Telefonische Kundenbetreuung: Nur wer rangeht, bindet Kunden

In der Kundenbetreuung vieler Unternehmen spielt das Telefon eine zentrale Rolle. Die telefonische Erreichbarkeit eines Unternehmens ermöglicht schnelle Antworten auf Anfragen oder Probleme der Anrufenden, indem sie fundierte Unterstützung von Servicemitarbeitern bietet. Der unmittelbare Kontakt stärkt die Kundenbindung, denn wer nicht rangeht, verliert Kunden.

Fachkräftemangel führt zu Wartezeiten

Aktuell ist es jedoch eine große Herausforderung für Unternehmen, ausreichend qualifiziertes Personal zu finden. Der allgemeine Mangel an Fach- und Arbeitskräften macht auch vor der telefonischen Kundenbetreuung nicht halt. Unterbesetzung in den Abteilungen führt zu Warteschleifen und senkt die Kundenzufriedenheit.

KI unterstützt bei der Kundenbetreuung

Qualifiziertes Personal mit fachlichen Kenntnissen und ausgeprägten kommunikativen Fähigkeiten ist heutzutage rar. Daher werden innovative technologische Ansätze in Unternehmen immer beliebter. Hierbei unterstützen digitale Assistenten bspw. die Kundenbetreuung: Die KI übernimmt Aufgaben, entlastet Mitarbeitende und verbessert die Servicequalität.

In Arztpraxen wird die KI zur Entlastung von Mitarbeitenden bei der Terminvergabe eingesetzt, In Stadtwerken und öffentlichen Betrieben, um bei Preisanpassungen oder Jahresabrechnungen erhöhte Kundenanfragen zu bewältigen, in Autohäusern, um ständige Erreichbarkeit zu gewährleisten.

Rund um die Uhr erreichbar

Speziell für den Automobilhandel entwickelte SUSI&James die digitale Mitarbeiterin SUSI. In natürlichen Dialogen mit Kunden erkennt die Voice-KI das Anliegen, beantwortet Fragen, vergibt eigenständig Termine, erstellt automatisch Gesprächsprotokolle und ist rund um die Uhr erreichbar. Bei Bedarf leitet SUSI Anrufe an menschliche Kollegen weiter. Bleibt ein weitergeleiteter Anruf unbeantwortet, holt sie ihn zurück und findet eine adäquate Lösung.

Automatisierte Bearbeitung entlastet das Personal

Die neueste Version des SmartOffice bringt bedeutende Neuerungen und Features mit sich: Durch die Integration von LLMs kann SUSI auch komplexe Anfragen und Aufgaben in natürlicher Sprache verstehen und beantworten. SUSI wählt den richtigen Antwortpfad, sei es bezüglich Auftragsstatus, Terminvereinbarungen oder Änderungen von Nutzerdaten.

Autohäuser ziehen auch finanziellen Nutzen aus dem SmartOffice. Die automatisierte Bearbeitung repetitiver Anfragen erlaubt es dem Personal, sich auf komplexere und wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren, ohne dass ein externes Callcenter nötig ist oder die Abschlussrate sinkt. Im Gegenteil, bei gleicher Personalbesetzung wird ein höherer Return on Investment (ROI) erzielt.

Intuitiv verständliche Oberfläche

Das KI-System ist mit seiner intuitiv verständlichen Oberfläche auch ohne IT-Hintergrund bedienbar, vollständig personalisierbar und kann problemlos an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. Über 100 digitale Mitarbeiter, die täglich mehr als 5.000 Anrufe automatisch beantworten, sind bereits im Einsatz – mit überzeugenden Ergebnissen. Die Technologie wird dank ihrer hohen Servicequalität mittlerweile breit akzeptiert.

Fazit

Das SmartOffice 3.0 bietet Vorteile, von denen Ihr Unternehmen sowohl unmittelbar als auch langfristig profitiert. Von der automatisierten Terminvereinbarung über die flexible Integration von Dialogsystemen bis hin zur Entlastung der Mitarbeitenden durch intelligente Plugins – das SmartOffice steigert die Effizienz und verbessert den Kundenservice nachhaltig.

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