AUTOHAUS next: Datenschutz richtig organisieren

Aufgrund der EU-Datenschutzgrundverordnung müssen Autohäuser ihre Datenschutz-Organisation und Dokumentation bis Mai 2018 überarbeiten. Unser AUTOHAUS-next-Experte Sebastian Tausch zeigt in seinem neuen Videokurs zum Datenschutz, wie Sie dabei mehr aus dem vermeintlichen Papiertiger für Ihr Autohaus herausholen können. EU-Datenschutzgrundverordnung Bei den alltäglichen Herausforderungen im Autohaus bleibt oft wenig Zeit, den Datenschutz zu organisieren. Doch nun ergeben sich durch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) erhebliche Änderungen, die eine Überarbeitung der Datenschutz-Dokumentation erforderlich machen. So steigen nicht nur die Anforderungen an die Dokumentationspflicht, sondern auch die möglichen Bußgelder. Darüber hinaus gewinnt die IT-Sicherheit stark an Bedeutung. Da die wenigsten Autohäuser zwischen der Sicherheit von personenbezogenen und nicht personenbezogenen Daten unterscheiden, können diese jetzt die Chance nutzen, um die gesamte Datensicherheit zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Damit erfüllen die Betriebe nicht nur die gesetzlichen Anforderungen nach einer sicheren Verarbeitung, sondern senken das Risiko, Opfer Online-Krimineller zu werden. Die weiteren Vorteile eines guten Datenschutzes beleuchten wir in unserem Videokurs bei AUTOHAUS next und zeigen folgende fünf Themen - mit direkten Lösungsvorschlägen. 1. Abmahnungen vermeiden Mit einem gut organisierten Datenschutz können abmahngeplagte Autohäuser das Risiko senken, wegen einem fehlenden oder fehlerhaften Impressum abgemahnt zu werden. Auch Autohäuser, die ihre Webseite durch eine professionelle Agentur erstellen ließen, sollten die Webseite regelmäßig überprüfen. Denn auch eine gute Agentur braucht einen Auftrag zur Anpassung des Impressums, wenn sich Daten ändern, und geht bei Anlieferung der Mitarbeiterbilder davon aus, dass eine Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt. 2. Ärger wegen Zufriedenheitsumfragen vermeiden Das OLG Köln hat mit dem Urteil Az. 6 U 191/11 entschieden, dass Telefonanrufe zur Zufriedenheitsumfrage werblich sind und einer Einwilligung bedürfen. Aber selbst wenn eine Einwilligung vorliegt, sollten die Mitarbeiter oder Dienstleister vorsichtig sein und nur diese Person werblich ansprechen, von welcher eine korrekte Einwilligung vorliegt. Denn auch wenn der Anruf mit einer Einwilligung zulässig ist, gilt diese nicht für alle Personen, die unter diesem Anschluss erreichbar sind, wie das LG Karlsruhe mit dem Urteil vom 17.11.2016, Az. 15 O 75/16 entschied. 3. E-Mails und Archivierung Sofern Sie in Ihrem Autohaus E-Mails archivieren, z. B. um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, kommt es aus Datenschutz-Sicht häufig zu mehreren Problemen. Einerseits ist oft die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adresse nicht verboten, womit im Normalfall unzulässigerweise auch diese privaten E-Mails archiviert werden. Andererseits müssen zudem Daten gelöscht werden, wenn der Zweck für eine weitere Verarbeitung entfallen ist und keine anderen Vorschriften eine Speicherung vorsehen. Nicht selten landen aber auch E-Mails mit Bewerbungen im E-Mail-Archiv und werden darin dauerhaft gespeichert. Aber selbst Autohäuser, die keine E-Mail-Archivierung einsetzen, haben hier häufig eine Schwachstelle. Denn gerade in kleinen und mittleren Unternehmen werden die Bewerbungen für die interne Bearbeitung weitergeleitet. Damit liegen die Bewerberdaten dann in mehreren Postfächern oft sogar mehrfach vor, welches nicht den Anforderungen des Datenschutzes entspricht. 4. Kontrollverlust über Daten Immer häufiger kommen Anwendungen zum Einsatz, die auf externen Servern betrieben werden. Sofern der Anbieter und das Rechenzentrum sorgsam arbeitet, kann dies sogar ein Plus an Sicherheit darstellen. Doch ein kleines Problem mit großer Auswirkung wird gerne übersehen. Wird das Benutzerkonto bei Austritt eines Mitarbeiters nicht deaktiviert, kann dieser unter Umständen weiter auf die Daten zugreifen. Das gilt für Anwendungen wie Kundenverwaltung, aber auch für Börsenzugänge, bei denen die Zugangsdaten in der Praxis häufig gemeinsam genutzt werden. Ähnliches gilt, wenn Daten auf mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones gespeichert werden. Selbst wenn Unternehmen Anwendungen einsetzen, die nur im lokalen Unternehmensnetzwerk funktionieren, können diese Autohäuser die Kontrolle über diese Daten verlieren. Nicht selten nutzen die Mitarbeiter dann private Online-Tools wie Online-Kalender oder schicken sich Dateien, zum Beispiel Kundenlisten, an die private E-Mail-Adresse, um im Außendienst via Smartphone darauf zuzugreifen. 5. Datenschutz für die Tonne Damit in der Alltagshektik nicht aus Versehen Ausweiskopien für Finanzierungen, Führerscheinkopien für Probefahrten oder andere personenbezogene Daten lesbar im Altpapier landen, sollten Verantwortliche auch die Entsorgung im Blick haben. Auf was Sie bei der Entsorgung noch achten sollten und mit welcher Norm Sie eine datenschutzkonforme Vernichtung durchführen können, erfahren Sie im gleichnamigen Videokurs bei AUTOHAUS next. Kurzfassung Unter next.autohaus.de gibt Datenschutzexperte Sebastian Tausch von datenschutzwegweiser.de allen AUTOHAUS-Abonnenten eine Einführung in die Basics des Datenschutzes sowie Ratschläge, wie sie sich im Hinblick auf die ab Mai 2018 in Kraft tretende neue EU-Datenschutzgrundverordnung rechtssicher aufstellen können. Neue Datenschutzgrundverordnung, neue Anforderungen Obwohl viele Autohäuser ihre Websites von Profi-Agenturen erstellen lassen, kommt es immer wieder zu Abmahnungen und entsprechenden Zahlungen. Oft sind es nur Kleinigkeiten im Impressum, wie z. B. eine Servicenummer, die als Ortnummer hinterlegt ist. Auch telefonische Zufriedenheitsabfragen bergen Fallstricke. Ab Mai 2018 werden durch die neue Datenschutzgrundverordnung datenschutzrelevante Dinge noch stärker kontrolliert und strenger geahndet. Machen Sie sich fit für die neue DS-GVO: Sebastian Tausch zeigt Ihnen anhand von sieben Praxisbeispielen aus dem Autohaus, worauf es vor allem ankommt.Helmut Hutter, Content Manager"Gerade im persönlichen Kundenkontakt kommt es oft unbewusst zu Datenschutzverstößen. Rüsten Sie sich für die neue DS-GVO und sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter. Sebastian Tausch zeigt Ihnen in unserem Kurs, wie es geht."

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