Workflow Optimierung: Intelligente Strategie

Die digitale Prozessautomation (DPA) ist eine fortschrittliche Technologie, die es Organisationen ermöglicht, komplexe Prozesse effektiver und effizienter zu automatisieren. Im Vergleich zu traditionellen anwendungsbasierten Workflows bietet die DPA-Lösung viele Vorteile. Die Digitalisierung von Prozessen im Unternehmen beschränkt sich nicht auf einzelne Geschäftsbereiche oder Abteilungen, sie betrifft vielmehr sämtliche Geschäftsbereiche und ist einem ständigen Ausbau- und Anpassungsprozess unterworfen.

Workflows verzahnen
Eine durchgängige zentrale Digitalisierungsstrategie ist nur zu erreichen, wenn die Workflows von den Fachanwendungen gelöst und miteinander verzahnt werden. Daher startet die erfolgreiche Prozessdigitalisierung nicht mit einem Workflow, sondern mit der Auswahl der passenden DPA-Lösung. Die Zielsetzung einer DPA-Lösung ist es, eine Plattform zur Verfügung zu stellen, in der möglichst alle denkbaren Prozesse von heute und morgen mit möglichst geringem Aufwand umgesetzt werden können. Hierzu muss eine DPA-Lösung ein Höchstmaß an Funktionalität mit möglichst ausgeprägtem Low-Code-Ansatz verbinden. Mit so einem zentralen System ist es dann auch möglich, prozessübergreifend zu arbeiten:

• So können Rechnungen aus der Invoice-Lösung mit dem Vertrieb oder dem Personalwesen verknüpft werden.
• Ebenso kann die Beschaffung den Rechnungsabgleich steuern.
• Das Bewerbermanagement startet das Onboarding und die Schulungsakte den Dienstreiseantrag.
• Der Klärungsworkflow steuert das Mahnwesen und der Posteingang triggert den Eingangsrechnungsworkflow und das Mahnwesen.

So werden aus Insellösungen durchgängige Prozessstrukturen. Wenn einzelne Prozesse in der Anwendung der Fachabteilung verbleiben, sollten diese über Schnittstellen in die Prozessstruktur integriert werden können, damit die Prozessketten möglichst erhalten bleiben. Anwender profitieren von einem einheit­lichen Bedienkonzept und der auf ihre in­dividuelle Aufgabe zugeschnittenen Oberfläche. DPA bietet für alle Mitarbeiter im Unternehmen eine zentrale Anlaufstelle für ihre Aufgaben. Eskalationen und Vertreterregeln sorgen dafür, dass kein Prozess ins Stocken gerät.

Skalierbar und offen
Durch die Zentralisierung in einer Lösung reduziert sich zudem der Schnittstellenaufwand. Archiv, Digitale-Signatur, Bezahlsysteme, Herstellersysteme, Datenbanken, REST-Schnittstellen, Postfächer etc. müssen nur einmal eingebunden werden und stehen allen Workflows zur Verfügung. Bei der Auswahl der DPA-Lösung sollte beachtet werden, dass diese skalierbar und offen ist und die Möglichkeit bietet, auch selbst Workflows zu gestalten. Ein starkes Partnernetzwerk bietet zudem Zukunftssicherheit und Wahlfreiheit.

KaiTech realisiert in den letzten Jahren bereits über 500 digitale Prozesse in mehr als 150 Autohausgruppen mit über 500 Standorten. Dadurch entstanden diverse Workflow-Templates für die einzelnen Bereiche, in die das Know-how der umgesetzten Workflows einfließen. Das Customizing der Templates passt die digitalen Prozesse maßgetreu an die Anforderungen des jeweiligen Autohauses an. Die Autohäuser nutzen also den Vorteil der Template-Vorlage, ohne auf Flexibilität und Individualität zu verzichten.