicht wirtschaftlicher Leasingnehmer wird, da ansonsten keine steuerlichen Vorteile greifen, und das kann für den Arbeitgeber teuer werden. Gerade in Zeiten von gesteigertem Umweltbewusstsein und neuen Mobilitätskonzepten kann es für jeden Unternehmer sinnvoll sein, über die Anschaffung von Dienstfahrrädern zumindest nachzudenken. Zum einen wird das Image des Unternehmens nach außen verbessert, zum anderen kann der Unternehmer aber auch intern seine Mitarbeiter besser binden und Steuerbegünstigungen erlangen. Im Internet gibt es eine Reihe von Anbietern und pauschalen Angeboten, wobei die steuerlichen Einschätzungen nicht immer zutreffend sind. Daher dürfen diese Angebote nicht einfach ohne eine individuelle Anpassung übernommen werden, da ansonsten ein sinnvolles Instrument wie das Dienstfahrrad schnell zu einem steuerlichen Bumerang werden kann.Maximilian Appelt Rechtsanwalt Steuerberater www.raw-partner.de

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