Personalmanagement: Der erste Eindruck zählt

Durch den Wandel vom Arbeitgeber- zum Arbeitnehmermarkt hat das Personalwesen (Human Ressource Management HRM) einen enormen Bedeutungszuwachs erfahren. Die Mitarbeiter werden zum entscheidenden Erfolgsfaktor eines Unternehmens. Aus diesem Grund ist die Optimierung der Prozesse und das Managen der Daten vom Bewerbungsablauf über den On-BoardingProzess bis hin zum effektiven Personalmanagement überlebenswichtig. Wer diese Prozesse im Griff hat, überzeugt durch Professionalität und schafft es, neue Mitarbeiter vom ersten Tag an optimal im Unternehmen zu integrieren und zu binden.
KaiTech (KT) hat in Zusammenarbeit mit Autohäusern eine Lösung entwickelt, die durch die Digitalisierung der Prozesse im Personalwesen (HR) erfolgreiches Personalmanagement ermöglicht. Der Aufbau der HR-Workflows ist modular, die Verzahnung miteinander und auch mit anderen Prozessen bietet besonders viel Potenzial.

Bewerbermanagement
Das KT-Template Bewerbermanagement stellt die erforderlichen Daten für das Bewerberauswahlverfahren transparent dar. Einladungen und Termine für Bewerbungsgespräche werden organisiert, E-Mails verschickt. Durch die Integration der elektronischen Signatur werden Arbeitsvertrag, Datenschutzerklärung etc. unkompliziert und schnell unterzeichnet.

Ausgehend vom KT-Bewerbermanagement wird mit positiver Entscheidung das On/Off-Boarding gestartet und die gesammelten Daten übergeben. Wird ein Bewerber nicht eingestellt, informieren Eskalationsstufen über das DSGVO-konforme Löschen der Bewerberdaten.

On-Off-Boarding
Ein neuer Mitarbeiter generiert viele Arbeitsschritte, die im digitalen On-BoardingProzess klar abgebildet werden. Je nach Arbeitsgebiet im Autohaus und Standort ist geregelt, welche Materialien für den Arbeitsplatz erforderlich sind, ob Arbeitskleidung bestellt werden muss, welche Zugänge zu den Systemen in der Benutzerverwaltung freigeschaltet werden, welche Pflichtdokumente unterzeichnet werden müssen etc. Verantwortliche werden automatisch erinnert, bis sie die Aufgabe abgeschlossen haben. So wird auf einfache Art und Weise der Integrationsprozess von neuen Mitarbeitern strukturiert. Dementsprechend bildet der Off-Boarding-Prozess die Abläufe beim Ausscheiden der Mitarbeiter ab.

Digitale KT-Personalakte
Alle in den HR-Prozessen erfassten Daten führen über Verknüpfungen zum Aufbau der digitalen KT-Personalakte, in ihr werden alle Informationen (Stammdaten) und Dokumente (Zeugnisse, Zertifizierungen etc.) zentral und transparent zusammengestellt. Das Personalmanagement weiß immer genau, welche Mitarbeiter über welchen Qualifikationsstand verfügen. Die Verknüpfung der HR-Workflows mit anderen JobRouter Prozessen bietet sich an (z. B. Weiterbildung, Urlaubsantragswesen, Dienstreiseantrag, Beschaffung, Eingangsrechnung etc.). Die HR-Workflows unterliegen einer integrierten Zugriffsprotokollierung, die jederzeit Auskunft darüber gibt, wer wann Einsicht oder Änderungen an den digitalen Akten vorgenommen hat.